浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作 12页

　　浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作　　随着经济社会的快速发展和高校改革的逐步推进，高校规模不断壮大，与社会的沟通联系更加密切。会务作为解决高校内务外事的关键一环，其任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求更为严格。高校办公室作为学校的综合协调部门，是各项会议的组织者和承办者，科学有效地开展会务工作，有利于在工作中提高办公室人员的业务水平和办会能力，保证办公室的稳定和长远发展，塑造和维护学院或学校的良好形象。本文将对高校办公室在办会实践上进行的探索提出思考。　　一、会务工作的定义　　学者杨锋认为，会议是指有组织、有领导地商议事情的集会;北大党政办副主任胡新龙认为，会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动。高校所负责的会议一般从会议规模可分为大中小型会议，分别以人数、时长、级别作为分类标准;从会议内容可分为：一是部署工作，进行内部决策的工作会议，如领导班子会议。二是社会关注度较高，具有广泛影响力的学校会议，如实习合作基地签约会。三是教学类型会议，如开学典礼、毕业典礼。四是学术研讨性会议。结合上述学者观点和会议内容，笔者认为，会务工作作为秘书工作的基本内容之一，主要包括会议的前期筹备及中后期的组织统筹协调人事物各方面，具备服务性、协调性及统筹性。　　二、高校办公室会务工作的难点　　(一)工作人员的能力和时间分配问题。　　如何将人、事、物高效协调，使各项具体环节达到平衡是办公室业务工作的实质。会务工作亦是如此，任何一个环节的安排与落实都离不开各位组织者的支持与配合。但在实际工作中，高校办公室老师多身兼数职，容易出现各项事务时间分配不足的情况，难以对会务工作进行统一细致的统筹兼顾，对某些会务环节容易忽略。同时，临时组建的会务小组成员没有专业学习过会务会议工作，专业程度不足，在不同的会务具体环节上可能会有不一样的想法，无可避免地需要一段时间去求同存异。一旦矛盾发生，对会议组织的积极性及有效性有所影响　　(二)会务制度有待进一步完善。 　　无规则不成方圆。完善有效的会务制度有利于提升会务运转效率和办会质量，加强会务工作的科学化及规范化建设。而且办公室事务性工作多、临时性工作多、复杂琐碎的工作多，更需要一套长效的会议机制作为开展会务工作的准则。但在工作实际中，一旦遇到会务工作，特别是需要多方协调负责的大型会务活动，上有领导单位需要跟踪反馈进度，下有承办学院需要督促对接信息，如果缺乏长效的会议机制进行参考对照，则难以条理性地处理一环扣一环的具体环节，容易在关键环节出现疏漏，会拖慢整个会务活动实施的节奏。　　(三)会务信息失位、错位、重位问题。　　如何传达简洁准确的会务信息，亦是会务工作的重点要点之一。天下大事，必作于细。会务信息作为会务工作的关键细节，必须时刻保持对其的敏感度，关注并落实好每一个会务信息。办公室作为一个综合部门，会务工作要求严谨，会务人员经办的由无数个信息、环节综合而成的工作，更要认真细致，一丝不苟。在办会过程中，由于会务人员多，会务举办时间紧迫，会务流程繁琐，会务信息的传达容易出几个问题：一是信息失位，信息无法准确有效地传达给所需者。二是信息错位，部分信息有所滞后，工作人员无法及时得到第一手讯息。三是信息重位，信息重复传达，既浪费时间，又会可能掩盖重要信息。出现类似信息传达问题，则会导致整个会务工作沟通协调不顺畅。　　三、高校办公室大型会务工作对策　　(一)组建会务小组，明确成员职责。 　　一直以来，以领导小组为代表的议事协调机构是我国党政机关内部常用的，颇具特色的组织运转模式，是一种有效的管理手段和科学方式。高校办公室一般设秘书科、行政科、督办科、机要科、信息科、党务科、法务科等部门。虽秘书科承担了办文、办会、办事、信访等文秘工作，但部分高校内部分工不明确，少有专设的会务组。因为特意增加一个办公室涉及编制、经费、人员管理等各项问题，比较麻烦。所以，高校领导或办公室主任可以从其他部门中物色人选，邀请他们加入会务小组。在日常工作中，多组织动员小组人员参加专业培训，多磨合，多交流，一旦遇到大型会务时，便可快速地召集起来，各司其职开展工作。在组建会务小组时，要注意的是，可以先按照一般会务所具有的领导组、协调组、接待组、宣传组、联络组、会场组、后勤组等基本组目进行搭建，明确各分组的具体职责，并根据办公室人员在工作中表现出来的特长和优点，做到知人善用，人尽其能，把人员安排在合适的岗位，有助于最大限度地发挥人力资源。会务小组成立后，在每次大型会务工作之前，根据实际需要及时调整各小组的人员安排。如：在处理具有固定用餐地点的大型会务后勤工作时，可适当减少原来后勤小组中负责食宿工作的人员，将其纳入机动组，灵活应对各种突发状，增强后备力量。另外，作为会务小组的领导组成员，要强调本次会议的重点和交代各分组的具体工作与职责，对每一个阶段工作提出要求，形成完整又详尽的人员分工责任机制。但是，由于会务小组具有临时性质，部分办公室人员会对本属于自己工作范畴的任务产生厌倦、甚至抵触心理，表现出对会务工作积极性不高，主动性不足的现象。因此一味做思想灌输并不能达到很好的效果。激励与惩罚机制是调节工作效率、工作成绩的有效办法，必须适当运用起来。心理学家麦格雷戈指出“对目标的参与是同获得成就的报酬直接相关的”，这里的“报酬”既有表层的物质经济需求，也有深层的自我意识和自我实现需要的满足。这意味着组织内成员在朝着共同目标前进，享受同种组织荣誉感时，还需顾及个人由表及里的满足感，为成员增添一份动力。目前，高校的绩效考量主要由科研、教学、院内职务、党内职务、社会兼职，较少将临时性工作纳入考核范围。尝试将办公室人员在大型会务工作中的表现纳入绩效考核当中，是一种激励方式，要想“多得”必须“多劳”，鼓励个人在获得报酬的同时，就必须作出更多贡献，承担更多责任，有助于办公室人员发挥自己的才能，调节他们对复杂繁琐会务工作的倦怠心理，促进会务工作的顺利开展。同理，对懒散怠慢工作的办公室人员要追责和惩罚。　　(二)构建信息平台，保证交流畅通。　　在大型会务工作中，信息快速及时，准确无误的传递是将会务工作的各个部分或要素连成一个整体的重要条件。在会务工作中有许多信息需要工作人员相互通气，包括：向领导报告各项工作的进程、会议议题的审定、会务文件材料的更新、物料准备情况、食宿车辆安排等。当前，随着QQ、微信等社交软件和钉钉、印象笔记等手机办公软件的快速发展，秘书人员习惯将其运用到工作当中。这类型软件的信息内部交流多以“群”做联动，“群信息”“群文件”“群共享”都屡见不鲜。然而，在信息快速传递下，容易忽略重叠和覆盖的情况，尤其是在一次会务工作中可能会有好几个工作群，在每个群上部分信息会交叉。因此，要精简工作群数量，尽量保持信息收发渠道的单一性，必须尽可能地直接和快捷、减少层次，以加快信息交流的速度，减少由于多渠道传递而造成的失误。在发布信息时，群内负责人要多次核对信息的正误、新旧，统一信息，做到权威发布。同时，办会人员也要及时下载和查看信息，注意群内文件失效时间。　　(三)精细化管理，标准化作业。 　　精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。这种管理理念在会务工作中指的是重细节、重过程、重具体、重效果，在每一个细节上精益求精。具体而言如下：　　1.会前准备抓方案，重检查。会议方案是会议组织安排的总纲，科学合理周详的工作　　方案，是做好会务工作的前提和基础。办公室会务小组在拟写方案时，首先要明确办会目的和办会重点，全方位地考虑各个环节，突出重点，明确主线，再则合理安排会议议程，确保活动方案能够顺利运行，对于关键部分要反复思考再做敲定。其次，在落实会议方案拟定、会议文书起草、与会通知发放、参会人员邀请、场所预定布置等前期工作后，一定要再次检查。在会前对每场会议的各项任务和分工逐项推演，可采用依照工作清单排除的方式，确保工作没有漏洞、人员到位。例如：大型会议的通知一般都会提前发送，在前期落实出席人员时，或许会出现临时无法与会的人员，负责联络的人员一定要掌握好特殊情况，并报送大会主办方，及时调整，联络组人员在会议开展前天发送温馨提示以作提醒。　　2.会中服务讲耐心，多保障。服务是高校会务工作永恒的“主题词”，彰显高校服务更在情理之中。要求办公室人员在面对复杂繁琐的会务工作时，一定要讲耐心，秉承吃苦耐劳的工作态度和服务意识。首先，做好会议报到签到工作，报到时确认对方身份，做好登记，井然有序地分发会议材料，热心解答与会者提出的疑问。距离会议开始15分钟前，清点与会人数，并视情况督促未到场人员。其次，维护会场秩序，合理分流引导与会者进入会场。遇到设备故障、突然停电等特殊情况，应马上启动应急方案，冷静有序灵活地处理，减少对会议的干扰和影响。　　3.会后督办勤总结，巧归纳。总结归纳是汲取办会经验，为下次会议打好基础，提高办会人员水平的重要工作。会议结束后，要督办好送客、新闻宣传、资料归档、物资清点回收等工作。同时，要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析本次会务工作中成功经验及存在的问题、不足，善于提出整改的建议或措施。尤其要注意收集整理参会人员对本会议的评价,为以后进一步改进会务工作提供借鉴。　　(四)全方位统筹，各环节协调。 　　在美国管理学家福莱特的著作中，冲突问题占据着十分重要的地位，她认为，我们“应该将冲突视为一个组织中任何活动的一个正常过程。”福莱特的动态行政管理理论中，指出“冲突是一个要素，它存在于相互作用的期望之中冲突并非只有破坏性，它同样也具有建设性，冲突作为表现和累计差别的要素，也可能成为组织健康的标志和进步的象征。”为了解决冲突，她强调协调的重要性，而且应该在早期阶段进行，并且协调是一个持续的过程。大型会务工作基本都是多部门，时间紧，跨度大，任务重，头绪多，出现问题难以避免。其中需要协调的内容也非常多，包括人员管理、物质准备、通知发布、会场布(下转第182页)置、材料撰写、档案整理等等，所以，会务工作者一旦发现到某项问题的苗头所在，某个工作可能存在不足时，就应该尽早提出，做到早发现，早协调，早解决。另外，一场大型会务工作从阶段上划分，一般分为会前准备，会中服务，会后督办等，协调工作贯穿整个环节，在处理具体某个阶段的问题时，办公室人员要善于动员和整合各方力量，积极消除不和谐、不协调因素，督促和坚持朝着共同目标和利益而运用，确保保质保量、省时高效完成会务工作。例如：在由高校办公室牵头，多学院共同承办的对外培训班中，课程顺序会出现多次修改的情况，这就需要与受训机构协调沟通好增添或替换某些课程，与授课老师协商时间，重新安排食宿问题等。做好会务协调具体如下：一是保持冲突不回避的态度。及时了解问题所在，采取应变措施。二是讲究协调方法。比方说在双方人员矛盾正激烈时，可先选择退让，待双方冷静了，先道歉后说理，有助于缓和气氛，尽快回到工作主线。　　四、结语　　会务工作是高校办公室工作的重要一环，要求办公室人员会务工作的实际要求和具体工作出发，不断积累经验，同时注重会务工作的技巧与艺术性，组织好、服务好、落实好会务工作，让领导满意、各方满意，将会务工作做到规范化、科学化，以适应学校的发展。　　浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作　　接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是：热情周到，耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注意把握好以下几个环节。　　一、认真细致地做好接待前准备 接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地点等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而宜，根据需要妥贴安排。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。　　二、热情周到地做好接待中服务在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。　　(一)迎接引导，沿途介绍。对接待者来讲，来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人介绍景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。(二)座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落;人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。　　(三)食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半格，并安排好座次、致词等。　　(四)参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。　　(五)注意送行，善始善终。活动结束后应安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。 三、及时全面地做好接待后总结整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将照片寄给客人。一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。　　浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作　　一、讲政治、守规矩，不断增强政治敏锐性　　机关的每一项政务工作都有很强的政治性，要求秘书一定要讲政治、守规矩，这是必须的素质，不可忽视。秘书所从事的工作都是比较直接、比较具体的，进行每一步，都直接关系到工作的全局。必须要有清醒的政治头脑和政治敏锐性，从政治角度去观察和处理一切问题。党中央对党员干部最根本的要求有两条：一是靠得住;二是有本事。靠得住，讲的就是政治。作为在党政机关工作的秘书，如果不善于从政治上观察和处理问题，缺少政治敏锐性和鉴别力，就很难辨别是非，就有可能迷失政治方向。也就丧失了为领导提出高质量、有创见的参谋建议的能力。坚持讲政治，是做好秘书工作的前提，同时也是衡量秘书人员能否胜任秘书工作的首要条件。　　(一)要在政治上把握方向　　党政机关秘书工作的要求，条条框框很多，但对秘书个人而言，工作规范、工作制度和工作纪律都是外在的，最根本的是内因起决定作用。秘书工作无小事，要出事往往是大事。作为机关秘书，一定要站在政治的高度思考问题，从全局的工作出发做好服务，必须做到思想性强，政治上过硬，把握好方向，规范自己的言行，这是做好机关秘书工作的根本。 　　我所在机关的秘书工作基本上是机要工作，作为党的外事部门，接触的重要文电和材料比较多，收发管理重要文电和材料是常事，每一份文电和材料政治性、机密性都很强，有时还有绝密件，如有疏漏和管理不严，出现丢失或泄密，都将会给党的对外工作造成不可弥补的严重后果。这不仅仅是工作失误的问题，而是关系到党的各项方针、政策贯彻执行的大问题。所说的秘书工作无小事，是指它的政治性和机密性，诸如制发一个文件、起草一个报告、打一个电话落实工作等等，都与政治有关，与党的方针政策有关，处理得当，对党的工作、全局工作的顺利进行产生积极重要的影响。因此，机关秘书首先要做到讲政治，坚定政治信念。其次要严格按照党的方针政策和规章制度办事，不破坏规矩。只有坚持这一原则，才能在政治上把稳方向，不犯错误。　　(二)要在工作中把握细节　　中国有句古话："千里之堤，溃于蚁穴"。忽略细节，可能要导致灾难性的后果，造成无法补救的损失。注意不注意细节，可以检验一个人的思想观念、品德修养、工作作风和创造能力。很多事情，细节决定成败，秘书工作尤其如此。可以说，细微之处见功夫。秘书所接触的工作不仅是办文、办电，一个通知，一个电话，甚至一句话等等，在处理过程中都要慎之又慎、考虑周密。不该说的话和不该做的事绝对不说不做，必须事事精心、细心，丝毫不能草率和掉以轻心。　　周总理曾经要求秘书人员，一进办公室就要"谨慎恐惧地工作"，要"如履薄冰，战战兢兢"，就是对秘书工作者最好的提醒和告诫。有些工作处理不当，往往会带来负面影响，造成不必要的损失。秘书工作要重在"到位"，无论是办文、办会和办事，都要从大处着眼，小处着手，反复推敲，仔细检查，关键在于用心。认真做事只是把事情做对，用心做事才能把事情做好。切忌粗枝大叶，因小失大。要为领导工作起到"补台"和"填空"的作用，当好领导的参谋助手。　　(三)要在感情上把握原则 　　秘书虽然没有属于自己的权力，但由于跟领导离得近，跟领导接触多，很容易让人"套近乎"。现在有些人愿意和秘书交朋友，无非是想靠近领导，为自己的利益找"靠山"、铺路子，目的是图办事方便。在这方面教训不少，讲情面，不讲原则;讲义气，不讲规矩。有些人就在这方面栽了跟斗，原河北省委办公厅秘书李真就是一个典型的例子。在秘书耀眼的光环下，犯下了不可饶恕的罪行。为了达到个人的政治目的和私利，以权谋私，收受贿赂，丧失了党性和原则，最终滑向了罪恶的泥潭，受到了法律的严惩。他不仅给自己的人生写下了难以洗刷的耻辱，也玷污了秘书工作的光荣形象。反思他的沉痛教训，一个最重要的原因，就是他在人生观、世界观、价值观上的迷失。见利忘义、骄奢淫逸、及时行乐，已经成为李真之流追求的人生目标，至于理想信念、党的事业、人民的利益，更是被他抛到九霄云外。从这个例子可以看出，秘书不是生活在真空中，更不是进了保险箱，如果不注意人生观、世界观、价值观的改造，就很容易遭受腐朽思想的侵袭，甚至走上犯罪道路。因此，一定要时刻注意自己的言行，严于律己，提高警惕，增强政治敏锐性，以对党和人民事业高度负责的精神认真做好秘书工作。　　二、勤学习、善思考，不断提高工作科学性　　一个国家、一个机关、一个人，要提高自身的能力和素质，最根本的一条就是加强学习。作为秘书，对待学习的态度不能从个人的习惯和爱好上来看待，必须上升到精神境界和事业成败的高度来认识，要真正把学习作为一种追求、一种爱好、一种健康的生活方式。习近平总书记指出，全党同志一定要善于学习、善于重新学习，要有本领不够的危机感，以时不我待的精神，一刻不停地增强本领。在新形势新要求下，只有加强学习，才能增强工作的科学性、预见性、主动性，才能解决好出现的新问题，才能克服本领不足的问题。　　学习应该是全面的、系统的、富有探索精神的。既要抓住学习重点，也要注意拓展学习领域。加强政治理论学习是永远的主题，要认真学习马克思主义理论，学会运用马克思主义立场观点方法观察、分析和解决问题，不断补精神之钙、固思想之元、培为政之本。要加强对历史的学习，认真学习党的路线方针政策，学习党章党规和国家法律法规。结合工作需要学习专业方面的知识，不断提高知识化、专业化水平，真正成为行家里手。　　学习的目的在于运用，要通过学习增强工作本领，提高解决实际问题的水平。古人讲，"纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行"，说的就是学以致用这个道理。要发扬理论联系实际的马克思主义学风，学以致用、用以促学、学用相长。　　秘书不但要有较宽的知识面，还要有善于思考的习惯。毛泽东同志曾说过"思考出智慧"。思考的力量能推动工作的创新与创造，能推动社会的发展与进步。常言说得好，"打铁还需自身硬"，要学而能思，思而有悟，悟有所得。工作中要善于观察、发现，善于归纳、总结，见微知著，举一反三，融会贯通，才能在思想和工作上不断取得进步。随着社会的发展进步，主客观条件都在发生巨大变化，秘书工作也不断有新的要求。从事秘书工作要不断更新思想，随时给自己"充电"，才能适应新时期工作发展的需要。我认为，做好秘书工作，除了已掌握的理论知识和工作经验外，还要坚持做好以下工作。 　　(一)抓好知识积累　　为领导决策服务，为各项工作服务，都离不开丰富的知识。必须抓好知识积累，掌握更多的信息。丰富的知识靠坚持学习积累，主要来源：一是多读书、多学习、多看材料、多听、多记、勤归纳，从学习和工作实践中捕捉积累更多的知识;二是通过网络、读报、摘录等方式搜集和积累有价值的文字材料;三是抓好重要情况和重要信息的收集和积累，随时归纳总结工作中的经验和问题。多学习多积累，使自己真正成为工作上的"活电脑"和"信息库"，为领导了解工作情况，把握工作动态，做出正确判断，提供有参考价值的信息。更好地协助领导处理好各方面的工作，为全局工作的顺利完成做好"铺垫"。　　(二)善于工作协调　　秘书好当，当一个好的秘书不容易。既要完成各项本职，还要围绕各方面的工作，发挥好沟通上下、联系左右、上传下达的协调枢纽作用。秘书除了提高政治素养，加强协作关系外，还必须注意掌握协调的艺术。秘书毕竟不是领导，没有权力去支配别人或决定重大问题，只能依照领导的指示完成具体工作。这就要求秘书要善于协调。在处理各项工作中，要做到思想上的相互沟通，情感上的相互理解，工作上的相互支持。不能用命令式的、支配式的、打着领导的旗号去协调和处理事务，这样不但解决不了问题，可能还会增加矛盾，阻碍工作的进展。　　(三)及时总结经验　　秘书工作千头万绪，繁乱复杂，工作中难免会出现一些这样或那样的问题，给工作造成被动和不好的影响。这主要是秘书思想上重视不够，工作上缺少章法所致。如何摆脱被动局面，变被动为主动，作为秘书首先在思想上要引起高度重视，对各项工作的处理要有明确的思路，分清主次。做到工作繁杂而不盲从，千头万绪而心中有数。根据工作的轻重缓急，及时调整工作部署。这就要求秘书及时总结经验，包括成功和失败的经验都要总结。出了问题，要"吃一堑，长一智"，敢于面对，树立信心，大胆工作。严格按照规矩办事，千万不能"跟着感觉走"。要认真总结经验教训，避免犯曾经犯过的错误。只有认真总结，吸取经验教训，才能在繁杂的事务中找到解决问题的办法。实践证明，总结出经验，经验出成果，是做好秘书工作的切入点和落脚点。　　三、增强服务意识、提高服务能力，不断做好服务工作 　　增强服务意识、提高服务能力，目的是做好服务工作。秘书作为领导的参谋助手，在全局服务工作中处于重要位置。从某种意义上说，秘书的服务意识和服务能力强不强，直接影响到全局工作的运转。服务意识和服务能力，是做好秘书工作必须具备的两个根本要素，缺一不可。这就是说，即使你有再大的本事，如果没有服务意识，你的本领也只能闲置或用的不是地方;你的服务意识再强，如果没有谋全局的本领，再强的服务意识也等于零。因此，做好服务工作，除了具备以上两个根本要素外，还需处理好三个关系：　　(一)正确处理好秘书与领导的关系　　秘书工作的好坏直接影响着领导的工作。秘书必须树立强烈的服务意识，通过办文、办会、上传下达等具体工作做好领导参谋助手，使领导从繁杂的事务中解脱出来，集中精力抓大事。秘书在思想上要牢固树立全局"一盘棋"的思想，主动了解全局，自觉服务全局。　　由于秘书工作的特殊性，在旁人眼里有一种优越感和自豪感，经常出没在领导身边，平时接触的人和事较多，了解的情况也多，很多事情都能提前知道消息。所以，秘书要特别注意自己的言行举止，要早请示、多汇报，不能背着领导或打着领导的旗号办理私事，更不能私自代替领导处理某些问题。要把握分寸，做到工作中尽职尽责而不越位，工作主动而又不指手画脚。要时刻摆正自己的位置，正确处理好秘书与领导之间的关系，才能做一个称职的秘书。　　(二)正确处理好被动与主动的关系　　秘书工作的辅助性和从属性，决定了它的被动性。毛泽东同志曾对他的秘书说过：与我的工作相比，你们的工作是被动的。由此可见，秘书处在机关中枢的位置上，担负着沟通上下，协调左右，联系内外的职能，临时性、突击性、随意性的工作较多，自己可以支配的时间较少。常常是来了文件办文件，来了电话接电话，一件事没干完，又来了一件。秘书工作始终存在被动性的一面。但对被动性的工作绝不能理解为消极被动，把自己当作木偶，推一推，动一动;也不能机械地照葫芦画瓢去工作。那样只能是被动应付，工作肯定干不好。必须在被动的工作中发挥主动性和创造性，变"被动"为"主动"，化"无为"为"有为"。 　　秘书要加强对领导工作的预测，对一个时期、一个阶段工作的重点、中心任务，可能要做哪些事，要有预见，做到心中有数。真正工作部署下来，就会胸有成竹，应付自如，变被动为主动。在日常工作中，还要充分考虑到可能出现的特殊情况，要有充分的思想准备，当紧急任务来临时，才能够做到以不变应万变，在忙中求得有序，在乱中求得主动，从而牢牢把握工作的主动权。　　(三)正确处理好苦与乐的关系　　秘书工作概况起来有两句话："默默无闻地做着实实在在的事"、"辛辛苦苦地做着平平凡凡的人"。秘书工作大多是幕后工作，不显山不露水，但很辛苦。付出多，回报少;早来晚走，有时工作处理不及时，或者没做到位，可能还会挨领导批评。但这个"苦"是值得的，是"苦"中有"乐"。当一项工作圆满完成了，一个活动顺利结束了，一种心底的快乐就会油然而生。身为秘书，就要善于发扬无私奉献的"老黄牛"精神，耐得住寂寞，甘当"无名英雄"，在苦累中体味快乐!　　当今随着时代的进步和发展，对秘书工作的要求越来越高，我坚信，新时期的秘书会准确把握新形势下秘书工作的新特点新规律，积极探索，与时俱进，脚踏实地地把秘书工作做得更加有声有色!