会议接待实习总结 16页

篇一:《实习报告》 关于在海南文浩会议会展服务有限公司单位从事会 议秘书岗位的实习报告 一、实习概况 （一）实习目的 通过在该会议公司的会议接待、会议策划、人事管理、行政管理、电话营销 等工作的实习，培养了我对会议会展公司的认知及对会议会展这个新兴行业的初 步认识，也锻炼了我与人交往的基本礼仪、自己仪容仪表的整理、与人的沟通能 力（面对面的沟通能力和电话沟通能力） 、处理突发事件的能力和会议会展组织策 划等能力；后来我又通过对会议秘书这一职位的实习， 提高了我的语言组织能力、 与人沟通协调的能力、判断能力、写作策划能力、 OFFICE 办公软件操作能力等。 （二）实习单位及岗位情况介绍 海南文浩会议会展服务有限公司该公司是在海南牵手旅行社有限公司会议部 基础上，经过 10 多年的打拼发展而来。是集策划、组织、承办全国各种类型的 会议、展览、会展、赛事、考察、文化艺术交流、会议咨询、礼仪设备租赁、会 议礼品服务等于一身的综合性会议企业。多年来，文浩会展人秉承“以诚做人、 以信做事、以心待客”的企业信条，通过不断努力 ,打造了一支知识丰富、技术过 硬、组织协调能力强的优秀团队， 曾荣获 《2011 年中国会议金海鸥大奖》 和《中 国最受关注会议服务机构》 ；是海南省会展协会和海南省酒店与餐饮 协会副会长单位。是全国会议接待商联盟海南唯一指定接待单位。 会议秘书在该公司实习期间，我做的就是会议秘书这一职位，其主要工作范 畴是向会展主办方提供对接、各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导问询 等服务，并且会议秘书与客户是在第一时间接洽，所以会议秘书最能表现公司的 形象，由于客户对公司第一印象非常重要，所以公司要求我们的工作人员必须有 责任心，热心，让我们的客户有种宾至如归、特别温暖的感觉！ 二、实习内容及过程 （一）岗前培训 9 月 10 日，我们开始上班实习了，第一次这么正式的接受会议这份工作； 这个月因为是会议淡季， 公司没有过多的业务， 于是公司总经理、 公司战略顾问、 公司人事部经理和会议总监给我们做了为期一个月的岗前培训，培训内容主要有 1、自我定位和认识。初入职场，对自己要有明确的定位；通过观看视频， 为我们详细讲解了职场中的四类人， 即“马” 类人、 “牛”类人、 “狗”类人和 “猪” 类人， 在这四类人中， “马” 类人一般是公司的领导， 其公司业绩和个人能力均非 常出色，具有带头模范的作用； “牛”类人业务能力很强，但思想单一，不具创新 精神；“狗”类人思想灵活，善于创新，但是此类人善于打尖溜滑，对工作没有耐 心且不认真； “猪”类人思想落后，对工作没有激情，也没有上进心。在分析完职 场四类人之后，又为我们讲解了一个公司在不同的发展阶段 时所需要的不同类人才，如公司的初创期、发展期和稳定期。所以，应明确 定位自己，要努力把自己向“马”类人塑造。 2、如何做一个企业最有用的员工。在培训期间，公司总经理为我们就如何 做公司有用的员工进行了视频培训讲解。我们观看了由艾莫老师的“如何做企业 最有用的好员工” 的视频讲座， 最后就 “如何做企业最有用的好员工” ，我归纳若 如下 （1）热爱珍惜自己的工作岗位。 （2）个人的价值关，品德与公司的发展愿 景保持一致。 （3）完全欣赏，认可本公司的企业文化。 （4）用自己的生命与事业 相结合，认同工作就是事业，在事业的生命中创造价值。 （5）在日常工作生活中 要努力工作、认真学习、提升自我，用积极的心态面对任何事。 （6）做到讲座中 阐述的 a.制造问题不推卸。 b.发现问题不抱怨。 c. 解决问题不居功。 d. 防御问题 不声谈。 （7）.爱上自己的岗位，每天都要用正式上场的姿态做好它。 （8）.不违 抗上级，配合公司员工，坚持自我，突破现状，坚持到底。 3、会议接待流程培训。接下来，主要就是对我们工作业务上的培训了，我 们的会议总监就会前准备，会议接待中，会后总结分别进行了讲解；讲解中，给 我们印发了由全国会议接待商联盟专门编写的会议接待流程书。在会前准备中， 我们要注意的就是与客人的对接，对接中要明确客人的要求，如会议的时间、地 点、参会的人数、要住的酒店、会议的性质以及会议所需的资料和设备等，这些 要素都要在会议对接中确定无误。 在会议进行时，我们要做的就是会议接待了，在接待过程中，首先是要安排 车辆，进行接机在参会人员报到当天，我们要以会务组的身份，协助组会方予参 会人员进行登记报到、分发资料，分房等；开会的时候，我们还要注意会场的布 置搭建和设备，客人用餐的时候我们要与酒店做好协商沟通，保证上餐及时换餐 快，不能出现断餐的情况；晚上客人入住酒店时我们必须时，我们要与酒店沟通 协调，保证客人顺利入住，条件允许，可以满足客人换房的要求。 在会议结束后，我们就要安排客人旅游考察了，接下来这部分主要由旅行社 和导游完成， 而我们要做的工作就是 “打前站”，即在客人考察结束前， 安排好酒 店住宿和用餐，保证客人在考察结束后，可以得到充分的调整与休息。 在考察结束后，我们就要安排客人返程，这个过程主要是根据客人所定的返 程机票的时间，安排车辆，提前将客人从酒店送到机场，要注意的是客人机票时 间的采集和车辆的调度。将所有客人送走之后，我们的会议接待，算是完美结束 了；结束之后，要进行会后总结，在会议期间，那些事情做得还不够，衔接不到 位，以后会议需要加强的事项有哪些，自己学到了什么，成长了多少等等，这些 都是会后总结的内容。 （二）会议接待实习 在实习期间，我们共成功接待了三个会议，接待人数达 600 多人次。在会议 接待期间，我们严格按照培训流程，灵活运用，尽职尽责， 准确做到不失误。 分别在 11 月和 12 月份， 我们接待了中央办公厅的培训会、 国妆的年会和原 肽“问鼎天下”的订购会。在接第一个会议时，总经理专门从联盟内部请过来了 会议接待经验丰富的会议总监，专为我们把关，传道授业解惑。 在第一个会议中，我负责的是盯餐和会议室，要明确会议期间日程安排，做 好与酒店餐厅及会议室的沟通，为参会人员做好准确的引导；在开会结束后，我 参加了会后考察，主要协调与会人员的用餐和行车，并及时与打前站的同事做好 沟通，考察结束后，我和一位同事分别在两个酒店负责送机；送机之前，把客户 们返程机票的时间记录下来，再根据机票的时间安排车俩，把客户们送到机场。 此次会议结束后，我们进行了会后总结，把我们实习生在第一次接待会议中出现 的问题进行了剖析，并制定了应对策略，防止以后会议接待中此类问题的发生。 第二个和第三个会议是在同一时间进行的，公司将我们分成两部分，去了不 同的酒店进行接待。我负责的是原肽会议参会人员的护照收集和扫描，并督促酒 店保证对会议室的服务周全，会议结束后，我还负责了酒店送机。订购会是公司 第一次接待，涉及到了产品的展销，还要为客户的产品布展，但是接过第一次会 议之后，有了比较丰富的经验，因而我们显得比较从容冷静，还是很完美、顺利 的接待完成了，没有出一丝的纰漏。 篇二:《会展实习总结》 会展策划实习总结 班级会展 学号姓名 101 班 于 静 2012 中国会展业年度研讨会暨济南会展经济论坛 （模拟会议）感想总结 本周周四 （11 月 22 日），我们会展 101 班在崔老师的带领下模拟了一次 2012 年中国会展业年度研讨会暨济南会展经济论坛，这次模拟会议举办的圆满成功， 我从我感触颇深，下面就几个方面我谈一下自己的感想。 从举办的形式来看，我们采用了会议的形式，会议各个部门为成功召开本次 会议做了充分的准备，组委会作为会议的组织者，安排好了会议的举办地点（实 验楼 516 会议室），迎宾接待人员，会议礼仪人员，会议室内的布置装潢，包括 签字黑板、充足的桌椅、演讲台、幻灯片设备、休息室、存包处、台签、茶歇时 的水果、纸杯、备好的热水等等，会议主持人、安保人员、具体事务负责人，摄 像人员另外， 会议桌上为每位参会人员准备了一份 《会议日程表》 ，策划完善， 内 容详尽。班里的同学化装成会展业的各界人士参与本次会议，参与主体多样，包 括政界人士、专家、学者、嘉宾。在会议的安排准备上，我们成功了一半。 从会议的举办过程来看，我也受益匪浅。会议的流程主要包括主持人开场、 主要人物的主旨发言（包括中国会展经济研究会会长、中国贸促会会长、济南市 市长、 济南会展协会会长、 山东交通学院院长等） 、各位代表 （嘉宾） 发言、 茶歇、 总结。代表发言以 PPT 的形 式进行，时间安排有序合理，保证了会议的效率。在发言的过程中，各位代 表就某一问题发表了自己的看法，比如我们组代表就“中国会展业发展的现状与 对策”进行了演讲，内容包括了中国会展业发展的现状、发展态势、发展瓶颈及 针对问题提出的对策，宏观的把握了整个行业的发展趋势当前会展业发展速度迅 猛，会展城市体系初步形成，会展经济主体日渐多元化。在阐述现状及问题时， 用一些数据真实的反映，具有说服力。如饼状图——“全国各行业会展业分布” 、 “全国各区域展会数量” ，表格——“我国通过 UFI 认证的展览会” 、“全国展览 会数量排行（ 2007 年）”，由此得出结论我国会展经济发展不平衡，集中度过高。 接着提出了会展业的发展瓶颈产业松散，效益低下；结构失衡，分布不均；规模 较小，竞争力弱；市场无序，管理落后；服务滞后，人才缺乏。 最后，提出了应对策略。首先，塑造品牌展会。展会的品牌涉及到行业和企 业对其的认可，展会要代表行业的发展方向，要提供专业展会服务。其次，加快 市场化进程。政府部门应运用经济、法律手段进行宏观指导和监督管理①根据全 国展览业发展规划布局 ,完善产业政策 ,引导会展业健康发展。 ②借鉴发达国家支持 展览业的惯例 ,为我国会展业提供必要的财政和税收政策支持。重要的一点，培养 专业人才， 优化人才结构⑴发挥高等院校在培养专业会展人才方面的主渠道作用； ⑵开展短期的职业技术培训 ,不断提高会展从业人员的业务素质和技能；⑶通过 “引进来 ,走出去” 等多种渠道 ,提高会展从业人员的业务水平； ⑷建立和完善会展 人才评估机制 ,以及会展业职业资 格鉴定制度 ,使会展从业人员持证上岗。第四点，建立行业协会。加强成员间 的信息交流 ,以促进展览市场透明度 ,进行专业人才培训 ,提高展览会的组织水平和 质量。最后， 加快发展服务业。 以一业带动多业 ,各业互相支持 ,而这也正体现了会 展经济能够带动地区经济发展的作用。 关于会展经济发展的问题， 很多嘉宾也谈到了， 内容涉及多种多样， 例如 “香 港会展业与内地会展业的差异” ，“浙江省会展业概况透视” ，“会展城市体系的研 究”、“会展专业人才如何自身发展的问题”等等，兰州、新疆会展办主任提出了 招商引资、引进人才的建议，致力于共同开发内陆的会展业。这些主题都是从现 实着眼，思维深入，视觉独特，领略了每位嘉宾的风采，让我们对会展这个行业 有了更深刻的认识。 会议长达将近四个小时，我们作为与会者、嘉宾第一次真正体验了参与会议 的整个过程。会议接近尾声，主持人总结，这次模拟论坛就这样结束了。规模虽 小，感触却多，至少我们能自己举办一次成功的会议，至少我们有能力实践了自 己的专业， 至少我们具备了办会的经验。 当然， 除了成功外， 我们也看到了不足。 比如，在演讲时怎样能引起台下听众的兴趣，毕竟是长时间的会议，怎样才能避 免让听众感觉无聊？在放 PPT 时， 怎样用最尖端最精辟的语言表达自己的想法？ 怎样让自己的表达的主题更吸引眼球？进而让台下的听众产生共鸣？既然是论 坛，是不是应该加入讨论的环节？既然是研究性的会议，该不该邀请一些知名专 家参与呢？会议是不是该发挥人们的主观 能动性，进一步活跃氛围更好呢？还有，既然是全国性的会展经济峰会，是 不是形式应该更创新一点呢？ 会展业是正在迅猛发展的产业，社会对会展专业人才的需求也会不断增加， 对于会议中各个与会代表的发言、提出的问题，我相信，我们都能认清当今的现 状局势，意识到这个行业发展存在的问题，知道如何提升自己的办展办会能力及 应对能力，下一步如何适应这个行业，如何与会展业对所需的人才相对接，如何 能让自己在未来的工作中得心应手，以顺应这个时代的发展。 篇三 :《接待礼仪实训报告》 重庆文理学院旅游学院 礼仪接待实训 之旅游礼仪风采展实训报告 （照片） 专业 11 工商管理旅游管理 [职] 班级 2011 级 学号 20112018102 姓名 指导教师 实训性质 集 中 实 训 实训时间 2014 年 4 月 22 日— 2014 年 5 月 9 日共 18 天 集中实训报告 篇四 :《浅谈做好会务工作的实践和体会》 {会议接待实习总结 }. 浅谈做好会务工作的实践和体会 接待也是生产力，会议组织和管理是办公室人员的一项重要工作内容，会务 的组织水平和服务质量越来越受到各级领导的重视，同时也成为衡量办公室工作 水平的一个重要要素。 近年来， 我厂在会务服务工作中， 着力探索会务服务量化、 环节细化， 逐步规范会务工作流程， 力求使会务工作规范、 标准， 增强可继承性、 可借鉴性和实用性，进而不断提高会务组织服务水平。 一、缜密筹划，充分准备，做到有的放矢 细节决定成败，规范体现水平，会议取得成功的前提是要有个缜密、可操作 的筹划。针对每次承接会议的特点，我们注意把握会务工作规律，高标准要求， 细化四项工作，做好会议的准备工作。 会务手册编制科学细致。 在详细制定会议预案、 准确制发会议通知的基础上， 我们注意科学安排会议日程，合理设置会议编组。认真考虑什么性格的人适合干 什么性质的工作，量才使用，发挥长处。 2009 年庆典活动策划之初，第一稿会务手册完成后，我们精益求精、苛求 完美，没有因为完成就可以，而是向公司总办及时讨教、学习，在上级部门和领 导的指导下，细化整改了会务手册，最终修改完成的稿，虽与初稿有所不同，但 内容更加细致、结构更加科学、时间安排紧凑、可操作性更强。在此基础上，反 复校 对人员名单，撮要阐明注意事项，使会议指南简明扼要，一看即懂，让与会 人员一册在手，释疑解惑，为会议的顺利进行打下了坚实的基础。 文件材料撰写细心认真。领导讲话、主题报告、典型材料等具有保密要求和 时限要求，办公室人员起草后反复修改，还形成了集体修改材料的惯例，这样一 来不仅促进办公室工作人员提高写作水平，而且集中大家智慧，确保内容更趋全 面、质量更趋上乘。同时按照油田公司要求，我们还对这些会议文件和材料在格 式上统一规范，文稿敲定后办公室每个成员都要进行阅读，再次查找错字、错标 点等易疏忽的地方，几易其稿，终成终稿，为会议的有序运转奠定了基础。 后勤保障工作细微到位。我们坚持后勤保障工作与其他会务工作一起谋划， 同步到位。落实“三到位”原则，即 准备工作到位会议食宿、医疗、车辆、证件制作、会场刀旗、横幅、材料印 刷等工作提前着手准备，为会议召开做好所有准备工作。 布置工作到位现场布置工作必须详细、清楚，工作任务、各环节衔接等必须 向会务人员交待明白，哪个地方有问题，必须提请会务人员注意，及时解决，如 宣传手册、报纸等宣传物品的摆放专门请教业内专业人士，拉线对直，力求整齐 划一，尽善尽美。 2007 年组织进行了公务礼仪接待培训，针对厂办公室、会场 服务人员和基层单位管理人员进行现场指导和培训。 检查整改到位对自己职责范围内的各项工作，不厌其烦地检查落实，小到笔 的摆放，大到整个会场设备、 楼外宣传品等都要及时检查， 不放过任何一个细节， 遇到问题无论在哪里，能及时整改，不推诿、不疏忽。 {会议接待实习总结 }. 加强联络沟通，提高会议质量。具体加强五个层面的沟通，加强与公司总办 的联络，争取指导与帮助；加强与会议相关科室的联络，及时解决漏洞；加强与 来宾的联络，及时调整名单、座位、发放物品等；加强与会务服务的宾馆、酒店 的联络，提前收集好资料；加强会务组工作人员相互之间的沟通，做好协调统筹 规划。 二、精心运作，规范服务，做到环环相扣 “智者千虑，终有一失” ，会议一旦开始了，各种突发因素随时可能发生，我 们即按照手册各司其职，又灵活、主动进行突发状况的应急处理。 ——严谨。会务人员要按照会务手册规范运作，每个工作人员都要注意在会 务工作整体链条中找准位置，自觉做好职责范围内的事情，确保事事有人管，人 人有专责。会务人员之间加强联络与沟通，对会议材料的发放、大小会议的交叉 通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、座次安排、会场秩序维护等工作， 密切配合，拾遗补缺，形成会务工作一盘棋。通过每个部位的有 序运作，保证了会务工作整体运作严谨、顺利进行。 ——灵活。会务人员在坚持按照既定方案和程序操作的同时，又要注意处理 好随即是想，创造性的开展工作。随机应变，解决会议中的突发状况处理能力。 ——主动。虽然会务手册能做到事事有人管，人人有专责，但执行中总有外 界原因顾不过来的，会务工作人员应该，团结协作，互相帮助，对一些与己责任 不大，可处理可不处理， 但影响会议质量和效果的事情， 要主动介入， 不推不让， 妥善处理，保持和维护正常的会议秩序。 ——高效。着力强化效率观念，雷厉风行，高效率地完成职责任务。比如召 开会议前我们会及时将有关文件、讲话稿送达相关人员，及时做好会议记录，及 时收集参会人员的意见和建议。会议期间与会代表的合理提议我们都会及时进行 完善，从而做到服务高质量，工作高效率。 三、善始善终，深化服务，做到紧凑有序 这是会务工作的重要组成部分。会议结束后，要及时收尾，善始善终，会后 工作的主要内容有组织代表离会、 整理会议记录、 起草会议纪要、 撰写会议简报、 发布会议新闻、材料归档等。 注重会议代表离会工作。代表离会工作做不好，容易使人感到会议安排有头 无尾，有始无终，“会散茶凉”之感，同样会影响会议的效果。我们在几次的大型 会议后，一方面周密安排好与 会代表离会的送行、后续住宿、餐饮等工作，保证与会代表满意而归。另一 方面对会议代表清退、酒店、会场遗留的文件及时收存，防止失密事件的发生。 注重会议宣传报道及时。营造贯彻落实会议精神的氛围。在会前制定宣传报 道计划的基础上，加强与新闻单位的联络，紧扣会议主题拟定新闻通稿，按会议 统一口径开展宣传报道，使整个宣传报道工作有计划地展开，营造会议传达的舆 论声势。 注重会后督促检查到位。强化落实会议精神的功效。这是会务工作的延续与 深化，对会议决定的事项和部署的任务，厂办及时明确承办部门和办理时限，跟 踪检查督办，并定期针对厂内各类会议安排的重点工作进行督查、督办。 四、总结经验，建立档案，做到分享提升 提高会务工作水平