精选国家开放大学电大专科《办公室管理》2022期末试题及答案（试卷号：2180） 6页

国家开放大学电大专科《办公室管理》2022 期末试题及答案（试卷号：2180） 盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1 分，共 10 分） 1. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）0 A. 国名、地址、部门、姓名 B. 姓名、地址、部门、国名 C. 姓名、部门、地址、国名 D. 姓名、国名、部门、地址 2. 下列接受名片时唯一正确的做法是（）o A. 接受名片时要用双手 B. 大声念出名片上的头衔 C. 接过名片马上放入兜内 D. 传递名片将正面朝向自己 3. 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（） A. 口字型 B. 圆桌型 C. 教室型 D. U 字型 4. 按照美国人类学家爱德华。霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM,应该是（）。 A. 个人区 B. 社交区 C. 亲密区 D. 公众区 5. 文员协助举行宴会时，不用考虑（）。 A. 宴会的形式与气氛 B. 有无休息室 C. 有无停车场 D. 交通是否方便 6. 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（）o A. 通知上司家人把衣服送达 B. 自己到上司家里去拿 C. 让上司自己去家里更换 D. 去买新的服装 7. 以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（） A. 定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B. 想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C. 开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D. 把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 8. 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（） A. 必要时可形成文字材料，照本宣科 B. 不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 C. 传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见 D. 重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 9. 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？（） A. 准备资料 B. 发表意见 C. 现场服务 D. 会议或会谈记录 10. 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（） A. 一般的图纸 B. 机密文件 C. 很长的文件 D. 感谢信 二、判断题（正确打“ J ”，错误打“ X 每小题 1 分，共 10 分） 11. 小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。（V ） 12. 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（X ） 13. 感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（V ） 14. 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效，因此文员应仔细核对出席人数。（J ） 15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。（X ） 16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（X ） 17.±下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。。（X ） 18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。（V ） 19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（X ） 20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴 定。（X ） 三、 简答题（每小题 10 分，共 20 分） 21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方而？请简要说明。 答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方而？请筒要说明。 一是为上司服务；（2 分） 二是为组织服务；（2 分） 三是为公众服务。（2 分） 一般阐述（4 分） 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2 分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着 情 况的变化不断编排和修改输入的信息。（3 分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1 分） 使用提示性备忘录（1 分） 准备约会表（1 分） 准备特殊提示卡（1 分） 准备交往提示文件（1 分） 四、 设计题（每小题 15 分，共 30 分） 23. ±海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共 同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行 9 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请 小 李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：（D 接受任务 （2） 了解来宾、制订计划 （3） 预订食宿 （4） 欢迎来宾、商议日程 （5） 礼节性拜访、宴请 （6） 正式会谈 （7） 签订协议书 （8） 陪同参观游览 （9）互赠礼品 （10） 欢送来宾、接待小结 （十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。） 24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应 该怎么设计？ 答： 来电单位（3 分〉 来电号码以分） 来电者姓名 H 分） 分机 来电时间（1 分） 年 月 日 时 分 分） 手机（1 分） 内容摘要」3 分） 上司批示（2 分） 处理结果（1 分） 记录人（1 分） 五、案例分析题（每小题 15 分，共 30 分） 25.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小 马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方, 礼 貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”, 伸 手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮 对 方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这 里 视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出 的 问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客 人 话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；（3 分） （2） 替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3 分） （3） 乘坐方而，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（3 分） （4） 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（3 分） (5)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。(3 分) 26. 文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查 经 理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片 一 看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶， 然后问道；“您是否和李总约在上午见面” 对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。 小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很不凑 巧， 今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可 以 吗？” 钱经理马上表示同意。小胡接着说：“您看我怎么向李总汇报您的情况？” 经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客户的。这类事不是 第 一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送神”好。 经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，小胡当然不能“直言相告”。 “钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要 耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国 工 商名录上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并 尽 快电话与您联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧！” “好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。 “另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做 公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是 67559831, 这 是我的名片，您可以直接与马小姐联系。” “好，好！”钱先生的口气变得和缓了。 “钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上, 我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？”钱先生告退时的微笑是 真 诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。 问题： (1)小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？ (2)小胡的做法是否正确?有没有不当之处？ (3)小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理?是否违背办公室人员的职业道德？ (4)秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应，引见给领导吗？ 答：(1)小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言；(4 分) (2) 正确，接待技巧符合文员要求；(3 分) (3)文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；(3 分) (4)即使不能引见给上司，同样应礼貌待人；(2 分) (5)这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作；(2 分) (6)不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；(4 分) (7)为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。(2 分)