精编电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号2180） 3页

最新电大专科《办公室管理》简答题题库及答案（试卷号 2180） 盗传必究 简答题 1. 简述公文校对工作要求。 答：（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等； （2） 解决统行、倒版等排版方而的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题； （3） 进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理； （4） 需要使用标准校对符号； （5） 对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。（每点 2 分） 2. 衡量会议质量的会前主要标准有哪些？ 答：（1）会议是否确有召开的客观必要性； （2） 会议目的和会议风气是否端正； （3） 会议时机是否已经成熟； （4） 会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位； （5） 各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。（每点 2 分） 3. 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5 分） （2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 （5 分） 4. 简要回答起草请示的“五步棋”。 答：（1）因为什么请示一一对于原因、目的的说明。（2 分） （2） 请示什么问题——提出请示的主题内容。（2 分） （3） 怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。（2 分） （4） 请求上级回复一一结尾用语的使用。（2 分） （5） 有无附件需要说明一一根据需要确定附件的使用与否。（2 分） 5. 简述第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容。 答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫 ABCD 法则。 （2 分） A. 重要旦紧急一一必须立刻做。（2 分） B. 紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）一一只 有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。（2 分） C. 重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）一一只要是没有第一类事的压力，就应该 将 其当成紧急的事去做，不要拖延。（2 分） D. 既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）一一有闲工夫再说。（2 分） 6. 简述公共关系的三大构成要素及其原则。 答：（1）三大构成要素是，1）主体：社会组织；2）客体：公众；3）手段：传播途径。（3 分） （2）公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统 一。 （7 分） 7. 简述常用办公设备使用规范。 答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 （1 分） （2） 必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。（1 分） （3） 注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。（2 分） （4） 未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。（2 分） （5） 办公设备的使用环境温度为 5°C 至 35°C,相对湿度为 20%至 85%,过低需用加湿器，过高需用除 湿 器，放在距设备 5 米左右有效影响距离。（2 分） （6） 如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。（2 分） 8. 简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。 答：（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。（4 分） （2） 实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。（4 分） （3） 完成阶段，主要是撰写调研报告。（2 分） 9. 简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。 答：（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5 分） （2）剪彩的程序：请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。（5 分） 10. 简述制作会议证件的注意事项。 答：（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、 称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。（2 分） （2） 重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。（2 分） （3） 会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。（2 分） （4） 大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会 议 证件的样式。（2 分） （5） 应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。（2 分） 12.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 答：（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到 点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（3 分） （2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领 导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三 是出“馒主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职 业 道德规范约束白己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。（7 分）