第四章 UFO报表子系统 92页

第六章 UFO 报表 基本概念 会计报表格式设计 会计报表公式定义 会计报表的生成 会计报表的输出 掌握如何利用报表模版生成报表 掌握如何自定义报表 第一节 会计报表子系统的原理 一、功能目标： 1. 会计报表的编制 1) 报表管理：报表的设置、删除、备份和恢复； 2 ）报表定义：报表格式定义和公式定义； 3) 报表数据处理：报表生成、审核、汇总和合并； 4 ）报表输出：报表查询、打印和传输。 2. 会计报表的分析 一、功能目标： 1. 会计报表的分析 1) 定义分析指标：财务指标定义 2 ）定义指标数据来源：财务指标的计算公式定义； 3) 分析数据的生成：根据计算公式生成分析结果； 4 ）图形分析：根据分析结果制成各种分析图形； 5 ）输出分析的结果。 二、与其他子系统的关系： 与总帐子系统不同，会计报表子系统主要是从其它子系统中获取编制报表所需的数据，包括：总帐、工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、财务分析、采购管理、库存管理、存货核算和销售管理等子系统。 手工方式会计报表的编制流程 三、会计报表编制流程比较 计算机系统会计报表编制的基本处理流程图 三、会计报表编制流程比较 四、 会计报表子系统的功能结构图 参照课本 P73 图 4-2 第二节 UFO 报表子系统的基本概念 一、格式状态 和数据状态 （重点） UFO 将报表制作分为两大部分来处理 , 即报表格式设计和报表数据处理工作 . 1. 在报表格式下进行有关格式设计的操作 : 表尺寸 行高列宽 单元属性 单元风格 组合单元 关键字 定义报表的单元公式 ( 计算公式 ) 审核公式及舍位平衡公式 ( 非计算公式 ) 一、格式状态 和数据状态 （重点） 在格式状态下 , 看到的是报表的格式 , 报表的数据全部隐藏 . 在格式状态下所做的操作对本报表 所有 的表页都发生作用 , 并且不能进行数据的录入和计算等操作 . 一、格式状态和 数据状态 （重点） 2. 在报表的数据状态下管理报表的数据 , 包括 : 增加或删除表页 录入关键字 在数值单元或字符单元中录入数据 根据公式自动运算并显示结果 根据审核和舍位平衡公式执行审核和舍位 报表汇总和合并报表等 在数据状态下不能修改报表的格式 , 看到的是报表的全部内容 , 包括格式和数据 . 格式状态和数据状态可以互相 切换 . 二、单元 及单元属性 （重点） 1. 单元是组成报表的最小单元 , 单元名称由所在行列标识 , 例如 C8. 表示 ….. 其中 , 行号用数字 1—9999 表示 , 列标用字母 A—IU 表示 . 二、单元及 单元属性 （重点） 2. 单元属性 ( 即单元类型 ) 有三种 : 1) 数值单元 : 存放报表数据 ( 缺省类型 ), 可以是 1.7× （ 10E-308 ） -1.7×(10E+308) 之间的任何数 (15 位有效数字 ). 可以直接输入或由单元公式运算生成 . 2) 字符单元 : 也是报表数据 , 但不一定是数值数据 . 可以是汉字 , 字母 , 数字及各种符号组成的一串字符 . 最多 63 个字符或 31 个汉字 . 3) 表样单元 : 是报表的格式 , 是定义一个没有数据的空表所需的所有文字 , 符号或数字 . 对 所有表页 都有效 . 在格式状态下输入和修改 . 在数据状态下不允许修改 . 其中第一 , 二种类型在格式状态下设置 , 在数据状态下输入 . 三、区域 与组合单元 1. 区域定义 : 由一张表页上的一组单元组成 , 是一个完整的长方形矩阵 . 区域是二维的 , 最小是一个单元 , 对大是一个表的所有单元 ( 即整个表页 ). 2. 区域表示 : 起点单元与终点单元用 ” :” 连接 . 例如 : “A6:C10” 表示 …... 三、区域与 组合单元 当一个单元不能输完所有需要的内容 , 可以定义 组合单元 . 1. 概念 : 由相邻的两个或更多的单元类型相同的单元组合 . 可以是一行多列 , 一列多行 , 多行多列 . 2. 表示 : 用区域的名称或区域中的单元的名称来表示 . 例如 :”B2” 、” B3” 或” B2:B3” 四、表页 : 1. 概念：由许多单元组成。一个报表中的所有表页 格式相同 , 但数据不同 . 表页在报表中的序号在表页的下方以页签形式出现，称为“页表”。 2. 表示：“第 1 页” --“ 第 99999 页” 例如： @2 表示当前表第 2 页。 五、二维表与三维表 1. 概念：确定某一数据位置的要素称为“维”。 2. 确定一个数据的表示： （表名）（列）（行）（表页） 例如：“利润表” -〉C5 @2 其余：参照课本 P78 六、固定区与可变区 1. 固定区：指组成一个区域的行数和列数是固定的数目，一旦设定其单元总数不变。 2. 可变区：行或列数不固定。 其最大值在格式设计中设定。 在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变，或是列可变。设置后只显示第一行或列，其余可变行列隐藏在表体内；待数据操作时再根据需要增减。 3. 可变表和固定表：有或没有可变区的报表。 七 、关键字 （重点） 1. 概念：是游离于单元之外的特殊数据单元，可唯一标识一个表页，用于表页的快速选择。 2. 设置：显示位置在格式状态下设置； 其值在数据状态下录入。 3. 包括（ 6 种） 单位名称：字符型（最多 30 个字符） 单位编号：字符型（最多 10 个字符） 年：数字型（ 1904-2100 ） 季：数字型（ 1-4 ） 月：数字型（ 1-12 ） 日：数字型（ 1-31 ） 另外，还有自定义关键字，如周，旬等。 第三节、会计报表的格式定义 报表的格式定义在“格式”状态下进行，对整个报表都有效。 包括 固定表设计 和可变表设计 一、 报表格式定义流程 建立报表 设置表尺寸 定义表头和关键字 制作表体 报表存盘 制作表尾 定义公式 设置单元属性 画表格线 二、报表结构构成： 1 、标题：包括报表名称以及编制单位、日期、编号、页码等信息。 2 、表头：用于确定报表格式、各栏目名称、栏宽以及栏目下一层的各小栏目甚至在下一层的小栏目下的更小栏目。 3 、表体：即报表的数据部分。用坐标表示表格元素，一个表元对应一个数据，所以表元象是一个变量，数据不变的称固定表元，数据变化的称变动表元。既可以对表元赋值、输出、也可以对表元进行运算。 4 、表尾：附加信息，如制表人、附注等 三、会计报表的格式设计 1. 启动报表子系统，建立报表。 在定义一张报表之前，先要执行“报表管理”中的“报表设置”功能。 操作： 1. 启动报表子系统，建立报表。 1. 启动报表子系统，建立报表。 三、会计报表的格式设计 2 、定义报表的尺寸。即确定行列数。 三、会计报表的格式设计 3 、定义表头和关键字。 1 ）定义表头 三、会计报表的格式设计 3 、定义表头和关键字。 2 ）定义关键字 三、会计报表的格式设计 3 、定义表头和关键字。 2 ）定义关键字 三、会计报表的格式设计 4 、制作表体。 1 ）输入表体内各栏目内容； 2 ）定义行高 可实现一行，多行或表页中所有行 两种方法（直接调整 或者“格式” -〉“ 行高”中定义） 3 ）定义列宽； 4 ）设置表体单元风格。 包括：字型、字体、 字号、颜色、图案、折行显示等。 4 ）设置表体单元风格 。 三、会计报表的格式设计 5 、画表格线。 选取要画线的区域，选择“格式”菜单下的“区域画线 ” ，在“区域画线 ” 对话框中依次选择“画线类型”和“样式”即可。 5 、画表格线 三、会计报表的格式设计 6 、设置单元属性。 由于系统默认的单元属性为表样，因此当需要时选取要设置单元属性的区域，选择“格式”菜单下的“单元属性”，在“单元属性”对话框中依次设置单元的单元类型、数字格式和边框样式即可。操作如前示。 三、会计报表的格式设计 7 、定义公式。 1 ）单元公式（法 1) 法 2 ：参照输入法 法 2 ：参照输入法 法 2 ：参照输入法 法 2 ：参照输入法 7 、定义公式。 公式定义完后，如下显示： 7 、定义公式。 (2) 审核公式定义： 意义：用于审核报表内或报表之间勾稽关系是否正确。 操作：执行“数据 —〉 编辑公式 —〉 审核公式”命令即可，如下页图示： 7 、定义公式。 (2) 审核公式定义： 7 、定义公式。 （ 3 ）舍位公式定义： 7 、定义公式。 （ 3 ）舍位公式定义： 注意： 1. 每个公式一行，公式间用逗号（半角）隔开，最后一条不要，否则无法执行； 2. 等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）； 3. 只能使用 + ， - 符号，不能使用其他运算符及函数。 三、会计报表的格式设计 8 、制作表尾。 在相应单元格内输入“制表人”等，选择“格式”菜单下的“单元属性 ” ，定义单元类型，并选择对齐格式即可。 三、会计报表的格式设计 9 、报表存盘。 保存上面建立的报表样板。 操作：“文件” --〉“ 保存”出现“另存为”对话框，输入文件名，确认即可。 步骤如下页图示 : 三、会计报表的格式设计 9 、报表存盘。 三、会计报表的格式设计 10 、数据处理。 利用制作的样板进行数据处理，生成报表。 1 ）打开报表；确认处于数据状态下 . 10 、数据处理。 2 ）录入关键字；”数据” ->” 关键字” ->” 录入” 10 、数据处理。 3 ）数据输入及计算；输入未定义单元公式的数据 , 其他单元系统根据定义 公式 自动生成 . 4) 审核报表 当某个报表项目之间有钩稽关系时 , 除了在格式状态下需要定义审核公式外 , 还需要在数据状态下进行专门的审核操作 . 5) 报表舍位操作 10 、数据处理。 6 ）保存。”文件” ->” 保存” 四、会计报表的格式的修改 1 、表头、表尾的修改。如区域或内容的改变。 2 、行、列的增减。删除时应特别注意被删除的行或列中的某表元是否被其它表元调用。 3 、字体、字形的变化。 五、会计报表的生成 （一）会计报表勾稽关系与会计报表生成的顺序 1 、每一种报表表内各类数据存在勾稽关系。 2 、会计报表之间存在的数量勾稽关系。 （ 1 ）资产负债表与利润表之间的勾稽关系 A 、 资产负债表“未分配利润”项目期末数等于该项目年初数加减利润表“净利润”项目本年累计数。 B 、 资产负债表“未分配利润”项目的期末数等于利润分配表“未分配利润”项目本年实际数；资产负债表“未分配利润”项目年初数等于利润分配表“未分配利润”项目上年实际数。 五、会计报表的生成 （ 2 ）现金流量表是以资产负债表和利润表的数据为基础编制的，它们之间的勾稽关系为： A 、 现金流量表主表现金及现金等价物净增加额 = 附注中现金及现金等价物的净增加额 = 资产负债表中“现金及现金等价物”项目期末数 - 期初数 B 、 现金流量表附注中净利润 = 利润表税后净利润 = 利润分配表税后净利润 C 、 现金流量表主表中经营活动产生的现金流量净额（采用直接法） = 附注中经营活动产生的现金流量净额（采用间接法） 五、会计报表的生成 因此，会计报表应按以下顺序生成： 利润表及附表（利润分配表、主营业务收支明细表等） 资产负债表及附表（应交增值税明细表等） 现金流量表 五、会计报表的生成 （二）会计报表数据的修改 不属于报表编制方法的修改，应通过记账凭证进行调整； 如确属编制方法的问题，通过报表数据来源的重新定义进行修改； 不能对报表数据直接修改。 六、会计报表的输出 （一）会计报表输出的内容 1 、输出报表结构。 2 、输出编制完整的报表。 3 、输出能被其他系统接受的数据：将报表系统所使用的数据格式转换成其他软件使用的数据格式或标准的数据库格式。 4 、输出报表的指定区域。 六、会计报表的输出 （二）会计报表的输出方式 1 、屏幕显示输出。 2 、打印输出。 3 、磁盘输出。 4 、网络传输。 第四节、报表数据来源的定义： 一 . 确定表元的数据源 1 、从账务处理系统总账、明细账的发生额和余额取数。 2 、从同一报表文件不同报表的数据和其它报表文件数据取数。 3 、从本表取数。如合计。 4 、从系统外部取数。包括直接输入、软盘传入或网络传输。 5 、从其它会计软件取数等。 二 . 确定取数所要满足的条件 1 、期初借方余额。 2 、期初贷方余额。 3 、借方发生额。 4 、贷方发生额。 5 、期末借方余额。 6 、期末贷方余额。 7 、累计数，包括借方累计、贷方累计。 8 、末期数。 9 、前期数等。 三、 确定计算公式 : 1 、公式定义。 （ 1 ）运算公式 A 、 取数公式。从账务处理系统中获取数据的公式。 B 、 报表内的计算公式。 C 、 本表他页取数计算公式：指在同一报表文件中不同报表（表页）之间通过数据链接获取数据。 D 、 他表取数计算公式。 如：不同报表文件间相同月份数据的获取 不同报表文件间不同月份数据的获取 不同报表文件之间不同年度报表数据的获取 从多个报表文件中获取数据。 三、 确定计算公式 : （ 2 ）非运算公式。 A 、 审核公式：是报表数据之间关系的检查公式。 如：资产负债表中 B36=D36 B 、 舍位平衡公式：将以货币单位元为计量单位的报表通过进位计算变成以千元、万元为单位的报表时，由于小数的原因，原有的平衡关系可能被破坏，应进行调整，使报表舍位的仍能保持平衡关系。 三、 确定计算公式 : 2 、函数。 (1) 从账务处理系统的账簿文件中取数函数 如： QC （“ 101” ， 月，“借”） FS （“ 501” ， 月，“贷”） (2) 从账务处理系统的凭证文件中取数函数 (3) 从报表取数函数 包括 : 从本表取数 从他表取数 同表迭加 三、 确定计算公式 : (4) 从任一 DBF 格式的数据库文件中取数函数 (5) 常用函数 包括 : 计数函数 COUNT 求平均函数 AVERAGE 求和函数 SUM 最大值函数 MAX 等 (6) 分析函数 包括 : 净现值函数 NPV 内含报酬率函数 IRR 等 第五节 ,UFO 报表子系统公式的定义与计算 单元公式的格式 单元公式的定义方法 单元公式的计算方式 注意事项 公式列表 计算公式的编辑 自动求和 一 . 单元公式的格式 ( 目标区域 )=( 算术表达式 ) 其中 , 目标区域是用户手动选取的 ; 算术表达式 , 即单元公式 , 可以手动输入 , 也可以参照输入 . 注意 : 公式定义是在格式状态下设置的 . 可以输入” =” 或单击” f x ” 图标 , 调出”单元公式”对话框 , 进行定义 . 完成之后 , 该单元会显示”公式单元”字样 . 随后在数据状态下系统会自动计算生成数据 . 举例 : 参看课本 P87. 二 . 单元公式的定义方法 : 在格式状态下定义 . 法 1, 在单元中输入 ”=” ； 法 2, 点击 fx 图标； 法 3 ，执行菜单“数据” -〉” 公式编辑” -〉” 单元公式” 以上方法均可调出“单元公式”对话框，进行公式定义。完成后，在各式状态下该单元显示“公式单元”字样；在数据状态下可以运算并显示结果。 三 , 单元公式的计算方式 : 定义过单元公式后 , 进入数据状态 , 许多操作会引发单元公式的重新计算 , 例如前面录入了关键字 , 增加或删除了表页等 , 系统会提示重算 . 三 , 单元公式的计算方式 : 若不需要重算 , 可以设置不参加计算的标志 . 或反之取消不参加计算的标志 .( 菜单“数据” ->” 表页不计算” , 或图表 ). 四．注意事项 : 组合单元不能定义单元公式 单元公式中的单元地址不允许循环引用 , 即不允许直接或间接引用本单元中的数据 . 定义单元公式后不允许再输入其他内容 . 除非取消公式 . 单元公式与单元类型要匹配 . 其他内容参看课本 . 五，公式列表 　　　当需要查看整个报表中的所有单元公式和其他公式时，可以使用公式列表，并可以分类输出为文本文件． 　操作：１）“数据”－＞“公式列表”； 　　　　２）选择并显示内容； 　　　　３）“保存”，可以输出． 六．计算公式的编辑 三种方式： １ . 单元公式方式（最直接，易于理解） 格式状态下 , 但可变区不适用 . ２ . 命令行方式： 　　数据状态下，“文件”－＞“命令窗” 　　以 LET 语句开头 , 逐条书写命令 3. 批处理方式 : 数据状态下 ,” 文件” ->” 二次开发” , 选择文件类型为批处理 (SHL 文件 ) 一次性编写所有命令 , 保存 , “ 文件” ->” 执行” 区别 : 后两中方式可以定义可变区公式 . 七 , 自动求和 1. 格式 状态下 自动 求和 ( 常用工具栏中求和按钮 ) 操作 : 1) 确认格式状态 ; 2) 选定求和区域 ; 3) 点击向右或向下求和按钮 , 会在定义区域的最右面一列或最下面一行生成自动求和公式 . 也可以进行双向求和 . 七 , 自动求和 2. 数据 状态下 自动 求和 不同于前者 , 不能生成单元公式 , 仅仅进行求和而已 , 对报表格式不会产生影响。 八 . 利用报表模版生成报表 系统提供了包括 16 个行业 70 多张标准财务报表 , 包括现金流量表以及单位常用的内部报表 , 还提供有自定义模版 . 利用模版编制步骤如下 : 1) 单击”格式 / 数据”按钮 , 进入格式状态 ; 2) 选择”格式”菜单下的”报表模版” , 依次选择行业和财务报表名后 , 确认即可 . 八 . 利用报表模版生成报表 八 . 利用报表模版生成报表 第六节 UFO 报表子系统的图表功能 一 . 定义 : 所谓图表 , 是报表数据的图形表示 . 二 . 图表与报表文件的关系 : 1) 图表不是孤立存在的 , 依赖于报表文件而存在 ; 是利用报表文件中的数据生成的 , 2) 报表文件的存在，变化 , 删除都会对图表产生影响 . 3) 图表可以与报表出现在同一窗口 , 也可单独存在于一个窗口中 . 因此 , 先有报表文件 , 后有图表 . 三 . 图表格式 : 包括直方图 , 圆饼图 , 折线图 , 面积图 4 大类 10 种格式 , 如下图示 : 四 . 图表构成 : 四 . 图表构成 ( 一 ): 1. 图形部分 : 控点 , 可以移动 , 调整图形大小 2. 坐标轴 : 分为 X 轴 ( 类别轴 ): 用于区别显示的内容 Y 轴 ( 数值轴 ): 上面有具体的标注值 3.X 轴标注 : 自动生成 4.Y 轴标注 : 自动生成 四 . 图表构成 ( 二 ): 5. 标题 : 包括图表标题 , X 轴标题和 Y 轴标题 ; 最多可以包含 20 个字符或 10 个汉字 ; 可以移动或选中编辑 . 6. 图例 : 用来说明图表中不同的颜色或图案代表的意义 . 同样可以移动 . 7. 关键字标识 : 参看区域作图 . 8. 单位 : 表示 Y 轴实际数值 . 五 , 图表的建立 1. 打开源文件 , 进入 格式 状态 , 增加建立图表的区域 ; 五 , 图表的建立 2. 切换到数据状态 , 选择作图区域 ( 注意会提示是否重算 , 选择 ” 否”即可 ) 3.” 工具” ->” 插入图表对象” 五 , 图表的建立 4. 生成图表 . 五 , 图表的建立 5. 根据需要进行修饰调整即可 . 六 , 图表的其他操作 参看课本 P94-95 1. 格式的改变 :” 格式” -> 相应图形格式 ; 2. 定义数据组 :” 编辑” ->” 定义数据组” 3. 其他操作 作业 : 课后练习题 P97 四 .1.2.3