合同订立的程序范文 16页

合同订立的程序范文 合 同 签 订 流 程 及 规 定 为规范公司合同管理，维护公司利益，特制定如下规定： 一、销售合同相关规定： 1 ．销售合同签订流程： 2 ．签订的订单一式四份：客户、业务员、财务部、生产调度（彩 板车间：边艳 飞；钢构车间：赵杰）各留存一份原件。 3 ．业务员在签订合同和订单时必须填写的基本资料包括： 合同编 号、业务经办 人、订货单位、 单位地址 （家庭住址） 、订货人 （联系人） 、 __ 、 订货日期、合同金额、产品名称、产品数量、产品单价、产品规格。 4 ．销售部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司销售订单、 合同登记表” 存档，登记内容： 业务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、签订日期。 财务部： 序号、 合同编号、 业务经办人、 订货单位、 单位地址 （家 庭住址） 、签订日期、订货人、 __ 、产品名称、合同金额。 5 ．对金额较大、 货币不能及时两讫的及有风险的合同进行合同评 审，对欠款发 货的客户进行信用等级评审之后才能决定是否发货。 6 ．对欠款人或单位应办理的手续： 执行“签订工程承包合同及销售合同应具备的资料”规定，同时 办理欠款或抵押手续。 7 ．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货〔请 示相关领导（工程请示工程部经理；销售请示销售部经理）可适度执 行〕。 8 ．财务部每周五向总经理报送“包头恒久公司销售订单、合同登 记表”。 二、工程合同相关规定： 1 ．工程合同签订流程： 2 ．签订的合同一式三份：客户、财务、工程部管理组各留存一份 原件。 3 ．工程部业务在签订合同时，按合同范本规定内容严格填写。必 须填写的基本 资料包括合同编号、业务经办人、合同金额、签订单位、单位地 址（家庭住址）、联系人、 __ 、工期、付款方式、工程结算方式、 质保金留存金额及年限、甲方单位开户行、帐号、税号。 4 ．工程部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司工程合同登 记表”存档， 登记内容： 工程部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、签订日期、 施工地点。 财务部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、单 位地址（家庭住址）、签订日期、联系人、 __ 、合同金额、施工地 点。 5 ．不按合同付款约定付款的，对客户进行信用等级评审。 6 ．对不按合同付款的，经评定可以继续施工的，应办理延期付款 手续，需加盖 甲方公章并由法人或授权人签字，如甲方是个人需由签订合同的 人签字。 7 ．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货。 8 ．财务室每周五向总经理报送 “包头恒久公司工程合同登记表” 。 注：客户信用等级评审人员由总经理、常务副总经理 副总经理、 财务经理、 相关业务经理、业务经办人组成。 下发于： 总经理： 常务副总经理： 副 总 经 理： 工程部： 销售部： 财 务 部经理： 综 合 办公室： 注：各部门负责人必须将文件传达到本部门相关员工。 包头恒久钢构有限公司 / 二零壹零 年九月二十三日 备注 : 销售业务流程的解释 一、订货单，销售合同的签订 1 、订货单的签订 : 订货单作为一种简易的销售文本合同或销售合同的补充附件，由 销售人 员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足 的前提下，通过与客户洽谈、协商一致后签订。 订货单内容应包含：订货单位名称、联系人电话和地址、订货时 间、提 货时间、货物名称、规格、尺寸、型号、数量、单价、金额、付 款方式，交货地点、提货方式等。 订货单一式四联。 第一联， 作为销售部门业务统计， 销售员保存； 第二 联，作为下达生产通知单和开具出库单的依据，生产调度保存； 第三联，作为收款结算及发货出库的依据，财务保存；第四联，作为 提货的依据，由客户保存。 2 、销售合同的签订： 销售合同是在合同额较大或执行周期较长而签订的一种规范双方 责任 和义务的文件。由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供 应， 交货时间等条件满足的前提下， 通过与客户对合同的各项条款洽 谈，经公司相关部门组织评审认定后签定。 销售合同一式四份，主本两份，副本两份，分别由甲乙方保存。 合同签 定后，原件（主本）交财务部门存档，复印件（副本）由销售公 司保存，复 印后按使用人分发。 销售合同执行时应有对方签字确认的定货单作为组织生产和发货 的依据。 3 、销售合同和定货单应统一按公司的要求进行编号。 二、收款的操作流程 销售合同或订货单签订后，由业务人员陪同客户持合同或订货单 到财 务收款处交款。收款员根据合同或定货单规定的应交金额开具 收入凭证（现 金、支票收入），并收取款项。 未收全款的订货单，每次收款时收款人要在订货单上注明实收款 项、收 款人、日期。业务人员应留存一联收入凭证，同时对订货单 和销售合同的 正确性承担责任，收款人员应留存合同或定货单，同 时对定货单和销售合 同的准确性承担复核责任，并做好开票记录。 三、生产的操作流程 生产调度根据业务人员转来的订货单登记业务记录，并下达生产 通知 单。业务记录包含所有的与本单位相关的往来；用各种符号表 示诸如：所 交款项多少， 生产通知单是否下达， 用何种材料、 厂家、 厚度，提货时间， 那种已发运等。 生产通知单包含订货单位（统一使用合同编号），提货时间，产 品名称，合同约定规格型号、尺寸、颜色、数量、图形、总数量，原 料选用（用约定的标识），任务下达人、任务接受人等。 （@@@@@@@）有限公司 销售合同成本费用计算预测表 合同号： 合同签订时间： 签订部门： 签订人 最迟到货时间： 编号： @@@@@@）有限公司 备货通知单 到货时间： 二、产品清单 签收人： 日期： 三、销售合同签订信息 签发人 : 日期： 合同签约流程： 签订前： 1. 企业营业执照 2. 税务登记证 3. 法定代表人 __ 明 4. 授权委托书 本公司或合同相对方提供合同文本，洽谈合同细节，进行合法合 规性审查，本公司提供并审查合同相对方以下材料： 签订中：合同内容应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述 规范、权利义务和违约责任明确、期限和文字准确。原则上双方应同 时签章。若需要增加补充条款或修改的，及时处理，确认无误后，按 照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续。 签订后：合同签订后，合同正本原件及副本原件全部交行政办公 室存档，如有需要，合同副本复印件交财务部、运作部或营销部门留 存使用； 合同签订管理办法 为规范公司合同签订，并最大限度的避免风险，法律事务部起草 以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有合同的管理。 一、合同签订审核流程 1 、各业务部门负责起草职责范围内合同，参与合同谈判，对合同 标的的真实性进行调查，组织会签； 2 、法律事务部负责审核合同的合规性、合法性，根据各业务部门 的要求完善合同，提出意见。 3 、财务部负责审核合同的付款 （付款的时间、 期间、方式、金额）、 开票纳税等相关财务有关条款。 4 、总经办最终审核、定稿。 二、各业务部门负责谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条 款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数 字准确，包括： 1 、合同名称； 2 、合同主体名称及地址，经办人 __ ； 3 、合同主体法人代表或其合法代理人签字、 公司公章或合同专用 章； 4 、合同签订日期； 5 、履约方式、地点、费用的承担； 6 、违约责任（甲乙方权利和义务）； 7 、生效、终止条件； 8 、争议解决的方法； 9 、合同的份数及附件； 10 、保密条款（视合同履行需要） 11 、合同主办部门填写《合同使用申请表》、合同文本，合同业 务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章， 法定代理人授权委托书 原件，按权限审核报批； 三、各业务部门合同审核的重点如下： 1 、各业务部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权 利义务、履约、 担保条款做详细审核。 2 、财务部审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代 扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。 3 、法律事务部分析判断合同风险及与法律相关的内容。 四、合同签订中应注意的事项： 1 、合同签订人为各业务部门负责人，签订时需有两人面签，签章 前，两人均核查无误后，方可签章； 2 、确认对方的主体合法， （营业执照核对原件，收集复印件，确 认法定代表人 __ 明书和其他许可文件）； 3 、审核、确认合同条款，对主要条款和数字、付款方式与对方再 次核准， 如主要条款发生变化的， 应重新按顺序通过审批流程后再签 订，不得擅自签订； 4 、原则上，双方应同时签章； 5 、合同签订时，合同必须完整，包括附件； 6 、签订时，应确认对方是否具有应有权限，如为委托人的，应确 认委托权限，必须有具体的委托权限（不能是全权委托）； 7 、对空白处进行填写，空白处无内容的，应画上“ ”，空白处 有填写的，应按手印或盖章； 8 、签订时，双方应该在首部和尾部分别签章，如合同为多页的， 应每页分别签章或在骑缝处签章； 9 、凡是手工填写或签名的部分，应保证字体清晰可辨，避免草书 和连写，签约用笔，需为深色签字笔、碳素笔、墨水笔。 五、合同的签署和盖章 1 、合同按照规定审批顺序全部完成后， 由总经办按照审批意见和 即将最终签字 / 盖章的合同文本对照， 有添加或需要修改的及时更正， 确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续； 2 、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件交行政部、 法务部存档，若有需要，合同副本复印件交财务部、运作部或营销部 门留存使用； 3 、公司严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险； 六、合同变更、转让及解除必须采用书面形式： 1 、变更合同范围和付款条件，转让合同、解除合同必须以书面形 式提交审核； 2 、变更、转让、解除合同后应在一周内完成修改存档和通知相关 部门。 各业务部门应对原合同文本进行标示， 以免错误的执行原合同。 签订合同需要审验的文件 合同附件 内容仅供参考