提高办公室工作水平的调研报告 5页

提高办公室工作水平的调研报告 ‎ ‎　　办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门。办公室具有执行者和领导者的双重角色，是一个机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。因此，要做好新形势下的办公室工作，也就要求我们要进一步转变工作作风、改进工作方式、加大服务力度、提高服务质量。通过调查了解，对办公室工作有如下思考。‎ ‎　　一、当前办公室存在的主要问题 ‎　　1、部分单位对办公室工作重视、关心不够。部分乡镇、县级部门对办公室工作认识有误区。认为办公室就是“打杂的”、“只会用钱的”部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支持。突出表现为办公条件较差，经费相对较少，人员配备相对较少。‎ ‎　　2、办公室队伍存在“三少”。一是年轻人少。办公室队伍严重老龄化的主要原因是办公室工作繁杂，工作时间也不能象其他部门一样灵活安排，且加班时间多，又没有相应的补贴，所以好多人员不愿到办公室工作。同时，我县公务员队伍考录名额只有极少部分被安排到办公室工作，造成办公室队伍年龄结构断档。二是从事具体工作的人少。一些乡镇、部门在机构改革后，把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到办公室，造成办公室人数虽多但从事具体工作人少的局面。三是专业人员少。文秘人员严重缺乏。超过三分之二的乡镇党政办和近一半的县级部门办公室能担任文秘工作的只有1 人，一半以上的乡镇和部门都是由办公室主任亲自从事文秘工作。并且，现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训，在草拟文件和写作文稿方面，基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”，制发的文件和草拟的文稿质量不高。乡镇党政办在收发文程序的各个环节上还很不实用，很多乡镇都是采取纸质登记表收文，很多文件查找工程量巨大，很不方便，效率大大降低。‎ ‎　　3、办公室日常工作多，创新工作少。一是文件制发泛滥，随意性发文现象严重。虽然县委办、县政府办每年都发文要求控制发文数量，但文件滥发的现象并未得到遏制。甚至收发的文件大部分都要求以正式文件形式上报，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公。二是工作创新少。在现实工作中，还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。办公室主要精力被用于应付事务性工作，对自身工作总结反思少，调研工作少，客观上，领导极少安排办公室人员调研机会，办公室人员也忙于应付事务性工作，主观上，办公室人员也缺乏工作主动性，导致办公室对单位全面工作不熟悉，文件和文稿草拟多为“闭门造车”，缺乏针对性，办公室参谋助手作用发挥不明显。‎ ‎　　4、上级部门的指导、管理不到位。办公室与其他职能股室不同，没有明确的主管部门，县委办、县政府办虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关系，在管理上存在真空。同时办公室工作无法量化，难以统一考核标准难以进行评定、表彰。近年来，办公室人员接受系统的办公室工作培训和指导较少。所以办公室人员缺乏归属感，缺乏荣誉感工作热情不高。‎ ‎　　一是眼界不够开阔，思路比较狭窄。新的形势要求办公室工作必须具有世界眼光、变革精神和创新思维，而目前我们在一定程度上还存在着用旧的思维方式、旧的工作方法考虑问题，接受新思想、确立新观念、打开新思路、开拓新局面的能力还不够强。‎ ‎　　二是忙于事务性工作多，参谋助手作用发挥不充分。被动服务多，发挥主观能动性少。在我县实现跨越式发展的征程中，办公室应高速运转，充分发挥服务、参谋等作用，但目前我们陷于事务性工作比较多，跟中心、想大事、站在更高层次思考问题不够，为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。‎ ‎　　三是满足于完成眼前工作，创新意识不强。在现实工作中，还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。‎ ‎　　四是督促检查的视野不宽，深度不够。相对来讲，对领导批示和交办事项的专项查办以及重大事项的督办做得较好，对群众反映强烈的热点、难点问题主动服务不够。‎ ‎　　五是学习不够深入，调研成果少。由于办公室平时工作较多，导致学习不够深入，不够专业，周末学习制度没有很好的贯彻落实;亲自下基层进行调研的少，可供领导参阅的有价值的精品调研报告少。‎ ‎　　二、做好下一步工作的几点想法 ‎　　1、领导重视要到位。领导重视是做好办公室工作的关键。一是加大办公室工作人员提拔重用力度。各级各部门在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员。二是全力保障工作经费。对办公室特殊岗位，如党政网专职工作人员，可以给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。三是重视办公室硬件建设。办公室应配备专用电脑，另外，传真机、打印机、复印机、数码相机等办公设备也应配齐。‎ ‎　　2、人员保障要到位。一是优化办公室人员年龄结构。对新考入公务员，除有特殊要求外，首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以半年至一年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。全面落实多岗锻炼和工作代理制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。三是加强专业人才队伍建设。建立办公室领导干部和文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，适当放宽对办公室选人用人的种种限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。‎ ‎　　3、主动工作要到位。一是进一步遏制发文过滥现象。从县委办、县政府办做起，每年初对县级各部门全年发文数量进行规定，可根据上年发文总数的90%来确定上限，以后按此比例逐年递减，对县制发的文件不要求乡镇每件都写出对应的实施方案、总结努力避免“以文件落实文件”对乡镇、部门上报的各类材料能不用公文形式的尽量不用公文进一步规范使用党政网“公文交换箱”县信息办应该定期清查对发文单位不分主送单位一律全县普发的、按规定不该进入公文交换箱的由县委办、县政府办督查室进行通报批评。二是进一步规范发文程序。严格按照文件起草、办公室文字初核、分管领导会签、主要领导签发、办公室和起草部门共同校核、印制正式文件的程序发文。实行涉秘文件专人管理制由专人收发密级文件并按照密件登记、送领导审阅、阅后立即收回、另行交办、专柜存档、年终交回发文部门的程序严格涉秘文件的办理。三是加强无纸化办公管理。除涉密或有特殊规定的公文、资料外其他公文、资料都应该通过党政网“公文交换箱”或“个人资料交换箱”进行传送尽量减少纸质材料打印逐步实现无纸化办公。四是建立超前快捷的信息调研机制。开展全员办信息调研，将信息调研工作纳入办公室岗位目标责任制中，任务量化到人。可实行办公室工作人员联系行业及股室工作的信息调研工作机制，分口负责信息调研工作。各单位可以自办信息调研刊物，出版间隔时间由各单位自定，为领导了解情况及决策提供依据。实施信息调研采编奖励，各单位可根据自身情况对信息调研文章的编写及被上级部门采用给予奖励，以提高其工作积极性及信息调研文章质量。五是建立高效有力的督查督办机制。加大公文督办力度建议乡镇和部门在公文处理签上设立“是否纳入督查督办”栏，对领导确定需要进行督查督办的事项或领导交办的其他督办事项，由办公室安排专人进行跟踪督办，并将结果及时反馈相关领导。强化机关工作人员上下班督查，特别是乡镇应加强对县级部门派驻乡镇机构人员上班情况的督查，对未按照上下班制度严格上下班的进行通报，并将通报情况报送主要单位领导和派驻机构的主管部门领导。‎ ‎　　4、指导管理要到位。一是加强培训指导。每年由县委办、县政府办组织开展1-2‎ ‎ 次全县办公室系统业务培训特别要加强对办公室新进人员的业务培训。当前急需进行的是公文处理和公务礼仪知识培训。建立跟班学习制度各单位选送办公室工作人员到两办相应股室跟班学习有针对性地提高业务能力县委办、县政府办也应积极推荐工作人员到市级或更高一级党委、政府办公室跟班学习学习上级的先进经验和工作方法。二是加强学习交流。建立全县办公室系统年会制度和业务交流制度每年由县委办、县政府办召集全县各级各部门办公室主任召开一次年会总结工作交流经验。由各乡镇分片区、县级各部门分系统每季度召开一次办公室业务交流会同时还可根据工作需要适时开展其他形式的业务交流会。三是落实表彰激励。探索对全县办公室系统进行考核评定逐步建立完善相关制度以县委办、县政府办的名义每年对先进办公室和先进个人进行表彰，以提高工作积极性。‎