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- 2021-10-18 发布
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合同编号编制规则
合同分类编号规则
1 、目的
为加强合同的标准化管理,根据公司合同管理规范的要求,特制
定
本规则。
2 、范围
本规范除特别指明外,适用于任何以格润公司为签约主体签订的
涉
及公司经营的所有合同和协议。
3 、职责
3.1 总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。
3.2 公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则
的
具体实施、管理。
4 、方法和标准描述
4.1 合同分类编号应遵循下列原则:
4.1.1 适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要;
4.1.2 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法;
4.1.3 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
4.2 合同分类编号
4.2.1 合同共分为三类: 采购类合同、 销售类合同和综合类合同。
各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“ -”进行
连接。
4.2.2 合同编号方法:(按四级编码)
4.2.2.1 一级编码:根据公司名称分类,一级编号代码由二个大
写
字母表示,两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字
母。
4.2.2.2 二级编码:为合同类别分类,二级编号代码由二个大写
字母表示,两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一
个字母。
4.2.2.3 三级编码:为合同物品具体分类,三级级编号代码由二
个大写字母表示,两个大写字母是合同物品具体类别名称前两个
汉字拼
音的第一个字母。
4.2.2.4 四级编码:为合同签订年份和月份分类,四级编号代码
由
年份后两位数和月份两位共同表示,共思维阿拉伯数字。
4.2.2.5 五级编码:根据合同签订先后顺序编流水号,在前四类
的
最小类范围内进行连续编号, 编号代码为三位阿拉伯数字, 从 001
自 999。
5 、合同 / 协议编号方法: XX -
XX - XX-
XX XX XXX
公司缩写 合同类别 物品具体类别 签订年份 月份 顺序号
(一级) (二级) (三级) (四级) (五级)
6 、合同具体编写
6.1 .公司缩写:代号两位 GR
6.2. 合同类别缩写:代号两位 采购类 CG、销售类 XS、综合类 ZH
6.3. 综合类细分类缩写:
1) 、 财务类: CW
2) 、 工程类: GC
3) 、 人事类: RS
4) 、 物流类: WL
5) 、 咨询类: ZX
6) 、 其他类: QT
7 、具体编号形式请见以下举例:
1 )供应部采购合同于 xx 年 3 月份签订的第 2 号采购原材料合同:
编号为“ GR-CG-YL-1403002;”
2 )营销部销售合同于 xx 年 3 月份签订的第 16 号销售产品合同:
编号为“ GR-XS-CP-1403016;”
3 )总经办综合类合同于 xx 年 3 月份签订的第 1 号咨询服务合同:
编号为“ GR-ZH-ZX-1403001;”
8 、 附则
此编号规则于 xx 年 4 月 1 日起实施。 合同的分类编号自本规则发
布之日起一律适用本规则。
二 O一四年三月二十二日
合同分类编号规则
第一章 总则
第一条 为加强合同的标准化管理, 规范公司合同存档, 明确在合
同存档环节中相关部门的
职责以及工作流程,特制订为规范合同编号的指导性和标准性文
件,便于目标成本
的落实和控制。
第二条 本规则除特别指明外, 适用于公司为签约主体签订的涉及
公司经营的所有合同。
第二章 职责
第三条 办公室负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司
各职能部门合同、档案管
理人员负责本规则的具体实施。
第三章 原则和方法标准描述
第四条 合同分类编号规则应遵循下列原则:
1. 适应公司主营业务的合同管理需要;
2. 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法;
3. 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
第五条 合同分类编号:
(1). 合同分为技术服务合同、销售合同、采购合同、管理合同四
类。各类合同均按级编
码进行分类编号,各级编码之间使用“ - ”进行连接。
(2). 所有合同的首位编码为公司名称缩写: WXS。
(3). 部门编码: 综合 (ZH)、人力资源 (RL) 、研发 (YF) 、财务 (CW)。
1. 技术服务合同编号方法:
1.1 一级编码:一级编号代码由“技术”二字汉字拼音的第一个
声母大写字母表示。
1.2 二级编码:根据项目名称分类,具体项目名称参考项目管理
条例。
1.2 二级编码: 六位编码, 前两位为年份, 后四位为自然流水号,
为 0001-9999。
1.3 编号举例: 如公司签订 xx 年的第一份技术服务合同,则其
合同编码为:
WXS-JS-XXXX-130001
第 1 页 / 共 3 页
2. 管理类合同编号方法:
2.1 一级编码:部门代号。
2.2 二级编码:相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1. 劳动合同(劳动):包括所有劳动合同;
2.2.2. 固定资产管理合同 (资产) :包括固定资产 (含办公用品)
维修、维护、租赁等;
2.2.3 融资合同(融资):包括借款合同或综合融资授信协议等
合同;
2.2.4 其他合同 (其他) :包括不能归入任何项目的战略性合同、
按揭合作协议、 集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、 房屋租赁、
公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法
律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3 三级编码: 六位编码, 前两位为年份, 后四位为自然流水号,
为 0001-9999。
2.4 编号举例: 人力资源部 xx 年第 8 份劳动合同,则编号为:
WXS-RL- 劳动 -130008
3. 销售租赁类合同编号方法:
3.1 一级编码:一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个
声母大写字母表示。
3.2 二级编码: 产品类别编码。 具体: 氢氧机 (QYJ),燃气炉(RQL),
含具体型号。
3.3 三级编码: 六位编码, 前两位为年份, 后四位为自然流水号,
为 0001-9999。
3.4 编号举例:如公司氢氧机产品销售合同编号为:
WXS-XS-XXXX(型号) -130001
4. 采购类合同编号方法:
4.1 一级编码:一级编号代码由“采购”二字汉字拼音的第一个
声母大写字母表示。
4.2 二级编码: 两位部门编码和两位类型编码, 固定资产 (ZC),
地址易耗( DZ),办公
第 2 页 / 共 3 页
年份流水 产品类别 销售合同 公司名称
用品( BG)等。
4.3 三级编码: 六位编码, 前两位为年份, 后四位为自然流水号,
为 0001-9999。
4.4 编号举例:如公司研发中心 xx 年采购一批固定资产设备:
WXS-CG-YF/ZC-130001
部门类别
采购合同
公司名称年份流水
5. 补充协议的处理
补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议,在与
合同共用一个编号的前提下, 根据补充协议的签订顺序在流水号后用
扩号以一位阿拉伯数字标识。如:流水号为 0088 合同的第一份补充
协议的编号为“ ??088(1)”。
第四章 附则
第六条 本规则自发布之日起开始施行。
第七条 本规则解释权属办公室。
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合同编号规则
本公司因规范化、科学化管理需要,所有合同采用统一编号。
一、合同编号规则
合同编号: AA-BB-CC-DDEE
其中 AA代表公司缩写, BB代表所签订合同类别缩写, CC代表备
注类说明缩写, DD代表签订年份, EE代表顺序号。
二、合同编号具体编写
1 、公司缩写
代号四位: ****
2 、具体所签订合同类别缩写
代号两位,具体如下:
与建筑工程项目部所签订合同, XM(项目);
与建筑工程供应商签订的供货合同, GH(供货);
与建筑工程工种负责人所签合同, GZ(工种)。
与建筑工程劳务人员所签劳务合同, LW(劳务);
与建筑工程外聘人员所签外聘合同, WP(外聘);
与公司员工所签劳动合同, YG(员工)。
3 、备注类说明缩写
代号两位,具体如下:
与 *** 集团总公司内部所签合同, NB(内部);
非与 *** 集团总公司内部所签合同, WB(外部);
注:如果非特别指定需要可省略。
4 、签订年份
代号四位, 与签订该合同的年份一致, 使用阿拉伯数字, 例: xx。
5 、顺序号
代号三位,使用阿拉伯数字,例: 001。
三、 本规则自 xx 年 月 日起实行, 以上内容可根据实际需要更改。
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