精编CRM及ERP合同管理可行性报告（五） 36页

CRM及ERP合同管理可行性报告 ‎　 合同及法律事务管理信息系统 可行性报告 1. 项目背景 XX 行业作为一个服务行业，必然存在着与社会各个行业广泛频繁的互动关系。这种互动关系在中国法制建设日益完善、消费者维权意识日益增强的社会背景下必然需要各类法律规则来引导和约束。XX 行业的各类合同不仅是这种互动关系的规范表现，也是对这种互动关系进行约束的手段。法律更是铁路部门保障社会经济秩序、维护自身经济利益的有力武器。对合同和法律相关事务加强管理和监督是铁路各级领导与时俱进、适应社会变革精神的具体体现。 同时 XXXX 作为法人单位下辖为数众多的服务经营机构，其中大多数不具备独立法人资格，然而铁路分局每年签署的合同大多是这些机构代表分局所签署，所以铁路分局的合同及法律事务的管理相较其他企业显得更为复杂。在这种复杂情况下，如果对相关管理工作不够细致必然会导致漏洞出现，所以对合同和法律相关事务加强管理和监督是 XXXX 非常重要和迫切的工　 作之一。 ‎ 信息技术是对合同和法律事务加强管理的重要手段，其快速的数据传送准确的分析统计全面的事务跟踪功能可以在我们的日常工作中发挥重要作用。 目前我分局的合同和法律事务管理模式基本依靠手工和纸制工具，信息化建设尚未起步。各级合同管理机构内部没有有效地充分利用信息技术，相互之间没有实现计算机网络互通和数据网络传递，日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，给合同管理工作带来了诸多难题，已严重制约了合同管理工作向纵深发展。主要表现为：一由于每年签署的合同类型多、数量大，导致对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度大；二是管理基本依靠手工作业，统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，难以提前采取措施，防范风险的发生。因此，如果要对合同和法律相关事务加强管理和监督，借助网络信息技术，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为我分局合同管理工作发展的当务之急。 为了进一步加强合同管理工作、不断规范经营行为、避免和减少合同纠纷，同时全面提升法制化管理水平，适应分局实现跨越式发展的需要，应尽快建设一个基于计算机网络应用于全分局范围的合同及法律事务综合管理信息系统。　 2. 项目概述 2.1. 项目简介 XXXX ‎ 合同及法律事务管理信息系统将应用于整个分局范围内，涵盖机关和下辖单位。该系统通过计算机网络系统实现具有铁路特点的合同信息化规范管理，将极大地提高分局对分局范围内发生的合同的监管力度。 该系统对下辖单位的合同管理制度、机构、人员都进行了统一管理，相关部门可以随时通过系统提供的数据报表了解各个单位在这方面存在的问题并可以及时通过网络系统进行检查或督办。 该系统的监管力度尤其体现对具体合同的管理上，系统提供规范的合同模板定义，对合同登记、会签、审查、授权、签约、公证、履约、纠纷、诉讼每个环节都进行了掌控，合同管理部门可以随时发现各个环节的问题，并通过督办系统和检查考核系统及时要求相关单位整改。系统还将对这些环节中发生的情况进行各种类型的统计分析，通过准确的数字图表发现问题更正问题，提高合同管理的工作质量，利用法律武器维护自身合法权益。 系统还提供了一些功能方便职能部门加强各级单位的法制观念，提高分局法律工作的效率。 2.2. 建设目标 在整个分局管理范围内，构筑一个基于广域网络的合同管理信息平台，该系统建成后，将为分局各级合同管理的相关部门和基层单位提供一个网络化的合同管理信息平台，将分局下属各单位纳入到一个统一的信息系统，分　 ‎ 层次按类别处理合同管理上的相关工作，改变合同管理效率低下的被动局面。，实现信息共享，推动合同管理各项工作跃上新台阶。 系统设计目标是基于分局现有网络系统，建立一个先进的合同管理信息平台，满足合同信息管理及交流的需要，具体设计目标如下： 各种文本、数据、资料、报表等分单位登记录入，实行集中管理、分权限查询、自动跟踪和动态控制。 系统目标： l、分局下属各级合同管理机构的信息能够通过分局网络及时准确地传输到上级决策部门和管理部门； 2、全分局合同可实现动态化管理，各级领导能有效对合同各个环节进行有效控制； 3、对合同履行过程中的一些重要环节及时间期限能实现自动警示功能，实现合同履行监管的智能化； 4、各单位或部门在其职能权限范围内对系统的访问和操作具有相对独立性； 5、提供友好的用户界面，使用方便，功能齐全、清晰而灵活； 6、合同在系统流转过程中实现笔迹跟踪。 7、对合同文本进行比对，方便发现合同问题。 8、提供丰富的统计分析手段，准确快速地为各级领导提供统计图表 ‎ ‎9、在分局决策管理层办公区域建立完备的中心服务系统，下属各单位用广域网络连到中心服务器上，对系统进行权限内的相关操作。中心服务器提供高效、安全可靠的信息通道，并支持数据、语音和视频的传输； 　 10、保证系统良好的扩展性，横向扩展，支持更多的用户接入、更大的应用负荷；纵向扩展，实现向更先进的技术升级，提供更为完善、有效的服务。 11、系统采用高度缜密的安全技术防护措施，有效防止非法侵入，保证数据安全。同时具有强大的防病毒能力； 12、服务器操作系统与网络操作系统保持高度的一致，可以很方便地通过网络实现资源共享与数据交换； 3. 功能简介 3.1. 合同管理基础工作 3.1.1. 合同管理制度 该模块主要目的是为了监督分局下辖站段和多元公司在合同制度建设和实施过程，同时方便分局各级领导随时了解下辖站段和多元公司在合同制度建设方面的工作情况及表现。 本模块提供对合同管理制度检索功能，授权用户可以通过关键字在合同管理制度库中直接搜索定位在自己授权范围内的所需要的合同管理制度。 本模块还将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对合同制度数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向相互比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便　 领导掌握各个单位在合同管理制度建设方面的进展和变化。 ‎ 该模块的原始数据由各个站段或各个多元公司通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理制度名称、发文字号、发文时间、实施情况、备注信息及合同制度文本。各个单位在新增合同管理制度后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局合同管理制度库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。 该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果 3.1.2. 合同管理机构 该模块主要目的是为了了解分局下辖站段和多元公司在合同管理机构设置及人员配备方面的情况，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位在在合同管理机构设置及人员配备方面的表现，比如人员数量和相关成员的文化程度及职称情况。 本模块将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对机构数量、人员定员、现员、人员文化程度、人员职称情况进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理机构设置和人员配备的进展和变化。　 ‎ ‎ 该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理机构名称、定员人数、现员人数、合同管理主管领导、职务、合同管理主管工作人员及其所在部门和职务、合同管理机构所有人员名单（包括人员姓名、职务、技术职称、文化程度、电话、专职或兼职情况）及备注信息。 各个单位在机构或人员情况发生变化后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局相关数据库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。 该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果 3.1.3. 合同管理员 该模块主要目的是对分局下辖单位的合同管理人员进行统一管理，对法制培训的情况进行登记统计，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位的合同管理人员和法制培训的开展情况。 ‎ 该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入上报。合同管理员申报表首先需要上报：合同管理员姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、专业、参加工作时间、工作单位、所属部门、职务、技术职称、联系方式、个人简历、工作表现、合同管理的起始截止时间（另：合同管理人员单位意见由分局下属单位填写，分局合同　 管理部门意见由分局相关部门填写）；合同管理员填写协管员情况表；每次培训完毕之后合同管理人员还需要填写法制培训情况表：培训项目、时间、人数。 当分局下辖单位的合同管理员发生变化的时候，单位首先要通过本模块填写原合同管理员的工作截止时间，然后填写新任合同管理员的信息（含起始时间），这些数据都将通过网络上传到分局数据库。 分局合同管理部门将根据上报的合同管理员和协管员和法制培训信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对合同管理人员的数量、合同协管员人员数量、合同管理人员性别和文化程度及其所属部门和职务职称情况、培训次数进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位在合同管理人员素质的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。 3.1.4. 合同登记 ‎ 该模块是合同管理基础工作的非常重要的部分，合同管理员必须认真使用该模块。分局管辖的合同都将通过该模块进入分局合同库，相关信息将成为合同动态监管的基础数据，分局有关合同的重要统计数据都将以此为依据。 分局下辖单位在合同进入签约会签之前，合同管理员使用该模块进行登记工作，登记数据包括：合同编号、合同名称、合同类别、对方名称、标的　 物、标的额，如果有招投标工作的需要填写招投标时间和主办单位。该模块还将根据合同的类型及标的金额确定是否需要授权，当标的金额和类型发生变化的时候，系统将自动调整是否需要授权信息。 该模块将根据以上数据在分局数据库上建立对应的合同条目。当该合同进入会签、审核、授权、变更、转让、解除、履行、纠纷、仲裁、诉讼、归档阶段，授权用户都将通过该条目进行对应操作。 当该合同条目在进入审查阶段之前，该合同所属单位还可以对该条目进行删除和修改工作，当分局合同管理部门进入审核程序之后，该合同条目所属单位不得删除。 3.1.5. 合同会签 在合同签约前，合同管理员需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。 ‎ 在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。 在履行完毕进行结算的时候，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签信息。 系统将自动记录每次会签信息，并为将来的统计分析使用。 当合同工作在会签工作完毕之后，合同管理员通过本模块提供的本单位等待会签的合同条目表定位到该合同，并通过该模块提供的统一录入界面对会签信息进行录入。　 需要强调一点，考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的会签表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。 分局合同库需要掌握的会签表信息包括会签内容、会签类型、承办部门、承办人、甲乙方、履行的期限地点方式、解决争议的方式、甲乙违约责任、有关部门的会签意见及负责人、合同管理员的意见、主管领导及纪委领导的意见、行政正职的意见。 在签约前的会签意见提交完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关主管部门和合同管理部门提交审查。 3.1.6. 合同审查基础工作 ‎ 在会签信息完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。 在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。 需要分局下辖单位通过网络上报的合同审查内容数据包括：报审单位、报审内容、报审人姓名、报审日期、附件名称、报审单位意见、合同电子文本及相关协议附件。 在合同动态监管中，分局相关人员将对报审的合同进行审查，并将审查信息通过网络提交给报审单位，报审单位将在此模块中查看所收到的复审反馈意见。如果分局的审查结果出来，该模块将自动提醒用户通过网络收取审查结果。　 报审单位通过本模块在收到审查反馈意见之后，根据意见修正，然后可以将修订后的材料通过该模块再次上报分局相关部门。如此往复，直至合同最终审查完毕。审查次数和审查条数将根据往复次数和审查情况进行统计累加以便将来的统计分析使用。 再审查完毕之后，分局下辖单位会通过本模块收到审查完毕稿，该完毕稿中含一个 PDF 文件，分局下属各单位需严格按照该文件打印合同文本。 ‎ 考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的合同审查表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。 3.1.7. 合同授权基础工作 在审查完毕之后，相关单位按照分局规定严格依照审查结果进行授权申请。单位合同管理员通过该系统提供的待授权合同条目定位需办理授权合同，将授权工作需要的信息进行收集，并将数据上次给分局，请求授权。 该模块自动将需要授权的合同进行整理，即标的大于或等于 10 万元人民币的合同和属于七大类的合同。 授权需要上报的信息包括合同文本、相关单位签字、各级领导签字信息、相关人员信息。 考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。 分局合同管理部门将根据上报的授权信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对授权中各要素　 进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。 3.1.8. 合同公证及签约基础工作 分局下辖单位对授权合同需进行公证，公证完毕之后将公证信息进行入库操作。 签约完毕之后，合同单位需要将签约信息进行入库操作。签约时间和履行期限等内容将为分局监管使用。 ‎ 分局合同管理部门将根据上报的这些公证及签约信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分进行统计。 考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。 3.1.9. 合同履行基础工作 当合同履行正常完毕之后，合同单位通过该模块填写履行情况。 当合同履行延期的时候，合同单位需要对履行期限进行更正。 当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况，合同单位必须通过该模块填写相关信息，包括合同变化类别、标的物变化、标的额变化、对方名称变化、变更之后的合同文本及附加材料等。 履行期间发生以上情况，合同单位通过会签模块追加会签内容，通过审查基础工作模块进行审查申请。　 当变更、转让、解除情况多次发生的时候，每次信息都通过该模块进行入库，入库信息将被累积。分局相关部门需要动态监管该过程，同时对这些信息进行统计分析。 考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。 3.1.10. 合同专用章 本模块的目的是为了规范分局下属单位合同专用章的使用。 ‎ 当合同签署之前，合同管理人员通过该模块提供的合同列表，选定需要合同专用章的合同，在该合同条款中的合同专用章栏目中录入合同专用章在此处的使用情况，需要上传分局的数据包括：合同名称、对方当事人、鉴定时间、承办人、主管领导、盖章时间、盖章个数、盖章人签名、备注信息。 合同专用章的使用情况需要归档备查，在合同专用章使用之后需要将含签字的合同专用章的使用情况扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。 合同专用章使用次数及使用情况将进入分析统计项目。 3.1.11. 合同档案库 该模块对每一份合同在发生过程中的每一份需要保存的数据文档进行管理，完整的合同管理档案应该包括：合同文本、各次会签表、审查单、授权单、签约对方的工商执照复印件、对方资质材料、合同变更附件以及各类需要备查的文档资料。在存档同时，还需要建立关键字系统。 该模块还将提供文档检索查询功能，授权用户可以通过模糊查询的方式　 对该库进行检索，调阅自己授权范围内的合同档案文件。 3.1.12. 法律顾问 法律顾问模块包括两个部分，其一对分局下辖单位获得法律顾问资格的情况进行管理，其二对分局下辖单位聘请法律顾问的情况进行管理。 ‎ 第一部分：由分局下辖各单位上报法律顾问信息，该信息包括：姓名、性别、民族、籍贯、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。 第二部分：由分局下辖各单位上报聘用法律顾问信息，该信息包括所顾律师的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。 以上两部分信息都将上传到分局数据库，分局相关部门将根据这两部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对获取法律顾问资格和被聘人员的数量、文化程度、聘用情况等相关信息进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位法律顾问的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。　 3.1.13. 合同自查 该模块主要方便监督分局下辖各单位对合同进行自查工作，该系统提供统一的合同自查登记表，各单位在进行合同自查之后，通过该表上报自查情况，主要数据包括：合同自查次数、合同自查参与人员、合同自查问题、解决措施、整顿效果等。 ‎ ‎ 分局相关部门将根据这部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对自查次数、解决措施及效果进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。 提供多种灵活模板，对原始信息进行分散记录，统一管理，并可对相关项目数据进行分类跟踪、统计。 合同模板定义：用户定义合同文件的格式，作为新建合同的格式模板；用户也可以根据实际需求自由定义。 3.2. 合同动态监管 本模块提供对合同的审查、授权、公证、签订、履行、结算等关键环节进行系统自动监测跟踪功能，还预留与分局计统部门项目计划数据接口。　 根据拟订合同进度计划中项目进展情况，确定合同的性质，提前提示用户合同性质是即将生效、已生效、即将到期、已到期、无法履行等等，便于用户及时采取各项措施，最大限度地减少您面临的合同违约造成的高额索赔损失。 在分局对某单位下计划开始就对这部分资金进行跟踪式记录、查询。宏　 ‎ 观上来说分为合同签订前跟踪、合同签订及执行过程的跟踪及合同执行完毕的相关情况跟踪（如有无合同纠纷或诉讼案件发生、其处理方式及结果如何等）。 重点是在合同签订前的流程跟踪及合同执行流程跟踪，如合同审查、合同会签情况相关数据报表；执行过程中相关合同条款执行情况的跟踪等。检查与考核 当分局的每部分计划资金下拨后，即对这部分资金的流转进行监控，在系统中由相关部门录入各项原始信息，做到项目资金使用的每个步骤，每步进展状态都是可查可纠的。合同执行的系统流程跟踪示意如下：　 合同签订 付款执行情况 合同完工 售后服务情况跟踪 合同纠纷 资料档案查询 合同履行跟踪管理流程 到货执行情况 工程进展情况 根据合同执行时间跟踪，并提示 其他既定条款 售后纠纷 有 无 协商、仲裁或诉讼 有 无 协商、仲裁或诉讼 仲裁、诉讼文档和解决方式 仲裁、诉讼文档和解决方式 合同管理考核 跟踪进展状态文档资料 3.2.1. 合同审查 分局下辖各单位通过基础工作系统进行合同会签及申请审查工作之后，下辖单位对应的分局包保律师将通过该模块与各站段进行动态交互工作。 包保律师通过该模块可以看到所有待其审查的合同条目，然后通过灵活方式定位相应合同，并通过该模块填写审查意见，审查意见将作为合同过程中的数据存储起来，其中的审核条目将成为统计数据。　 ‎ 当审查意见处理完毕之后，该模块将审查完毕意见自动通过计算机网络发送给该合同的相关单位，如果该单位合同管理员配有手机，系统还将通过移动通信网络发送短消息给该用户。 当合同管理员收到审查意见之后，在本单位进行相应的合同修订工作，在合同修订完毕之后，通过基础工作系统中相应合同审查模块再次向分局合同审查部门提交审查要求，分局包保律师将再次提交审查意见，该审查意见再次入库，以上工作将多次往返。模块最终将对一个合同的多次审查意见分别进行处理，供其后的统计分析使用。 当合同审查完毕之后，包保律师在该模块中结束审查操作，标志审查工作结束，这时系统将相应合同文本进行处理，形成 PDF 文件，传送给用户。 在执行审查操作之后，审查时间将进入合同条目，同时标志该合同处于审查完毕状态。 3.2.2. 合同授权 分局下辖单位严格按照审查之后的合同文本进行签约，并将相关文档入库之后，办理授权申请。 分局合同管理部门通过该模块提供的界面接收定位需要授权的合同信息，并确定相关授权信息是否完备。 在合同授权完毕之后，操作人员执行授权操作，授权时间将进入合同条目，同时标志该合同授权状态。 ‎ 为了防止个别单位不按照审查后的合同文本进行签约，系统还需要一个工具，该工具可以将打印文档扫描入库，然后与原有审查完毕之后的合同文　 本进行比对。比对结果提供给授权人分析查看。 3.2.3. 合同签约及合同公证 当合同单位填写完合同签约及公证信息，该模块将提示其包保律师签约及公证完成，律师可以通过该模块查阅最新签约及公证合同信息。 如果发现问题，律师可以通过督办系统把更正要求发给合同单位。 3.2.4. 合同履行 当合同履行期限已到，合同单位还没有填写履行情况，该模块自动提醒该单位上报履行情况，提醒工作可以通过计算机网络或手机短信网络不同形式进行。 当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况时，该模块把合同单位填写的有关信息提供给包保律师查阅以备工作之需。 包保律师将根据变化的不同，对变更、转让过程中新出现的合同再次进行审查等工作，对解除的合同需要包保律师确定解除状态。 3.2.5. 合同纠纷 当合同发生纠纷的时候，包保律师通过该模块填写纠纷情况及相关处理结果，需包保律师填写的内容包括纠纷原因、解决方式、结果、承办人信息，这些信息将入库，备统计分析使用。 对于调解方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的调解信息，包括人员、过程及结果、挽回及损失情况。 ‎ ‎ 对于仲裁方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的仲裁信　 息，包括仲裁机构、仲裁人员、过程及结果、挽回及损失情况。 对于诉讼方式解决纠纷的，本模块提供连接功能，诉讼经办人员执行转诉讼程序操作，该合同条目有关信息将直接转入诉讼案件管理模块。 3.2.6. 合同统计分析 本模块对所有合同进行统计分析，涵盖授权合同和无需授权合同。 从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。 从合同自身性质上划分，可以按照合同类别、标的金额区段、甲乙方、投标主办单位（管内、管外）等等。 ‎ 从需要统计的内容上看，需要统计的内容更加丰富：不同类别（如合同金额区段等，下同）的或不同单位的合同签订份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同审查份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同授权份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同公证份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同变更转让解除份数和标的额的分计合计（其中还需要统计再审查的数量和标的额）、不同类别的或不同单位的合同履行中上期结转本期履行接转下期的份数和标的额、不同类别的或不同单位的合同纠纷的次数和争议金额以及其中诉讼次数标的额挽回损失造成损失金额等等。 从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。　 考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成多种各类合成台帐表。 3.3. 合同检查考核管理 3.3.1. 合同管理责任追究 分局下辖单位在发生合同问题之后，合同管理人员必须通过该模块上报合同责任追究情况，责任人员、性质、金额、处理结果等等数据需要上报分局，有关部门将形成统计数据。 3.3.2. 合同管 理问题整改 分局合同管理部门在临时检查和年终检查的时候都需要通过该模块向各个相关合同单位下发合同管理意见书，分局各个包保律师通过模块界面输入意见条目，年终检查还需要为各个单位的合同管理进行评分，评分依据为每次检查的意见条目。意见条目严格按照合同检查考核表的条目进行编号。 当包保律师在发出合同检查意见书的时候，本模块会自动通知提醒接收单位查阅，提醒方式可以通过计算机网络或手机短信方式。 接收单位通过本模块查阅合同检查意见书，据此生成问题整改表，合同意见书上的意见条目将自动转入问题整改表。 ‎ ‎ 整改单位通过问题整改表向分局合同管理部门传递的数据包括：整改依据、整改时间、整改内容、整改人、书面材料的电子文档（需要上传扫描后的整改书面报告）等等信息。 分局包保律师通过本模块查阅问题整改表，并对每条意见进行复查，填　 写复查时间和复查意见，在最终确定问题得到整改之后，进行问题整改消号。 最后，本模块将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对违规类型、数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理上存在的问题。 3.4. 诉讼案 件管理 3.4.1. 案件受理 当分局律师事务所收到诉讼案件，将通过本模块进行案件受理处理。 需要记录的数据包括：案发时间、报送单位、报送时间、受理人、案件相关材料，报送人、报送来源、领导批示意见等信息。 对于报送人提交的材料如法院传票、应诉通知书、法人授权证明等材料受理人需一一记录，并给予报送人回执。回执签字单通过本模块扫描入库。 在受理完毕之后，法律事务所将以上信息传递给案件经办人。从而进入诉讼案件处理过程。 ‎ ‎ 3.4.2. 案件处理过程 案件经办人收到案件信息之后，进入案件处理过程。 经办人需要随时将案件进行情况通过本模块提供的界面进行记录，如原告、被告、大案合议的开会时间合参加部门、案由、开庭法院、一审信息、二审信息、挽回金额、损失金额、原合同审查人、原办理公证人等情况，另外必须随时通过状态选择框的选择来正确反映案件当前状态如一审休庭、一　 审结案等状态。 考虑到一审二审的开庭次数不止以此，所有本模块还提供对每次开庭的详细记录，每次信息将逐次累计，为将来的统计工作使用。 3.4.3. 案件信息统计 本模块对所有诉讼案件进行统计分析。 从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。 从案件自身要素上划分，可以按照案件类别、标的金额区段、原被告方、等等。 从需要统计的内容上看，需要统计的内容包括涉案金额、挽回损失、造成损失、案件数量等信息。 ‎ 从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。 考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成合成案件台帐表。 3.5. 网上法律咨询 本模块为了方便监督分局律师与其包保单位之间进行法律咨询工作。 分局下辖单位可以通过本模块向其包保律师提问，本模块将记录咨询单位、咨询人员、咨询时间、咨询内容和类别。　 分局律师通过本模块可以看到所有其包保单位所提交的问题，并通过本模块逐条回答问题。 本模块律师回答问题之后，会自动提醒提问单位相关人员，提醒方式可以包括通过计算机网络通知和手机短信通知。 提问单位在收到提醒信息之后，可以通过本模块看到律师对自己提问的咨询情况，在看完咨询信息之后，提问单位可以给其包保律师评分。 本模块也可以将电话咨询情况在网上登记，以备查。 分局合同管理部门将对咨询数量和类别按照单位、包保律师分别进行统计。 3.6. 法律事务 3.6.1. 合同年度授权 对于分局下辖单位，必须每年办理年度授权，本模块将对年度授权进行管理。分局授权管理人员将办理年度授权的各种信息进行入库，其中部分数据需要用于授权统计分析。 本模块将建立年度授权台帐。 ‎ ‎ 3.6.2. 劳动合同授权 根据铁路有关规定，下属单位正职在代表分局与职工签订劳动合同的时候必须在分局办理授权。本功能模块主要服务于劳动合同授权。 本模块提供对订立劳动合同授权、中止劳动合同授权、解除劳动合同授权、变更劳动合同授权的台帐建立和查询检索等功能。　 本模块将建立年度劳动合同授权台帐。 3.6.3. 其他授权 对于其他授权工作，本模块采取统一标准格式实现台帐建立和查询检索功能。这部分数据也将用于下面的授权统计分析工作。 3.6.4. 授权统计分析 授权工作在整个系统中多次出现，本模块将统一对各种授权信息进行统计分析。 本模块对所有诉讼案件进行统计分析。 从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。 从授权自身性质上划分，可以按照合同年度授权、合同一次性授权、劳动合同授权、其他授权等等，其中合同一次性授权还将按照标的额区段划分。 从需要统计的内容上看，需要统计的内容包括授权金额、数量等信息。 ‎ 从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。 考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成合成授权台帐表。 3.6.5. 普法工作 本功能模块将为分局范围类的普法工作实现台帐管理，提供更新查询等　 功能，并提供对部分数据的分系统统计功能。 本功能模块还将建立普法栏目，该栏目有多个子栏目，比如经验交流和有关法律文件汇编等。 3.6.6. 各类模板库 考虑到在系统运行的同时存在各类纸质表格打印的需求，本功能用于向用户提供各类文档模板，供用户单位打印使用。 目前仅有分局授权用户可以增加、更新该模板库。 3.6.7. 重要经济活动和招投标工作 本功能模块将对分局律师参与重要经济活动进行记录，当律师参如谈判等重要经济工作，该活动将被建立起台帐。模块还提供检索修订功能。 本模块将根据台帐记录对各个律师参加重要经济活动的情况进行统计考核。 本功能模块对分局律师参与招投标活动进行记录，当律师参加招投标工作，该活动将被建立起台帐。模块还提供检索修订功能。 ‎ 本模块将根据台帐记录对各个律师参加招投标活动的情况进行统计考核。 3.6.8. 其他法律事务 本模块提供统一台帐模式，记录律师参与的其他法律事务。本模块将根据台帐记录对各个律师参加其他法律事务活动的情况进行统计考核。　 3.6.9. 律师包保情况 本模块对各个包保律师的包保情况进行分配登记。供其他模块调用。 3.7. 督办系统 督办任务模块的功能主要是对一些比较重要的工作任务发布、跟踪、处理、回复、评定、催办、考核一系列工作流程化实现的模块。 其设计思路贯彻 PDCA 的管理思想，充分的利用计算机技术，协助领导对下属工作进行更好的管理。同时，可以生成绩效报表，协助领导决策分析。本系统提供各种催办及提醒功能，包括手机短信和声音提示。　 以下分别介绍每个功能： 3.7.1. 发布任务 此功能为任务发布人使用的功能，用来给下属员工发出限时完成的工作任务。 进入督办任务模块后，点击发布任务，可以发布任务，如下图为例：　 图 发布任务 其中 任务主题：为任务的标题内容，可以概括描述任务性质、特殊性等信息；任务编号：任务的唯一数字编号，在查询中可以使用； 任务级别：分为一般、重要、非常重要，不同级别在考评时的权重不同，分别为 ‎ ‎1、2、3； 领命提示：可以对任务承办人按不同的时间发出要求签认的短信提示 催办提示： 可以对任务承办人按不同的时间发出要求处理的短信提示任务类别： 任务的类别信息 完成时间： 用来评定任务是否完成的标尺 任务正文： 可以写入详细内容，支持超链接、图片、附件、表格等信息 附件内容： 可以上传相关文件，可以包含 Word,Wps 等各类文档。　 承 办 人： 相关的任务接收人，有义务在规定的时间内正确回复任务的处理情况 将各项内容填完后，点击发送，就可以直接将任务发送给承办人处理。 3.7.2. 待办、未办结、 已办结 任务 此功能用来浏览各种状态的工作任务，并进行相应的处理工作。如下图：　 图 待办任务 其中 发布人为用户自身的待办任务是承办人回复后需要发布人评定的任务 用户为非发布人的待办任务是其他人发来待签认或回复的任务 点击标题，就可以进入处理任务页面 3.7.3. 处理任务 当用户为发布人时，可以点击评定任务后，如下图：　 此时，可以对任务进行评定工作，按时完成为正数或零时，表示提前或者准时完成。 ‎ ‎ 系统根据回复时间或者当前时间自动给出默认的完成数值，也允许根据情况调整。 评定分数，表示对此任务的最终量化评价，直接反映在图表中。 点击重新激活后，任务会返回到刚发出，已签认，待处理的状态，当承办人的回复不令人满意时，可以重新激活发回给承办人。　 点击取消任务后，此任务项会被取消，并不进入统计。　 当用户为发布人时，功能如上。 当用户为承办人时，功能如下图：　 点击签收任务后，任务状态转换为已签认待处理 点击回复任务时,如下图：　 填入回复内容后，系统会自动记录回复的时间，并调整状态为已回复，此任务会返回到发出人的待办任务中。 3.7.4. 完成情况分析 此功能用来自动统计完成情况。如下图 　 选择好条件后，点击开始查询，产生如下图的报表: 根据以上图表，可以直观的了解，各人员的任务完成情况。 3.8. 系统管理 3.8.1. 权限管理 ‎ 本系统提供缜密的安全权限管理模式，每个用户都将在系统中登记注册方可访问本系统，而用户注册是经过专门管理人员操作实行的。系统的每一个注册用户都将拥有一个通过严格权限限制的系统操作使用范围。 对系统的访问分为数据记录、修改、查阅及维护几种权限。每个用户的系统权限范围与其他人都不一样。分述如下。 文档记录权利：对各基层单位来说，由其合同管理人员录入自己的合同及其相关文件的原始信息，需要上传审批的合同或其他相关文件还需设定上报的单位名或负责接收人名。 对上级管理部门或领导来说，在收到下属单位的合同意向原稿后，可进行审查、审批等信息的录入。并可批示意见驳回，要求经过调整后重录入。　 一般的本单位只能录入本单位的相关信息，不能对其他单位信息进行任何操作。录入以用户登录身份为准，与计算机及网络设备物理位置无关。 数据修改权利：合同及相关文件在尚未发出之前，就是拟稿状态可由拟稿人自己进行修改。然而一旦提交进入网络流转，就无法修改了，只能对其进行附加性标注，只有在文档流转过程系统重新对拟稿人给予了数据修改授权，才能再次修改。 为了严肃合同管理，任何个人在流转过程中不能对合同原件进行修改。经过特殊审批，可在结束流转后将合同文件作废。 作废处理将向有关部门申请后，凭相关文件由专业系统管理人员执行作废或删除操作。 ‎ ‎ 信息查阅权利：所有合同及相关文件的查阅是控制相当严格的。 一般地，只有系统注册用户在登录系统后方可进行查阅操作。对基层单位来说，本单位合同管理人员只能查询本单位的合同及相关文件，不能查阅到其他单位合同信息。 上级管理部门的领导可查阅其下属单位的合同管理信息。 对于在流转过程中的文件，除了拟稿人、指定的文件流转接收人外，其他人无权查阅。 分局下辖单位的文档信息始终对其相应的包保律师开放，分局领导有权调阅下辖单位的各类文档信息。 3.8.1.1. 维护 系统的维护集中由分局指定系统管理员施行。内容包括系统用户注册　 （职位人员变更、权限设置）、服务器数据集中管理（统计公式定义、数据备份与修改）、服务器及其网络环境的正常运转等。 3.8.2. 数据备份 本功能模块仅提供给系统管理员。 考虑到系统存在大量需要扫描入库的数据，必须定期对这些数据进行必要的备份处理，防止服务器容量限制。 考虑合同管理的重要性，合同数据应该也应该经常性地进行一些份处理工作，备份之后数据，还需要定期进行刻盘存储，建议每次刻盘都保存 3 份，且放置于不同地点，防止意外时间发生。 ‎ ‎ 3.8.3. 用户名密码 提供给用户修改自己密码的权限，建议用户经常性的修改密码。当密码遗失的情况下，用户必须主动和系统管理员联系，由其重新赋予密码。 4. 系统构架 考虑到本系统存在数量众多的交互过程，特别是一份文件数据不停地在多个计算机环境中传递。如果采用 C/S 结构，系统必须耗费大量时间处理不同计算机之间的数据同步问题。如果一旦某个客户端系统发生崩溃，数据唯一性问题将变动无法解决，影响这个系统的正常运转。 由于数据传递是交互过程，如果采取 C/S 结构，当分局用户访问客户端数据库的时候，是无法确保能够访问的，这样将降低这个系统的运行效率。　 同时整个系统又存在大量需要拨号上网的用户，如果采用 C/S 结构将使实施工作量变得异常复杂。 为了进一步说明情况，我们对比一下 C/S 和 B/S 结构之间的差异： C/S 又称 Client/Server 或客户/服务器模式。服务器通常采用高性能的PC、工作站或小型机，并采用大型数据库系统，如 Oracle、Sybase、Informix或 SQL Server。客户端需要安装专用的客户端软件。 B/Ｓ是 Brower/Server 的缩写，是网络应用发展到一定规模，在 C/S 结构基础上产生的一种新的系统结构模式。该结构模式下客户机上只要安装一个浏览器（Browser），如 ‎ Netscape Navigator 或 Internet Explorer，服务器安装 Oracle、Sybase、Informix 或 SQL Server 等数据库。浏览器通过Ｗeb Server 同数据库进行数据交互。 C/S 的优点是能充分发挥客户端ＰＣ的处理能力，客户端程序运行速度快，缺点主要有以下几个：只适用于局域网。而随着互联网的飞速发展，移动办公和分布式办公越来越普及，这需要我们的系统具有扩展性。这种方式远程访问需要专门的技术，同时要对系统进行专门的设计来处理分布式的数据。 客户端需要安装专用的客户端软件。首先涉及到安装的工作量，其次任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。特别是对客户端大量的数据进行恢复就不仅仅是工作量的问题，而是可能性的问题。还有，系统软件升级时，每一台客户机需要重新安装，其维护和升级成本非常高。对客户端的操作系统一般也会有限制，可能适应于 Win98 或 win2000或 Windows XP 但很难肯定适用于微软新的操作系统等等，更不用说 Linux、　 Ｕnix 等。 B/S ‎ 最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件。只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零维护。系统的扩展非常容易，只要能上网，再由系统管理员分配一个用户名和密码，就可以使用了。甚至可以在线申请，通过系统内部的安全认证（如ＣＡ证书）后，不需要人的参与，系统可以自动分配给用户一个账号进入系统。 考虑到以上因素，我们在此建议本系统采取 B/S 结构，此意见仅供参考。 本系统从功能上划分即采用三层网络管理模式：中心服务层、用户终端层、网络管理层；从管理模式角度上又可划分：领导综合查询层、站段数据记录层、数据维护层；根据不同职位管理权限，相应部门的系统操作权限也不同，各权限将根据实际情况由指定人员灵活定制。 本系统硬件通道模式为服务器客户端网络模式，这种模式对网络平台的要求较低，灵活性好，扩展空间大。 结合对分局硬件网络平台及应用管理软件的调研，我们对分局当前硬件网络及应用软件平台作如下分析： 分局当前硬件网络连接模式分为两大类，一类是分局机关内部通过线缆或光纤连接的本地用户，另一类是站段及移动远程用户通过拨号（分局信息分处设有多路路由器，提供拨号接口给各职能部门及站段，各职能部门及站段利用调制解调器通过铁通电话网拨号访问分局网络）及专线（目前分局管内 3 家水电段是通过 64K 专线直接与分局互联）访问。 分局基于当前网络平台，于 2002 年启用一套办公自动化系统（OMISA）,应用范围是分局所有下属单位。该系统在运行模式与此次设计的合同管理信　 ‎ ‎ 息系统类似，由客户端直接访问系统中心服务器程序，数据流程直接在服务器集中处理，确保流程的安全性、高效性和可靠性。该系统自投入运行两年以来，没有出现与分局现有网络平台不匹配的现象。 结合分局对此类结构系统的实际应用和业界的反复论证，我们确定这一结构符合分局目前的网络现状，本系统能够在分局现有网络平台上发挥其优良性能，与分局现有网络是匹配的。其实现方式是在分局架设一台合同管理中心服务器，接入到分局网中，分局下属站段通过分局网络访问合同管理中心服务器，拨号和专线都可。由于法律事务所是合同管理中一个至关重要的部门，而其目前都是单机工作，急需建立一个网络化的环境。因此，在此次设计中考虑法律事务所内部联网，并接入分局网络。此次建设的网络平台结构示意如下：　 推荐使用 Win2000 Server 作为服务器系统操作平台。鉴于与铁路系统其他系统平台统一，便于上下级数据传输与系统无缝集成。 网络平台：适合于广域网络； 服务器操作系统平台：Windows 2000 AdvanceServer + Sql Server 2000（Or Oracle）； 客户端 windows 98/2000/XP 　 5. 建设意义 5.1. 架设起分局与下属各级管理机构之间沟通的信息公路 ‎ 合同管理系统充分考虑到了方便地通过该系统实现分局...‎