精选国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号：2180） 4页

国家开放大学电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号：2180） 盗传必究 简答题 1 .什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？ 一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或 谢 绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（4 分） （1） 电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告 上 司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；（2 分） （2） 来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；（2 分） （3） 会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2 分） 2. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（1 分） （2） 会议记录人的姓名、盖章；（1 分） （3） 时间（开始时间、结束时间）；（1 分） （4） 会议地点；（1 分） （5） 议题；（1 分） （6） 主持人、主席；（1 分） （7） 出席者名单；（1 分） （8） 会议的经过情形及结论；（1 分） （9） 相关的资料 I （1 分） （10） T 次会议预定日期。（1 分） 3. 单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定？ 答：（1）单位印章、套印章；（2 分） （2） 钢印、领导人签名章、其他印章；（2 分） （3） 刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；（2 分） （4） 另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（2 分）（5） 公章一 般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（2 分） （6） JJH 盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（1 分） （7） 将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（1 分） （8） JJn 盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（1 分） （9） 凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。（2 分）2.（题略） 4. 按照 2000 年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答:（1）命令（令）；（1 分） （2）决定；（1 分） •（3）公告；通告；（2 分） （4） 通知；通报；（2 分） （5） 议案；（2 分）（6）报告；（1 分）（7）请示；（1 分）（8）批复；意见；（2 分） （9） 函；（1 分） （10） 会议纪要。（2 分） 5. 筒要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3 分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求 与 会单位共同遵守、执行。（3 分） 有两种形式： （1） 议决性会议纪要。（2 分） （2） 周知性会议纪要。（2 分） 6. 筒要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支 的出差费用。 （2） 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上 司 的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 （3） 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 （4） 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 （5） 对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（每个要 7. 办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方而？请简要说明。 答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方而？请简要说明。 一是为上司服务；（2 分） 二是为组织服务；（2 分） 三是为公众服务。（2 分） 一般阐述（4 分） 8. 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2 分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着 情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3 分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1 分） 使用提示性备忘录（1 分） 准备约会表（1 分） 准备特殊提示卡（1 分） 准备交往提示文件（1 分） 9. 简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点： 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3 分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求 与 会单位共同遵守、执行。（3 分） 有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2 分） （2）周知性会议纪要。（2 分） 10.请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规（1 分） 合理确定会议目标（1 分） 确定必要的与会者（1 分） 减少会议数量（1 分） 缩小会议规模（1 分） 简化会议程序（1 分） 缩短会议时间（2 分） 控制会议经费（1 分） 分析会议成本（1 分） 11 .文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。答： 文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 （1） 充分了解即将开始的工作内容；（3 分） （2） 思考以什么方法进行效率会最佳；（3 分） （3） ±司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3 分） 12.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2 分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着 情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3 分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1 分） 使用提示性备忘录（1 分） 准备约会表（1 分） 准备特殊提示卡（1 分） 准备交往提示文件（1 分）