人力资源 背景调查的策略和技巧 7页

背景调查的策略和技巧　　在进行中高级人才和企业关键性职位的招聘时，越来越多的公司意识到对应聘者进行背景调查的重要性和必要性。对应聘者进行背景调查，可以从另一侧面对应聘者进行考察，并可发掘出一些在常规面试中难以发现的信息。在聘用前，进行背景调查，主要有两个原因：一、证实应聘者在申请职位时所提供的资料是否真实可信；二、了解应聘者以前是否有对其工作绩效有负面影响的行为，如酗酒，吸毒，盗窃等行为。进行背景调查，所要证实的信息主要包括以下几个方面：（1）是否可录用（由于有些应聘者可能与前雇用单位的劳动合同尚未终止，在此情况下，雇用将有可能牵涉到与应聘者前单位的劳动纠纷之中）；（2）前单位任职情况，包括任职日期、职位，薪金，在职表现，离职原因等；（3）教育背景；（4）身份确认。进行背景调查，主要的方式有：(1)电话会谈；(2)正式商业发信；(3)传真发信；(4)与应聘者提供的证明人进行面谈。电话会谈是比较经济和快速的方式。正式商业发信有书面的记录确认，便于归档。而与前单位负责人进行面谈，则可更加深入和全面的了解应聘者的能力及之前的绩效表现，不过，成本也最高。由于背景调查涉及到应聘者的隐私，另外，有些应聘者在向外求职时，可能仍在原单位任职，所以，如果需要进行背景调查，为避免不必要的纠纷，应在应聘者进行求职申请时，让应聘者签署授权声明，允许雇主进行背景调查。一般的授权背景调查声明可设计如下：我在此声明，我以上所提供的所有求职申请信息是真实的，完整的。我清楚明白，以上求职申请表上所填写内容的任何伪造、隐瞒将失去是次申请资格，将来即使录用，也将导致无偿解雇。我在此授权，雇主可针对以上所填写求职申请的信息进行诚信调查。在进行背景调查内容设计时，应考虑以下因素：（1）尽量方便证明人。在要求证明人进行回答时，一般设计结构性问题，尽量避免提问过多的开放性问题。这是因为开放性问题需要证明人进行一些必要的思考。此外，在进行商业发信调查时，如要求对方以信件形式寄回，应附上回邮信封及贴好邮票，填好地址；（2）应强调好对前雇主信息的保密性。由于薪金等信息在不少企业来说都是保密资料，一般企业不愿外泄，所以一定要承诺为对方保密。如对方不愿透露，也不要勉强；（3）设计问题应遵从先易后难，先简单后复杂，先普通再深入的原则，以免一下子引起对方的抵触及反感，从而使调查难以继续下去；如薪金调查确认等，就应放在后面进行调查；（4）设计问题不宜过多，不宜过于复杂，要考虑到证明人未必愿意花上半个小时去作一次证词，他们未必有这个时间和精力去应付一个繁复的调查。在进行商业发信调查时，可设计背景调查发信格式如下：致执事者：a君现正申请/已被录用为我公司的职位，并在求职时提供关于在你单位雇用期间的信息如下，我们已得到　a　君的授权，与你进行联系，以证实如下信息是否属实，多谢你的支持和合作：（请检查是否相符，如不符，请予以修正）任职日期：职位：最后薪金：离职原因：是否可再录用（如否，请注明原因）： 另外，如能在以下空白处提供对a君的任何有帮助的评语，我们将非常感激。同时，我们亦会非常尊重贵公司在这方面的机密，承诺决不外露相关信息。多谢你的支持和合作。签名：日期：mm公司人力资源部以电话进行背景调查，可以更加灵活而有效的了解前雇主对应聘者的评价。在进行电话背景调查时，可考虑以下技巧：（1）在进行电话背景会谈前，先设计及列出会谈清单。通过设计结构性会谈清单，你的会谈将会更有条理，更系统，更全面，更节省时间，而不是想到谈什么就谈什么；（2）应聘者提供证明人时，可能会将与自己关系较好的同事列为证明人，所以，在进行电话会谈是地，不妨要求应聘者所提供的证明人，能提供另一个对应聘者工作表现熟悉的人的名字，与他进行会谈；（3）如有可能，进行多方面的会谈，以免造成误听偏听。会谈的对象可包括两位应聘者的上司，两位同级，两位下属。这样，可从多角度，多方面了解应聘者；(4)最好在证明人事务不太多的时段致电证明人，如午餐前半个小时，或下班前半个小时。这样证明人有较多的时间，可以更好的回答你的问题；(5)进行会谈时，应注意探查的技巧，避免给对方造成一种错觉，觉得你是在盘问对方，从而引起对方的不快，对你的会谈有抵触的心态。在进行电话背景调查时，可先列出调查清单。一般的调查清单设计可如下：（1）我希望能证实a君在贵公司的任职期限时间。（2）a君的职位是什么？（3）a君向谁报告？（4）a君管理的下属有哪些？（5）a君工作的主要内容包括哪些？（6）a君在我们的求职申请上，说他在贵公司的薪金是xx，请问是否属实？（7）请问a君在哪些方面最能帮助上司？（8）a君离职的主要原因是什么？（9）如有可能，你会否考虑重新录用a君，为什么？（10）请问a君的强项是哪些？（11）请问a君需要加强或改进提高的地方是哪些？（12）请问a君与同事相处得如何？（13）你是否乐意谈一谈a君会否在生活作风上有会影响到他工作绩效的行为呢？在进行会谈时，一般不宜过多涉及评价类的问题，而应更多要求对方以描述性语言对应聘者进行说明。原因主要有：一、除非应聘者与证明人的关系很差，否则，证明人一般不愿对以前的同事作过多的负面评价，希望他能重新找到一份好的工作；二、证明人害怕因作出不适当的评价而负上相关的责任，所以不愿过多作出评价。在国外，背景调查的范围不只局限于前雇主的任职情况，更包括财务信用纪录情况，交通驾驶情况，纳税诚信情况，社区声誉等。所以，调查对象除了前雇主和应聘者就读的学校，还可能包括应聘者的邻居，税务局，银行等。当然，由于国内这些方面的体制尚未成熟，所以，在国内现时所进行的背景调查，主要是集中在前雇主雇用情况记录及学历情况。正确进行背景调查，可以更加充分、有效的从多个角度、多个方面了解应聘者。不过， 有几个方面的因素，可能削弱背景调查的效用和可信度：(1)应聘者前单位的证明人不想以前的同事失去一个较好的工作机会，所以可能会夸大应聘者的表现，或隐去一些不当的行为，而不愿对以前的同事作过多的负面评价；(2)证明人一般不愿因为作出过多的负面评价，害怕这些评价回答会负上可能因此而产生的责任和纠纷；(3)证明人可能对应聘者的离职心存芥蒂，所以对应聘者的离职评价很差；(4)证明人对背景调查反感，有抵触情绪，所以对应聘者的评价比较轻率；(4)前雇主拒绝提供有关证明信息。这些，都在一定程序上影响背景调查的可信度。所以，在作出录用决定时，应考虑以上因素对背景调查的影响作用。简历造假需要接受背景调查　　背景调查究竟是什么，是类似于私家侦探的秘密调查吗?需要调查候选人的哪些方面，涉及个人隐私吗?哪些机构和个人可以操作背景调查，又如何获得授权并保证公正、诚信?背景调查的中国式生长遭遇了哪些本土化难题与尴尬?　　今天我们先来看看背景调查的现实意义———泛滥猖獗的简历包装造假。　　如果你是一位求职者，你会考虑为了得到一份好工作、或者仅仅是通过简历筛选这一关，而对自己的简历动点手脚、美化“包装”下吗?　　如果你是企业的招聘经理，面对候选人战功显赫的光辉历史，会不会先打一个问号?　　在招聘网站前程无忧上曾有这样一个面向广大求职者的调查———该不该使用假简历来争取面试机会。今年的调查结果是：70%的求职者并不反对通过在简历中做一些包装来获得面试，而去年这一比例更高，达到75%。　　这也就是说，在不低于70%的求职者看来，“包装”简历是天经地义的事情。　　事情还远远不止这么简单。在“巧妙包装”之外，还有大量对简历的“恶意造假”。事实上，由于目前中国各个行业的高级管理人才一直处于短缺状态，企业愿意给付这类人才高薪酬，这刺激了很多候选人有足够的理由“铤而走险”。　　由此看来，造假已经成为一种潮流。在这样的招聘环境下，招聘企业和相关负责人还真是需要炼就火眼金睛来辨识简历信息的真伪，同时打造千里眼和顺风耳来挖掘简历背后的信息。　　含“水分”的简历比例不低于60%。如此高比例的“造假”，究竟“假”在哪里?———四大死角分别是：学历、工作履历、资格证书以及身份证。当中以学历和工作履历两方面的造假最为泛滥猖獗。　　学历造假：是否得不偿失?　　学历造假的比例有13%-15%。有些学历造假是完全造假，就是说，候选人压根没有在他所说的那所学校学习过。但有相当一部分候选人是部分信息造假，比如，为了迎合企业的专业要求，夸大专业应用程度，“英语文学专业”堂而皇之变身为“商务英语”;计算机专业下属原本有很多分支，而且彼此之间区别很大，但为了迎合招聘者对专业方向的要求，众多冷门专业都变身“信息管理”、“软件工程”。此外还有夸大学校性质的，比如原本就读的是浙江大学的二三级学院，但简历上直接说就是浙江大学;再如国内很多“中美合办”、“中加合办”的学校，其实授课以在国内为主，出国是非常短期的，但候选人就可能把学历描述成在国外拿到的。　　很多企业HR觉得国外学历的调查取证很麻烦，索性就根本不做。“事实上，学历调查在国外是非常透明的，只要稍微花一点精力就不难发现简历中可能存在的问题。”　　还有一小部分候选人伪造学历时间———这就不是为了夸大学识能力，而是掩盖这段学历周围的工作履历情况，此类学历造假往往蕴藏着更大的隐患。举个例子，一个候选人可能某年7月就毕业了，但他的简历上提供的时间是该年11月，那么有可能在这之间的时间段里有一段他不愿展示的工作经历。 　　“事实上，很多候选人根本没有必要在学历上造假。”王维纳表示，比如很多工作超过10年的高级管理人员，只是觉得自己当初“专科生”或“没念过大学”的身份很没面子而造假学历，“事实上这对其在企业的管理能力已经没有任何意义，反倒是造假行为本身让企业怀疑其诚信，实在是得不偿失。”　　工作履历造假：重灾区!　　与学历造假相比，工作履历才可谓是造假的“重灾区”!各种手法“层出不穷”，其中48%的简历中都有在公司名称、职位、时间、薪酬、离职原因等造假的现象。　　首先是夸大职位。比如有些销售型公司，最低层级的员工就叫做“客户经理”，这是为了便于其接触客户时有一定“身份地位”。这样的“经理”其实是根本没有任何管理经验的，但他在描述自己的时候可能就会说“有带过团队的经验”。　　在时间上做手脚的简历更是隐藏了许多“猫腻”，比如一个部门总监提交的简历上显示其在5年内共有两段工作经历，但事实上他在这5年中竟然有多达5段以上的工作经历，其中还有两段的时间均未超过3个月———这种未通过试用期的工作经历成为了他的难言之隐。　　在职位和时间上同时造假的也大有人在。一位候选人在某公司工作了10年，前7年一直处于中低职位，后3年升为公司副总。但他在简历中将自己包装成“前3年级别比较低，后7年是高级职位”。这种包装手法不可谓不“巧妙”，因为一般人是很难辨别的，毕竟他已经做过3年的高级岗位，有比较丰富的经验了。　　对于离职原因，有些属于“善意造假”，相对还是可以接受的，比如是因为“薪酬低、遭遇发展瓶颈”而离开，但说成是“想换一个工作环境或者行业”。但是，离职原因的“恶意造假”就不可容忍了，比如因为某些违规违纪行为被前公司开除，“甚至还有候选人在原公司还有法律纠纷没有处理完毕，还被公安局多次传讯过，这种情况他怎么可能对下家雇主主动说明呢?”　　还有的简历上描述“曾供职于某知名公司总部”，但实质上可能只是该公司在国内的二三级公司，甚至是合作商或经销商。“还有的夸大公司性质，动辄就夸口说是某某集团的骨干人员，可事实上就是挂靠在国家某部委下的只有两三个员工的企业，名字确实也叫某某集团，相当气派，但只是靠老板某种权力和人脉关系做生意，实际上就是个皮包公司。”　　一般来说，市场营销类的中低级员工是夸大自己的薪酬和业绩，中高层则愿意夸大自己所带团队的规模和自己的管理能力;财务类、行政类员工则更愿意夸大自己的薪酬、工作长短以及所在企业的知名度;技术类员工因为绩效工资相对占比较小，他们会夸大底薪，有利于跟下家做薪酬谈判，此外，技术类员工还愿意夸大其在一个项目中所负担的权重，也许他只负责项目中单一模块，但却自称整体管控项目;而管理类员工更愿意把自己塑造成一步一个脚印、快速起步、短期内奋斗到高层的“个人英雄”。职场背景调查引出尴尬事　　求职跳槽可谓职场常事，可离开原单位，却不一定离开了原有的烦恼和纠纷。殊不知，时下越来越盛行的背景调查，已让你的职业足迹环环相扣。　　对于职场人来说，背景调查固然是对诚信和过...　　求职跳槽可谓职场常事，可离开原单位，却不一定离开了原有的烦恼和纠纷。殊不知，时下越来越盛行的背景调查，已让你的职业足迹环环相扣。　　对于职场人来说，背景调查固然是对诚信和过往的最佳考验方式，但一不留神，不当的背景调查也会让人身陷尴尬和被动，面对背景调查，职场人是“失声”还是叫好呢？　 　　刚被高薪聘请到汉口一家通讯技术公司的彭海怎么也没有想到，一番背景调查让他的私人空间曝了光，弄得他难以在新公司树立威信。　　对于背景调查，作为中高层管理人员，彭海的遭遇并非头次，从专业技术水平到为人处事，他都自信经得起调查。彭海此次跳槽的薪水传言可观，在行业内几家公司引起一番小波动，有的羡慕，有的嫉妒。但是，这次跳槽时，调查人员与原公司人的私人闲聊成了作料，闲话在新公司不胫而走，给他造成了一定的被动。“他离婚了，搞小三，他现在的老婆比他小12岁，真是老牛吃嫩草哦。”“他酒量好得很，经常去酒吧嗨。”“他前妻家里蛮有背景，走到今天不都靠的女人？”作为“空降兵”，彭海本来就在开展工作上有一定难度，而眼下这些私人八卦，却成了新同事茶余饭后的闲话，这弄得彭海十分难堪。　　自己的事情只有自己知道，外界传闻只是表面上的东西，彭海十分恼火。终于有一天，他当着人力资源部经理和总经理的面发了火：“我的人品有问题吗？我的工作能力让你们失望了吗？为什么我刚进来，不负责的私生活传言却到处泛滥？公司这样的做法让我很失望！如果贵公司如此不专业，那我将考虑另谋高就。”　　上班提心吊胆只因当初撒谎　　“结束了就代表过去了，不应该让过去影响现在。”网友RAY认为，原单位人多嘴杂，利益角度不同，因此不能担保在背景调查的资料上，会出现某些具有“杀伤力”的话。一旦如此，那她跳槽就功亏一篑了，况且就她单方面来说，有些事情她不可能做到全透明。　　RAY刚毕业的第一份工作，是在汉口一家公司做行政出纳，这家私营企业提供的薪水并不能让RAY满意，但离家近，同时可积累点工作经验，一年之后，RAY越来越不能忍受低薪和高工作量的反比状态，大学同寝室的汪娜跟她职位相同，薪水却高很多，于是RAY悄然上网投简历，三个月前，终于与一家集团公司达成协议。　　新公司规定很严格，对每位新进人员，除了各种入职培训，中层以上管理者都有背景调查这一环节。作为普通职员，也得回原单位填写一份调查问卷。RAY把问卷拿回去填了，但是没给新单位，因为她之前面试谈薪水时对新公司撒谎，把原单位工资报高了，此调查表一交立马露馅。　　眼下，RAY已经正式工作了一个多月，上面至今也没有通知她交表，她也知道自己的做法不对，但RAY真希望此事不了了之。　　拒绝调查误人伤己双刃剑得好好把握　　光谷一家企业人力资源部经理范俊杰告诉记者，不少职位对于企业来说至关重要，因此背景调查显得非常重要，为体现专业性，公司往往将调查一事，交给专业公司操作。“背景调查是双刃剑，操作不当就给企业和个人带来麻烦和伤害，这是我们不希望看到的情况。”范俊杰说。该公司曾招聘过一位刘姓销售总经理，从简历上看，刘先生可谓“完美”，EMBA在读，曾在深圳、东莞、苏州等多家知名企业担任过销售中高层职务，简历衔接时间也非常紧密， 几乎没有“闲置”时间。但当调查机构要求刘先生提供证明人姓名电话时，刘先生态度变得不配合，声称公司“不信任他”。几经协调无果，公司只好放弃了与刘先生的合作。　　“适度的水分可以理解，但拒绝配合的态度，让企业不得不质疑其职业历程的真实度。”范俊杰认为，背景调查不管对于企业还是个人来说，都是一种负责的方式，但专业性和规范化十分必要。　　四、员工背景调查的方法　　背景调查的目的是人力资源部门尽可能的获得岗位拟录用人员更全面的工作经历、学习经历以及诚信程度等信息，一般来说，员工背景调查都是在员工通过面试，准备录用的阶段进行，而此时，员工尚未离职，如果此时员工背景调查操作不当，会造成员工所在的企业知晓，该员工工作就会陷于被动，甚至无法生存等，员工也会对公司产生较大的抱怨。因此，在员工背景调查时要注意员工背景调查的方法，既不要触犯员工的隐私，又要弄清楚所要的信息内容，使拟录用的员工情况如实反映出来。　　目前企业常用的员工背景调查工具有电话调查、委托调查机构调查、HR联盟等。　　1、电话调查　　人力资源部门通常采用去学校、培训中心、网络查询等方式对拟录用的员工的学历、培训经历、证书等进行调查，而对于工作经验、工作业绩、离职原因、入职和离职时间等就不好进行查证了，需要找到员工原雇主的人力资源部门、上司、同事等核实详细情况，只有通过电话调查比较合适。使用电话对拟录用员工进行员工背景调查是经常使用的调查手段，通常，公司的人力资源部的招聘专员通过拟录用员工留下的电话号码或者通过其他渠道获取拟录用员工原公司的通讯方式，采用合理、合法的方式对拟录用员工所在公司的人力资源部人员或者所在部门的上下级进行该员工的背景调查。电话调查效率较高，但如果操作不当容易侵犯被调查者的隐私，引起被调查企业的警觉（尤其是竞争对手），容易使被调查者的工作陷于被动；不少被调查企业出于不愿员工流动或者跟被调查者本身有矛盾，在电话采访中不可避免地会对跳槽员工的工作能力和态度给予极低的评价，甚至会趁机捅上一刀。这样一来，不仅被调查员工可能因此失去工作的机会，招聘企业也可能因为这些不客观的评价而失去真正的人才。　　2、委托调查机构调查　　企业自身在进行员工背景调查时，往往操作起来费时费力，且由于很多员工来自竞争对手，在实施员工背景调查时无法获得其人力资源部的配合和支持，另外，企业的人力资源部由于调查手法单一、技术不专业，因此，无法保证调查出来的结果的真实性和有效性。因此，对于部分核心和重要岗位，很多企业会委托外部的调查机构去做员工背景调查，调查机构利用自身的数据库和跟法院、公安机关、学校以及部分企业之间的战略联盟优势，且跟被调查的企业之间不存在排异现象，能有效利用自身的专业工具，迅速调查清楚被调查者的背景信息，且能保证员工背景调查报告客观、可信。如清华大学作为国内数一数二的名牌大学，在高端人才引进方面，他们采用委托外部调查公司进行员工调查的方法，对应聘人员的学术情况进行调查，主要包括简历、代表性的论文著作，做出客观、公正的评价，这样确保了他们 引进的人才是真正的高端人才，对提升学校的学术地位，占领学术制高点，无疑会产生较好的效果。　　但是委托调查公司进行员工背景调查也存在很多不足，首先，委托调查公司进行员工背景调查需要花费较大的费用，给企业带来较大的人力成本压力；其次，企业委托调查公司进行员工背景调查的聘用人员，均是企业的核心岗位和重要人员，而对于非核心岗位的拟录用人员基于成本压力，一般不会进行委托，调查对象的适用范围不是特别广；再次，中国的员工背景调查市场尚处于初级阶段，各种信用制度尚未建立，员工背景数据库尚不健全，且各种调查公司鱼目混珠，再加上企业对员工背景调查认识不足，在国内委托调查公司进行员工背景调查的方式可信度仍然不高。 　　3、利用行业HR联盟，进行员工背景调查　　各个行业发展到成熟阶段后，企业之间的竞争更多体现在人才的竞争上，尤其是决定企业命运的核心技术或营销岗位，事实上，企业之间人才的流动更多是在相互竞争的企业之间进行的。同行业内不同企业的人力资源部门与企业间市场方面的竞争相比，相互之间对于人才竞争的程度更激烈。但随着行业发展的日益成熟，不同企业的人力资源部也会走向合作，相互交流行业经验和管理心得，甚至互相交换人才数据库等，因此，基于共同发展和良性发展的理念，很多同行业的企业也会建立HR联盟，相互承诺不恶性挖角，互相接受流动人员的背景调查等等，使员工的背景调查可信性更高、更易于操作。　　很多国外同行业的公司很早就建立了行业内的HR联盟，HR联盟主要致力于行业内人才的培训、招聘、员工数据库收集等，企业对拟录用核心岗位员工进行背景调查时，可以充分利用HR联盟的数据库优势，并且调查出来的数据资料较为真实和客观。　　总之，对核心岗位的拟录用者进行员工背景调查势在必行，员工背景调查的方法有很多，每种方法都可以帮助你得到你想要的信息，但是在做员工背景调查时要注意保护被调查者的隐私和尊重被调查者，同时调查时尽可能多的听取多方意见，确保调查结果合理、合法、客观和有效。