______企业文书管理办法（通用） 9页

‎____企业文书处理管理办法（通用）‎ 第一章 总则 第一条：为规范公司文书管理，提高公司办文质量，特制定本办法。‎ 第二条：适用原则：公司各部门，依据本制度，保管与处理本部门有关事务文书。‎ 第三条：文书包括的主要内容：‎ 一、高层决策文书以及基层下达的文件。‎ 二、部门会议文书与转阅文件。‎ 三、合同书、证券、证书和劳动协议书。‎ 四、志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。‎ 五、收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。‎ 六、往来书信、电报、任命书、意见书。‎ 第四条：类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：‎ 一、机密文书 二、绝密。‎ 三、秘密。‎ 四、保密。‎ 五、普通文书，即机密文书以外的文书。‎ 六、其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。‎ 第二章 文书的收发 第五条：收发到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接收，所有文书按下列原则处置或送发：‎ 一、普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；‎ 二、在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；‎ 三、文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的 文书，可以简化登记手续。‎ 四、绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。‎ 第六条：制度时间外的处理：‎ 一、值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。‎ 二、所有到达的文书，值班人员都必须一一做好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。‎ 第七条：收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。‎ 第八条：设立信使在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书；因此，在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书。‎ 第三章 文书的处理 第九条：文书处理原则，文书处理的基本原则是“准确”与“及 时”，并且明确文书处理的责任者。‎ 第十条：成文原则凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。‎ 第十一条：特例或并不重要的事项，通过电话、会面等简单形式处理的事项，需要事后将处理结果的要点记录备查。‎ 第十二条：处理手续。领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。‎ 一、凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。‎ 二、如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见后方可执行。‎ 三、文书处理过程中，如遇有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。‎ 四、如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。‎ 第十三条：防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书 指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。‎ 第十四条：重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件，须存放在指定的档案文件柜中，予以严格保管，确保文书安全。‎ 第四章 文书的制作 第十五条：文书规格要求。制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4 规格。‎ 第十六条:文书词句要求。文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。‎ 第十七条:文体要求。文体全部文书一律采用书面文体。‎ 第十八条：复印绝密文书须经主管领导审批，未经许可不得擅自制作或复印副本，审批须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。‎ 第十九条：在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。‎ 一、代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府 机构提交的报告。 ‎ 二、对外广告及宣传，采用公司名称。‎ 三、除上述文书外，署上相关业务部门名称，以及部门相关人员的职务与姓名，经办人姓名。‎ 第五章 文书整理 第二十条：编写符号。各种文书都必须按整理的要求编写符号，表示文书的类别，再按符号编辑数字符号，以便于检索。‎ 第二十一条：文书的符号与编号按下列规定使用：‎ 一、 表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如制造部门、工艺室，用“制、工”表示。‎ 二、文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示。‎ 三、各种文书，按先后顺序用自然数排序编号。‎ 四、同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“ ’ ”隔开，如“制、工、密 编号按年度更新。‎ 第二十二条：文书登记簿。所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。登记载明，以备查阅。‎ 第二十三条：整理文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑整理。将需要日常查阅和无需日常查阅的分别归类。‎ 第二十四条：文书保管。各部门文书整理完毕后，移交公文管理部门保管，尚在处理过程的文书由责任部门妥善保管。‎ 第六章 文书的送发与交接 第二十五条：全部文书的发送与交接，由总务部负责。在特殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责。‎ 第二十六条：绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的签名或印章。‎ 第二十七条：转交、邮寄与面呈送交的重要文书，必须在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印章，分别表示“可以由专职传递员以外的人员转交，或在书信接受者不在的情况下留下文书，嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”；“可以通过邮寄传递的文书”；“必须由指定传递者当面呈交的文书”。‎ 第二十八条：文书送发登记簿。所有送发文书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填写送发登记簿。对于“面呈”文书，另须在相应的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名盖章。‎ 第七章 文书的存档与废除 第二十九条：文书存档由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号进行编辑归档。‎ 第三十条：存档要求。行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书，进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。部分太重要的文书，只需按年度汇集成册。‎ 第三十一条：分编标准。存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。‎ 第三十二条：保存期限。保存期限按下列规定确定：‎ 一、永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书，都归为“永久保存”文书。‎ 二、保存十年，类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书，合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等，可以保存十年。‎ 三、保存五年。保存期从编辑日起算，次重要且没必要保存十年的文书，可保存五年。‎ 第三十三条：文书的废除。保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报公司董事会或总经办研究决定，由文秘室执行。‎