公司接待工作总结 4页

公司接待工作总结 篇一：商务接待工作总结 商务接待工作总结 时光飞逝，不知不觉加入鸿雁已有三个多月了。在这三个月的试用期里，我在公司领导和同事的关心帮助下，顺利完成了相应的工作。为进一步完善会议接待流程，将我司的接待工作提升到一个新的高度，本人特将自己参与会议接待后的一些经验及发现的问题进行总结： 对于会议接待工作，必须做到细致入微，会议接待前期的准备工作是否充分是接待任务能否顺利完成的关键，准备工作主要分为以下几个方面： 1、及时与对方对接人及本方对接人沟通，了解清楚会议内容及客人行程等情况，同时征求公司领导意见，是否有特殊要求； 2、落实会议场地，调试音响设备，并根据对会议是否用及投影设备及时调试； 3、根据对方参会人员姓名制作座牌并按职位高低情况合理摆设； 4、准备会议的相关资料，包括提供给对方的资料以及提供给我方领导的资料； 5、确定客人来司的出发时间，落实接待用车，驾驶员必须提前5分钟启动车内空调，待客人离开时，驾驶员必须提前将车停靠在尽可能离大楼出口较近的位置； 6、会议用品准备，包括会议用纸、用笔、用水、水果、鲜花、相机、录音笔等。 7、有用餐安排的，必须提前做好用餐地点，规格的落实以及席位座次的拟定。 在接待过程中，必须注意到以下几点： 1、着装规范，统一工装； 2、行为举止规范，符合公司文化。包括正规礼仪标准下的电梯内站位、让道、站姿、坐姿等行为； 3、认真做好会议记录。 接待任务完成后，还需要进行及时的总结，包括会议记录整理、影音资料整理、接待总结等。 会务接待工作过程中也发现了一些工作问题对此也做出总结与思考： 1、在工作中主动性不足，与领导沟通较少，遇事考虑不够周全、不够细致。所以需要加强与会务通知部门领导的沟通，能够全面、细致地进行各项会务工作 2、文字功底欠缺，在信息报送环节没有做到及时抓住工作信息亮点，导致信息数量和质量不高，影响工作质量。所以需多加锻炼文字功底，多学习多交流，努力提高工作质量。 3、必须加强与对方对接人的联系，及时确定客人方位，并及时反馈信息给公司领导，以保证公司领导能够准时迎接客人。4、应提高对临时变动事件的应急处理能力，必须从根本上通过加强与对方对接人的联系，第一时间获知临时变动情况。 会务接待是一项繁杂的、需要细致对待的工作，每一场会议接待任务的顺利完成，需要整个会务接待组全体成员的共同努力。在以后的工作中，我将和会务接待组其他同事一道，用心学习业务知识，努力提升服务质量，用一场场会务接待任务来检验我们的工作成效，在工作中不断总结完善自身素质，将会务接待工作做的更好、更出色。篇二：会务接待工作总结 会务接待工作总结 2012年10月17日至18日，中国企业家思想俱乐部一行9人在秘书长于彦忠的带领下，莅临****集团指导考察。本次工作的具体接待工作由公司行政人事部负责。本次活动的接待工作无论是从人数上还是规模上，是***集团第一次高规格、高级别的隆重接待。活动期间，公司圆满完成了接待工作的各项任务，展示了公司的接待能力和服务水平，现总结如下： 一、规范高效，各负其责 本着“规范、高效”的原则，为切实做好接待中国企业家思想俱乐部一行的服务工作，在集团公司领导的精心部署下，行政人事部提前数天成立了会务筹备工作小组，统筹协调有关接待服务工作。筹备工作小组成立以后，结合本次会议特点，筹备小组动员行政人事部全体人员明确划分了每个人的工作任务，提出了具体的工作要求，确定了工作时限。 经过划分，住宿安排、就餐安排、会议安排、旅游参观安排、车辆保障、车辆调度、等任务都落实到人，人人各负其责，相互衔接，相互帮助，在筹备人员的一致努力下，各项工作环环相扣，井然有序，确保了本次会议得以顺利圆满完成。 二、群策群力，精心安排 本次会务接待工作在领导的精心部署下，由总裁助理亲自挂帅，精心组织，全面指挥。会务组所有工作人员心往一起想、劲往一处使，团结协作，敢打敢拼。大家分工不分家，在做好各自工作的同时，遇到重要任务、技术问题时，大家都是齐心协力，一齐上阵，在公司会议室、接待室、住宿酒店、武侯祠等场所，都留下了行政人事部人员忙碌的身影。应该说，会务组任务的圆满完成，是所有筹备人员共同努力的结果。 本次会议接待期间，会务组精心安排，使得会务和休闲两方面互相补充，相得益彰，取得了很好的效果。例如，在办公大厦前使用升空气球，在一楼大厅使用地排和显示屏来播放迎接标语；在公司电梯到会议室使用红地毯，凸显隆重喜庆氛围；安排观看四川的曲艺表演，参观武侯祠，让中国企业家思想俱乐部一行了解四川浓厚的文化气息。 三、经验与教训 （一）归纳起来，有如下的经验值得传承： 1、得到会务接待的消息后，公司分别举行了全体员工会议和行政人事部工作会议，传达了此次会务接待的内容、重要性和具体接待任务。 2、行政人事部根据此次会务接待要求，整理出了责任落实到个人的会务接待流程。 3、根据会议安排，组织实施会场布置、酒店住宿、车辆安排等相关横幅、升空气球、地毯等具体事项，经过几天的。加班加点、昼夜工作，确保了会务开始之前各项准备工作的逐步完成。 4、在中国企业家思想俱乐部一行9人的会议行程变化后，迅速作出调整，重新统筹安排时间，保证了在有效时间内各项行程的顺利实施。 5、精心安排，注重细节，比如在贵宾接待室合影时，各位嘉宾在台阶上站位时，可根据提前布置好的嘉宾名称依次排列站位。 6、负责会务接待的各位员工加班加点、精诚合作，较好的完成了各项工作。 （二）本次会务工作值得吸取的教训如下： 1、制定详细方案。提前部署筹备工作，不要临阵磨刀，留出充分的时间来筹备会议所需要的各项工作。 2、提前制定《会议接待指南》，而不只只是工作流程。制定完整的工作安排计划，会让整个会务接待工作事半功倍，不慌不乱。 3、分工要精心明确。此次会务接待工作大部分环节的工作安排没有专人负责，都是临时安排，应该将各项工作平均分配，每个环节有专人负责，责任到人，避免多人重复做一件事情，这样即可以提高工作效率，又可以保证各项工作的保质保量的完成。4、做好会务接待工作的应急预案。如此次会务接待工作中，应该提前做好应急方案，以应对会务接待流程的变化。 5、提前安排好会务接待中的休闲活动。比如去武侯祠、杜甫草堂等景点的参观，要提前安排在接待流程中，根绝对方的时间，合理安排。 ‎ ‎ 6、会议中除了安排摄影外，还要安排2个摄像机位，一个负责整个会议流程，一个来抓拍会议中的细节。 7、及时对接督查。在会议前期组织筹备中，我们根据工作情况，适时召开各工作小组碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况。协调解决工作中遇到的困难和问题。及时沟通工作情况，对第二天各项工作进行对接核查，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。 8、提前联系新闻媒体来现场报道采访，扩大公司知名度。 9、加强会前查验。会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。 10、及时总结建档。及时组织会务服务人员对整个会议组织服务工作进行总结。总结成功经验，分析存在的问题和不足，不断完善会务工作流程。同时，对会务工作文档及时收集整理立卷，为今后同类会议提供参考借鉴。 总之，本次会务接待工作紧张有序，充分展示了***集团全体人员的朝气蓬勃，全体会务筹备工作人员都能树立大局观念和一盘棋思想，各负其责，分工不分家，加班加点，对交叉性工作加强沟通、相互衔接、相互帮助，确保各项工作高效率运转、高质量完成，圆满地完成了筹备领导小组交办的各项工作任务。篇三：接待客户的总结 1. 关于接待客户 需要确认以下问题： 1. 客户什么时候到达 2. 我们什么时候出发，大概什么时候到达见面地点 3. 与客户约好显眼易找到的地方见面 接到客户以后，可以在车上与客户交谈，最简单的topic就是以前有没有来过深圳呀, 一般大客户都来过深圳很多回，因此可以问一下深圳与他去过的其他城市有什么不同，他认为深圳有什么特点， 同时可以聊深圳的工业，比如著名的富士康，华为， 深圳的居住环境，气候， 天气等都可以成为话题， 聊到富士康就可以聊一下苹果iPhone， iPad等电子产品，老外当中果粉还是蛮多的。还可以与客户聊一下他的家庭成员，儿子还是女儿，有几个孩子等。 经常来中国的客户一般都去过中国的很多个大城市，所以与客户聊各个城市的区别以及居住环境不会显得很尴尬，有时候客户也会聊客户的国家，这时候也可以聊一下自己的看法，适当表达一下自己的向往，夸一下客户的国家，哈哈。 2. 关于客户提到的邮件的写法 据Eric的亲身经历， 每天收件箱会受到40-50封邮件， 加上被系统自动过滤到Spam的邮件，一天大概收到100封邮件，当然啦，不同的公司数量不一样，但是共同点就是：客户每天会收到many many many many emails。对于熟悉的公司或者联系人会直接回复， 对于收到的陌生人、陌生公司的邮件， 如果邮件内容不够吸引人，会直接delete或者忽略， 那么如何写出吸引人的邮件？ 首先，邮件开始how are you 之后先上一张你想推荐给他的产品的图片让他知道这封邮件是想说什么， 纯文字的Email除非你是他熟悉的人，不然你就等着吧，客户早就delete或者忽略了，图片上面最好标上产品的特点或者亮点，吸引客户的注意力。图片的大小最好不要超过100KB，图片太大加载很慢，客户会不耐烦，然后你的email 就被悲剧了， 超过1M的图片简直就是disaster。 其次，邮件的主题要直接表达出你邮件的目的， 你想推荐什么或者有什么目的直接在主题里写明。 再次， 图片之后就是你想写的txt， 内容简洁，表达直接， 尽量做到每句话在邮件里都是有用的，不要弯弯绕， 客户太忙了，时间很宝贵， 不要浪费客户的时间。邮件的内容要体现出我们所提供的产品有什么与众不同的地方，可以上我们比较好的竞争对手的网站上看一下别人是怎么写的。最后总结一下，最最最重要的一点就是，图片在前， 文字在后，‎ ‎ 与众不同。 以上几点，仅供参考，如有更好的建议，请大家踊跃提出。飘走~~谢谢大家！ 关于Eric提出的对我们公司办公室及产品的意见和建议： 1. 前台的灯光不喜欢正白， 欧洲客户比较喜欢暖白光，最好是可调光； 2. 业务办公室墙上的钟涉及的国家不全， 同时， 用国家代替城市比较好， 不过 这些都是小问题，客户不一定会注意到这些； 3. 600*600尺寸的开模款面板灯太普通了，他们想看到不同的和技术创新； 4. 质量很重要， 欧洲客户愿意pay for the quality； 5. 目录册的设计要突出我们产品的不同，给客户留下注重创新，设计独特的公司 印象。《》 公司接待工作总结