精选国家开放大学电大专科《办公室管理》案例分析题题库及答案（试卷号：2180） 8页

国家开放大学电大专科《办公室管理》案例分析题题库及答案（试卷号：2180） 盗传必究 案例分析题 1. 对下面的案例进行适当分析。 美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的 20 支玫瑰送到她家的时间退了一个半小时，而且 花已经不 那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信： 亲爱的凯慈夫人： 感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您 购买这些 玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所 以您的玫瑰我们未 能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止 这类事情的再次发生。 在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努 力争取的 目标。 请让我们了解怎样更好地为您服务。 您真诚的霍华德•佩雷斯 （经理签名） 答：（1）这是一位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救；（2 分） （2） 补救。一是可以接到电话立即派人马上再送 20 支玫瑰，二是给予适当赔偿货款；（3 分） （3） 道歉。赔偿只是物质上的表示，道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话， 但是 写信则显得更加郑重其事；（3 分） 这封信，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因，又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类 似事情的 保证。最后再联络一下感情，表示了商店对顾客的基本原则和态度。（5 分） 此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾客的尊重。（2 分） 2. A 公司原定于 12 月 25 日 18:00 时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请 柬邀请有 关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下 班后赶往。可当部 分员工提前在 16： 00 赶去时，却发现预订的能容纳 50 人的大包房已为 B 公司占用。 经询问，当初 A 公司预订时，B 公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。 当时大堂 负责人说：“若 B 公司换了时间，则包房由 A 公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的 疏忽，忘了将时 间冲突情况告知 A 公司。 结果 A 公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的 50 多人滞留大堂 2 个多小 时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。 （1） 为什么 A 公司庆祝活动未取得预期效果？ （2） 如果你是 A 公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？（3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样 处理？ 答：（1）A 公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没 有取得 预期效果。（2 分） （2） 应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。（1 分） （3） 由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前 两天， 再和对方确认一下时间、日期、地点。（3 分） （4） 案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。（1 分） （5） 在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和 解决。 （2 分） （6） 如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。（1 分） （7） 应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。（2 分）（8）可在活动项目上增加一些 内容 予以补救。（2 分） （9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。（1 分） （评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答 案的文字 表述） 3. 波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理 让办公室负 责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放 映机的任务交给了文员 刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议 厅。会议的召开时间是 8 月 9 日 上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司， 要求租赁公司在 9 日上午九点四十五分必须 准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9 日上 午，大家 正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。 刘小姐马上打电话去 问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外 而一阵喧哗，有人在大声嚷嚷： “怎么这个地方连停车场也没有……” 问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ （2） 假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ （3） 从这件事中你得到了什么教训？ 答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2 分）（2）如果联系不上送货员， 向总 经理汇报，请示该如何办？（2 分）（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（3 分） （4） 得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（2 分）（5）联系新的租赁公 司 加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（2 分） （6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（2 分）（7）租借会议 厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（3 分） （8） 不能仅凭电话联系，应实地查看；（2 分） （9） 重要设备应考虑备用（或两套方案）。（2 分） 4. 公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午 9： 00 到 11： 00 召开销售员会议，要求小刘 通知有关 人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外 出了，也没有遇到销 售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知兹定于星 期四上午 在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。 星期四上午 8230 左右，有 2 个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了 一会就走了。 9： 00 左右有 6 个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在 10o 00 见面。到了 10 点，J1 乘 JT 4 位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一 共有 12 位销售员，事后去问另外 4 位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，你认 为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎 样的？ 答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（3 分） （2） 打印好书面通知；（3 分） （3） 在 3 天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个 人； （3 分） （4） 通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（2 分） （5） 通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；（3 分） （6） 应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（3 分） （7） 应提前到会议室做好准备，做好签到工作；（3 分） 5. 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小 曹又向他 作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小 曹与张关系亲近些， 支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？而对这种情况小曹应该怎么办？ 答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了， 就应按孙的意见办，不应多头请示；（5 分） （2） 在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（3 分） （3） 两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按 孙的意 见办；（4 分） （4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（4 分） （5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员 执行主要 决策人的意见。（4 分） 6. 某公司安排憧法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈，范总经理特别叮嘱两 位要做好准 备工作。 正式会谈这天，坐在范总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，使得范总身上 那套价值 千元的名牌西服黯然失色。 范总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃 来晃去， 五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引 起了范总经理和客商 的不同反应。客商而带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，范总经理也觉得尴尬。 谈到价格时，范总一时性起，双 方争执起来，小沈站在范总一边，指责客商。客商拂袖而去。范总望着远 去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福， 好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关 系？ ” 小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？ 答：（1）衣着。二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求；而旦也影响了范总的形象，小陈的穿 着打扮干 扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（5 分） （2） 卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（2 分） （3） 应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客 商争执， 她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商; （4 分） （4） 领导权威。小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找 适当的 机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。（4 分） （评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥木答 案的文字 表述） 7. 新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小 马特意向 领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方， 礼貌方面更应多加注 意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”, 伸手就去接客人的行李，见客 人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮 对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入 汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这 里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐 到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出 的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、 福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客 人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又 不能表现出什么。 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；（3 分） （2） 替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3 分） （3） 乘坐方而，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（3 分） （4） 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（3 分） （5） 应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（3 分） 8. 文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经 理的日程安 排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一 看，是某家杂志社广告 业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶， 然后问道；“您是否和李总约在上 午见而” 对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。 小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很不凑 巧，今天 上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可 以吗？” 钱经理马上表示同意。小胡接着说：“您看我怎么向李总汇报您的情况?” 经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客户的。这类事不是 第一次遇 到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送神”好。 经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，小胡当然不能“直言相告' “钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要 耽误您太 多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国 工商名录上，我公司 已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并 尽快电话与您联系，您看，我可 以打名片上您的联络电话吧！” “好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。 “另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做 公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是 67559831, 这是我的名 片，您可以直接与马小姐联系。” “好，好!”钱先生的口气变得和缓了。 “钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上, 我可以 帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？”钱先生告退时的微笑是 真诚的谢意，因为 他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。 问题: (1) 小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？ (2) 小胡的做法是否正确?有没有不当之处？ (3) 小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理?是否违背办公室人员的职业道德？ (4) 秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应，引见给领导吗？ 答：(1)小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言；(4 分) (2) 正确,接待技巧符合文员要求；(3 分) (3) 文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；(3 分) (4) 即使不能引见给上司，同样应礼貌待人；(2 分) (5) 这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作；(2 分) (6) 不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；(4 分) (7) 为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。(2 分) 9. 请看如下案例： 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息, 几天之内， 这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上 门。 厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后， 技术员始 终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红 色纸片，便向副厂长 汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为 之保密的条件。户主终于说出了 是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致， 幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居 委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂 长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向 新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了 厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃 易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大 笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一 台崭新的冰箱也送至那位用户 的家中。 从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上 的反馈。(5 分) (2) 有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。(5 分) (3) 文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式 和作风， 能从其他角度帮助领导解决问题。(5 分) 10. 小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手, 等客人 伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶 座位上，说：“坐 在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人 所在公司的情况，打听客人 的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。 小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤 地对待他，他怎么…… 你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的？ 答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手；(3 分) (2) 在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”(2 分) (3) 哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；(3 分) (4) 司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；(3 分) (5) 客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；(3 分) (6) 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；(3 分) (7) 应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。(3 分) 11. 海金精密仪器有限公司的技术开发部有 8 个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了 BRM 系列产 品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再 接再厉，决定宴请 技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用 总数为 2000 元。 问题： (1) 卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ (2) 卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ (3) 宴请结束一结帐，只花了 1500 元，对余下的 500 元，卜小姐买纪念晶发放好不好？ (4) 除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 答：(1)应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不 影响工作。 找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。(4 分) (2) 卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更 理想的气 氛。(4 分) (3) 宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把 500 元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后, 你们可 不受拘束再饮一杯，或找个卡拉 OK 唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人 员知晓，造成不 必要的麻烦。(4 分) (4)可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他部 门的积极性。 (3 分) 12. 某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话。他一手操持电话，另一手示意送信者 把信堆放在 已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的 信封都剪开了，忙乱中 一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一 边，而把所有的信封放在了另一边， 并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的……” 一封信时，他意识 到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶 水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应 该由上司回信.他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他, 让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人 地址、姓名打印在信封的上面，把公 司的地址打印在右下角。 你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。 答：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；（3 分）（2）首先应分 类， 请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封（3 分） （3） 不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确 的，再 把错误的划去，（3 分） （4） 拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他（她） 道 歉。（3 分） （5） 把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。 （3 分）