精选国家开放大学电大专科《办公室管理》2025期末试题及答案（试卷号：2180） 5页

国家开放大学电大专科《办公室管理》2025 期末试题及答案（试卷号：2180） 盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题 1 分，共 10 分） 1. 电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（）0 A. 考虑打电话的时间是否合适 B. 核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话 C. 在尽量少的通话时间内达到预期的效果 D. 在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊 2. 在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（）。 A. “顷悉”、"际此" B. “谨启"、"钧启" C. “台鉴”、“惠鉴” D. “台安"、“钧安" 3. 按照美国人类学家爱德华•霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM-120CM,应该是（）。 A. 个人区 B. 社交区 C. 亲密区 D. 公众区 4. 文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）o A. 什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 B. 文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C. 会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D. 文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 5. 上司决定参加某个会议时，文员不应该（）o A. 和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C. 如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D. 只在便笺上写好会议名称 6. 电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下 列 项目中，以“件”为单位，（）项是不适宜的。 A. 多份电子文件 B. 重要法规的历次修改稿 C. 正文和附件 D. 一套计算机软件或源程序 7. 办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（）应不属于办公室范畴。 A. 医疗室 B. 厂长室 C. 院长室 D. 经理室 8. 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（）。 A. 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层而上，用标签贴在各种物品的下方 C. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 9. 为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（）这样一个滚动 的 过程。 A. 计划——实施——检查 B. 计划——检查——实施 C. 实施——计划——检查 D. 检查——实施——计划 10. 为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（） A. 工作人员工作尽可能专门化、单一化 B. 尽可能定量控制办公室工作 C. 重复性的工作尽量由机器完成 D. 合理设计办公室的工作流程 二、判断题（正确打“"”，错误打" X 二每小题 1 分，共 10 分） 11. 小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。（J ） 12. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是 否一致则是典型的工作。（V ） 13. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊 架上供大家阅读。（V ） 14. 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。 (V ) 15. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过 电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（V ） 16. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。 （X ） 17. 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（X ） 18. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或 顾 客说话，就可通俗。（V ） 19. 文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（X ） 20. 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但 没 有期限。（X ） 三、 简答题（每小题 10 分，共 20 分） 21 .文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。答： 文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 （1） 充分了解即将开始的工作内容；（3 分） （2） 思考以什么方法进行效率会最佳；（3 分） （3） ±司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3 分） 22. 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2 分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着 情 况的变化不断编排和修改输入的信息。（3 分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1 分） 使用提示性备忘录（1 分） 准备约会表（1 分） 准备特殊提示卡（1 分） 准备交往提示文件（1 分） 四、 设计题（每小题 15 分，共 30 分） 23. 所谓“有问题"的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解 释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 （4 分） （2） 进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来 访 者直接冲突。（3 分） （3） 情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会 使 她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4 分） （4） 骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没 有 通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4 分） 24. 作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方而应注意哪些具体事务？ 答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3 分） （2） 征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3 分） （3） 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3 分） （4） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3 分） （5） 附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3 分） 五、案例分析题（每小题 15 分，共 30 分） 25. 海金精密仪器有限公司的技术开发部有 8 个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了 BRM 系 列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再 接 再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用 总 数为 2000 元。 问题： （1） 卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ （2） 卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ （3） 宴请结束一结帐，只花了 1500 元，对余下的 500 元，卜小姐买纪念晶发放好不好？ （4） 除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 答：（1）应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不 影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。（4 分） （2） 卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和 更 理想的气氛。（4 分） （3） 宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把 500 元交给他，悄悄说：“我和总经理回 去后, 你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉 OK 唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司 其他人 员知晓，造成不必要的麻烦。（4 分） （4） 可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他 部 门的积极性。（3 分） 26.某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话。他一手操持电话，另一手示意送信者 把 信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的 信 封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一 边， 而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的……” 一封信时，他意识 到 拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应 该 由上司回信.他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他, 让 他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公 司 的地址打印在右下角。 你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。 答：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；（3 分）（2）首 先应分 类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封（3 分） （3） 不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正 确 的，再把错误的划去，（3 分） （4） 拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他 （她） 道歉。（3 分） （5） 把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错 了。 （3 分）