备好演讲稿的三个问题 3页

问题一、我希望我的听众知道什么 ? 开始准备简报前，你先问自己第一个问题我希望我的听众知道什么 ?思考过 后，你决定你要让他们知道，其实有更好的方法，把电子邮件运用的更有效果。 这是你心中笃定的感觉，可是你没有数据去证明。所以，你开始在网路上做快速 的搜寻，并且发现商务人士平均花三到四个小时在阅读、书写以及管理他们的电 子邮件信箱。很幸运地，你找到一则来自《哈佛商业评论》的文章，所以这下你 可以确定，你的听众都会相信你提供的这则讯息。 问题二、我希望我的听众们看到什么 ? 接着，你进行下一个问题我希望我的听众们看到什么 ? 商务人士每天工作八到十个小时， 所以， 在他们的工作时间中有超过 40% 都 花在那些电子邮件上，这还不包括接听电话和开会，到底他们何时有空去处理他 们真正的工作──那些他们被花钱请来做的工作 ?这就是你希望他们看见和感受到 的为了让工作更有生产力，他们需要更多时间专注在工作上、少一点时间去使用 电子邮件。 所以，你决定创造两个例子当人们用习以为常的方法读写他们的电子邮件， 会发生什么事 ?而当他们改变习惯， 用更能达到效果的方法处理电子邮件， 又会发 生什么事 ?你比较两种情境， 并且展示给他们看这样， 如果听从你的建议， 可以省 去多少时间。你用了很简洁、有吸引力的投影片让他们知道两者的不同。 问题三、我希望我的听众们怎么做 ? 一旦你确定你的听众已经感受到「改变习惯」的价值，你就可以进行最后一 个问题我希望我的听众们怎么做 ?理所当然地， 你会列出一张让开始更有效率使用 电子邮件的 「动作清单」 ，在投影片上放上三到五个建议， 然后请你的听众们提问。 以下是五个「动作」的例子 1、一天只要花三次时间检查自己的电子邮件信箱，并且关掉新邮件的 .通知 功能。 2、使用「搜寻」功能来找出讯息，不要把来自同一个人的邮件往返一一打 开又关起来。 3、读信的同时也做回覆的动作，这样才能省时间。如果这个讯息没有储存 的必要，回覆后就可以删除了，你的信箱才不会塞满不必要的讯息。 4、撰写信件时尽量简短、贴心。利用条列式的方法表达你的想法，尤其是 「To-do 」清单。 5、不要「回覆所有人」 ，那会使得需要读写这封邮件的人呈倍数增加。写给 那些真的确定、绝对、必须要知道你邮件讯息的人。 【备好演讲稿的三个问题】