浅谈电子文件运动情形异常必须满足的条件的论文 7页

　　浅谈电子文件运动情形异常必须满足的条件的论文　摘要：电子文件运动情形的异常是当前中外许多档案学者都持有的观点，根据文件运动的本质，本文论述了确认电子文件运动情形异常必须满足韵几个条件，并指出，除条件一必须满足外，其余六个条件只需任意满足其中之一便可确认，如果这六个条件都不能满足，则不能确认电子文件运动情形的异常。另外，笔者特别指出的是。不同于文件生命周期理论内容的电子文件管理情形并不能作为电子文件运动情形的异常来看待。因为文件管理毕竟不同于文件运动。　　关键词：电子文件运动；异常；条件　　　　电子文件运动情形的异常是当前中外许多档案学者都提出和肯定的观点，但也有部分学者对此持否定看法。笔者以为，判断电子文件运动情形是否存在异常，首先需要我们提供科学判断异常的标准或条件，而据笔者观察发现，当前持有异常观点的学者判断异常的条件其实是模糊不清的。根据文件运动的本质，笔者提出，要确认和肯定电子文件运动情形的异常必须满足以下一些条件：　　　　1　　电子文件运动概念与纸质文件运动概念本质的相同　　　　我们知道，所谓“异常”，是指“不同于寻常”，因此，对异常现象的认定和描述是以寻常现象作为参照对象的，把不同于寻常的现象归为“异常现象”\n。电子文件运动情形异常现象的认定和描述同样也有特定的参照对象，这就是寻常的文件运动现象，而电子文件运动情形剖析时的所谓寻常的文件运动现象，就是我们之前熟悉的纸质文件运动现象。文件生命周期理论是基于纸质文件实践而产生的文件运动规律情形，所以，电子文件运动情形异常现象的认定和描述，事实上又是以文件生命周期理论中所述的文件运动情形为参照对象的，把所有不同于文件生命周期理论内容的情形归为电子文件运动情形的异常现象(作者注：电子文件运动情形异常现象的认定和描述，事实上是以文件生命周期理论为参照对象的)。.但电子文件运动情形与纸质文件运动情形可比的前提是电子文件运动概念与纸质文件运动概念的相同，只有在此前提下，如能发现电子文件运动情形有不同于纸质文件的特殊内容，我们才可确认电子文件运动情形异常现象的存在；如果电子文件运动概念与纸质文件运动概念本身存在有差异，那么电子文件运动情形与纸质文件运动情形根本就不具有可比性，所谓电子文件运动情形的异常现象也就不具有任何意义。　　　　2　电子载体与数字记录会影响和改变文件价值及其变化规律　　　　文件运动概念的相同是不同类型文件运动情形得以可比的前提。同时，我们知道，文件运动的本质不是指有形的物质运动，即不是指文件的移交、保存地点的变化等的位移运动，而是指由于文件能够呈现价值或说由于文件拥有生命而导致的抽象的、无形的运动形式，是概念性的。文件如果始终不移交、保存地点一直不变，即文件始终不发生位移，但文件照旧可按自身规律在运动着。如果文件始终不能呈现任何类型价值，则文件便无任何运动可言；如果文件能够呈现的价值类型不发生变化，或说文件在某一时空范围内始终呈现出同一价值类型，那么，我们就说该文件的运动状态没有发生变化，或说该文件始终处在同一种运动状态中。只有当文件呈现的价值类型发生变化时，文件运动状态才发生变化，文件才从一种运动状态跨入了另一种运动状态，因此，文件运动本质上是由文件价值的拥有及其变化规律所决定的。　　如果电子载体与数字记录会影响和改变文件价值及其变化规律，即如果电子文件形成后的价值类型呈现及其变化规律不同于纸质文件形成后的价值类型呈现及其变化规律，那么就能充分证实电子文件运动情形异常现象的客观存在。如果文件载体从纸质载体变为电子载体后，文件价值及其变化规律并没有产生任何变化，即其与纸质文件价值及其变化规律完全相同，就不可能产生电子文件运动情形的异常现象。　　　　3　电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的过程　　　　在电子文件运动理论的研究中，常有“纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件”的描述，这似乎告诉我们，纸质文件运动过程是线性的，而电子文件运动过程是非线性的，似乎电子载体与数字记录影响和改变了文件运动的过程。\n　　应该说，文件生命周期理论确实是在纸质文件管理实践中产生的，它所揭示和描述的文件运动也确是那种从生成到处置的线性过程，是一维的、定向的文件运动。由此，中外许多档案学者均首肯和断言纸质文件运动过程就是那种从生成到处置的线性过程。如果纸质文件运动过程确实仅是如此，同时，我们又发现了电子文件的运动过程并非如此，那么，我们便可确认电子文件运动情形的异常。但我们要问：纸质文件运动过程难道真的只是线性的吗?文件生命周期理论是否揭示和反映了纸质文件运动的全部?如果文件生命周期理论已经揭示和反映了纸质文件运动的全部情形，那么，纸质文件运动过程的线性性是明确的，但如果文件生命周期理论其实只揭示和反映了纸质文件运动的部分情形，而非全部情形，纸质文件运动情形除此外还有其他内容，纸质文件运动过程的线性性就值得商榷和反思，电子载体与数字记录能否影响和改变文件运动的过程就值得我们深入思考。　　　　4　电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的整体性　　　　文件运动的整体性是文件生命周期理论的首要内容，它告诉我们，文件运动首先具有整体性，所以，纸质文件运动具有整体性特点。是指纸质文件从形成到最后消亡或作为档案永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，纸质文件在这一过程中是前后衔接、密切相关的，组成了一个完整、有机的运动过程，纸质文件运动的整体性特点主要由两个因素所决定的：其一是广义文件的客观性；其二是文件价值的连续性。那电子文件运动是否也具有整体性呢?如果电子文件运动不具有整体性特点，这就说明电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的整体性，从而也就能证实电子文件运动情形的异常。　　　5　电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的阶段性　　　　文件运动的阶段性也是文件生命周期理论的重要内容，只是阶段性是在整体性之下的阶段性，所以，纸质文件运动具有阶段性的特点，在其形成到最后消亡或作为档案永久保存，或者说从现行文件到历史档案的整个生命过程中，运动状态前后之间存在的差异性告诉我们，纸质文件全生命过程中的运动状态并不是一成不变的，而是常会发生变化的，存在差异。\n　　无疑，电子文件运动阶段与纸质文件运动阶段在本质上也应是相同的，那么电子文件运动是否也存在有阶段性特点呢?如果其不具有阶段性特点，这就说明电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的阶段性，从而也就能证实电子文件运动情形的异常。　　在电子文件运动理论的研究中，常有“不同阶段之间没有明确的界限”的描述，许多学者据此认为，电子文件运动过程没有阶段之分，至少阶段不明显。对此，我们要问的是，文件运动阶段的存在是由文件前后呈现的价值类型的不同，还是由文件前后所处地点的不同所决定的?电子文件运动过程中难道没有什么差异发生吗?或者说电子文件运动阶段难道真的不存在吗?这里所谓的“不同阶段之间没有明确的界限”究竟是运动阶段间没有明确的界限，还是管理阶段间没有明确的界限?管理阶段间的明确界限在一定条件下，可以作为运动阶段间界限的外在标志或观察窗口，但管理阶段间没有明确的界限就代表运动阶段不存在吗?电子文件运动过程是否仍然可以划分为若干阶段?划分几个运动阶段是否仍然有意义?只有完全清楚这些问题，我们才能明白电子载体与数字记录是否会真的影响和改变文件运动的阶段性。只有电子载体与数字记录真的影响和改变了文件运动的阶段性，才能说明电子文件运动情形的异常。　　　　6　电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的形式或方向　　　　文件生命周期理论反映出的纸质文件运动是纵向的、一维的、直线的或线性的，而在电子文件运动理论的研究中，常有“同一份电子文件可以在不同的领域同时得到使用，同时处于不同的运动阶段……”的描述。由于计算机技术及网络技术的支持，电子文件的利用和价值实现能力确实要大大强于纸质文件，同一份电子文件给人的感觉似乎可以在不同的领域同时得到使用，同时处于不同运动阶段。而同一份纸质文件虽然也可以在不同的领域得到使用，但绝不可能同时得到使用，必须先后使用，因为电子文件利用无须拥有，远程利用也可，而纸质文件利用必须首先拥有，非近距离利用不可。许多档案学者据此认为，电子文件能同时处于不同的运动阶段，而纸质文件却只能先后处于不同的运动阶段，电子载体与数字记录影响和改变了文件运动的形式或方向，说明了电子文件运动不同于纸质文件运动，是非线性的，多维的。\n　　当然，在此有两个问题我们必须清楚，其一是，我们确实发现许多不同用户似乎可以同时访问同一份电子文件，但实际上，计算机对不同的用户终端也是顺序先后、分时服务的，只是计算机的运行速度太快，分时间隔太短，人无法感觉而已，所以，我们要问：同一份电子文件是否真的可以在不同的领域同时得到使用?同一份纸质文件在不同的用户间使用时，分时间隔较长，给人的利用先后感觉十分明显，所以，纸质文件不能提供这样的使用，但它难道因此不能同时处于不同的运动阶段?其二是，文件运动究竟取决于文件价值的拥有还是文件价值的实现?文件利用只是文件价值的实现问题，也是文件运动的观察窗口，但我们能否单纯地以文件利用状况来判断文件运动情形呢?这样的判断是否与文件运动的本质一致?只有这些问题清楚后，如果能证实电子载体与数字记录确实影响和改变了文件运动的形式或方向，我们便可以确认电子文件运动情形异常现象的存在。　　　　7　电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的顺向　　　　文件生命周期理论反映出的纸质文件运动是沿时间轴向纵深方向不断前行的，这样的文件运动是顺向运动的，没有逆向回头发生。但在电子文件运动理论研究中，常有学者指出：有时一份非现行的电子文件经利用又以现行文件的“身份”出现，或处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能…的描述，并把它作为电子文件运动情形的异常现象来看待，这里的所谓文件运动阶段的前后，显然是以我们熟知的文件生命周期理论中所展示的文件运动阶段的先后顺序为参照对象来描述的，指的是早已处于后阶段的电子文件又呈现出了前阶段时的价值类型，具体是又呈现出了处于现行期时的现行价值，这种文件运动情形显然是文件生命周期理论所不曾揭示和刻画过的，这也是被指为文件运动异常现象的理由。许多档案学者据此认为，电子文件运动情形存在有异常现象，电子载体与数字记录会影响和改变文件运动的顺向。　　当然，对于这种特殊文件运动现象的本质究竟是什么，档案界有两种截然不同的观点：其一是“回流”；其二是“横向”，承认回流就不会是横向，承认横向就不会是回流，在“横向说”看来，“回流说”不仅难以自圆其说，而且显然是把文件运动局限于一条直线上来刻画和认识的结果，这是不符合实际的；“横向说”不仅能够自圆其说，而且认为文件运动能多维发生，并不只是在一条直线上，这是符合实际的。只是，我们在此要关心的是，难道处于后阶段的纸质文件没有向前阶段转化的可能?这样的文件运动情形只是电子文件专有的?如果确实肯定，那么也就证实了电子文件运动情形确实存在有异常现象。\n　　我们知道，总体上，文件连续体理论是基于电子文件管理的最优化实践需要而创建的文件运动理论，档案界常把它看成是电子文件运动理论的代表，其中反映的文件运动情形明显与以纸质文件为基础而产生的文件生命周期理论中反映的文件运动情形多有不同，于是，中外档案界不少学者认为电子文件运动与纸质文件运动有若干不同之处，或说电子文件运动情形有异常。但这是否说明载体类型和记录方式对文件运动确有影响呢?如果电子文件运动仍由文件所能呈现的价值类型所决定，那么我们要问：这是否说明同样的内容信息在不同的载体类型上用不同的记录方式形成后，会呈现出不同的价值类型及其变化规律呢?如果确实如此，就说明载体类型和记录方式对文件运动真有影响，不同载体类型和记录方式的文件运动是不同的。但电子文件只是我们在新的生成环境下采用新的载体类型和记录方式而形成的文件，虽给文件带来了许多特殊性，但并未影响文件的本质，电子文件属于文件，　　“是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力”。…　　这七个条件除条件一必须满足外，其余六个条件只需任意满足其中之一就可确认异常。　　另外，需要注意的是，我们不能以文件管理的不同作为文件运动的不同来处理。文件运动理论研究的目的是为了更好地管理文件，因此，任何一个文件运动理论都不能仅有文件运动内容，还应有文件管理内容，其中的文件管理是文件运动指导的结果，文件生命周期理论和文件连续体理论都是如此，所以，不少档案学者常以文件连续体理论与文件生命周期理论的不同来说明电子文件运动情形的不同。由于文件连续体理论实质主要是关于电子文件管理规律内容的，所以，这些学者其实是以文件管理情形来作为文件运动情形的观察窗口，以文件管理的不同来说明文件运动的不同的。但文件运动与文件管理毕竟是不同的，文件运动阶段与文件管理阶段也是两个完全不同的概念，我们可以以文件管理情形来作为文件运动情形的观察窗口，但我们不能以文件管理情形来代替文件运动情形，或以文件管理阶段来代替文件运动阶段。从文件连续体理论和文件生命周期理论的不同，充分反映了电子文件管理与纸质文件管理的差异，但当前，中外档案界不少学者却以此来说明电子文件运动与纸质文件运动的差异，由此说明电子文件运动情形的异常，这种认识和推理是不妥的。与文件生命周期理论的不同并不能说明电子文件运动情形的特殊，如果与文件生命周期理论中的文件管理内容不同，并不能简单说明电子文件运动情形的特殊，即使与文件生命周期理论中的文件运动内容不同，也应进一步论证纸质文件是否也拥有这样的运动内容，文件生命周期理论其实并未揭示和反映纸质文件运动内容的全部。\n