国家开放电大考试《办公室管理》设计题题库 11页

国家开放电大考试《办公室管理》设计题题库 办公室的清理和清扫方法。‎ 答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。‎ ‎(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。‎ ‎(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。‎ ‎(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。‎ ‎(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。‎ ‎(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。‎ ‎(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。‎ ‎(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。‎ ‎(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。‎ 办公室人员应该如何准备和开好座谈会。‎ 答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；‎ ‎(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；‎ ‎(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；‎ ‎(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；‎ ‎(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；‎ ‎(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；‎ ‎(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。‎ 当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？‎ 答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”‎ ‎(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。‎ ‎(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经来了”。‎ ‎(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。‎ 给下面的情境设计礼貌用语。‎ ‎(1)问人姓氏说(贵姓)‎ ‎(2)仰慕已久说(久仰)‎ ‎(3)长期未见说(久违)(4)请人解答说(请教)‎ ‎(5)求人办事说(拜托)‎ ‎(6)请改文章说(斧正)(7)求人指点说(赐教)‎ ‎(8)身体不适说(欠安)‎ ‎(9)看望别人说(拜访)(10)请人接受说(笑纳)‎ ‎(11)希望照顾说(关照)(12)赞人见解说(高见)(13)归还物品说(奉还)‎ ‎(14)请人赴约说(赏光)(15)需要考虑说(斟酌)‎ 面对两位领导几乎同时布置的工作，请你为李助理设计一个合理的应对之策。‎ 答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。‎ ‎(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。‎ ‎(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。‎ ‎(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。‎ 某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？‎ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；‎ ‎(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；‎ ‎(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；‎ ‎(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；‎ ‎(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。‎ 如何接受对方的名片？‎ 答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。‎ ‎(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。‎ ‎(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。‎ ‎(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。‎ 上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？‎ 答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。‎ ‎(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。‎ ‎(3)上司回头时，递上便条与铅笔。‎ ‎(4)退一步，等候指示。‎ 设计一份A4白文件纸库存记录卡 库存记录卡 库存参考号 B4‎ 项目 A4白文件纸最大库存量 ‎100令 最小库存量 ‎15令 单位数量(1令=500页)‎ 再订货量 ‎25令 接受 发放 接受数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额 设计一份电话记录表 答：‎ 来电人 姓名：_______________单位部门：_______________________________‎ 职务：_______________电话号码：_______________________________‎ 来电时间 ‎_______年______月________日_______时________分 通话地点 来电人地点：___________________________‎ 受话人地点：___________________________‎ 通话要点 ‎1.__________________________________________‎ ‎2.__________________________________________‎ ‎3.__________________________________________‎ 结束时间 ‎_______年______月________日_______时________分 处理要点 ‎1.交由_______________进行处理 ‎2.请_________________尽快回电 ‎3.约定_______________再来电话 记录人 设计一份归档文件目录 答：‎ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 设计一份开业典礼的筹备工作流程 答：开业典礼筹备工作的流程：‎ 开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示)→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。‎ 设计一个新闻发布会的筹备流程 答：主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。‎ 设计接待方案 答：(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；(4)预订食宿；(5)迎接来宾；(6)商议日程；(7)安排会谈；(8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。‎ 所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？‎ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。‎ ‎(2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。‎ ‎(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性；女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。‎ ‎(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。‎ 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？‎ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；‎ ‎(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；‎ ‎(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；‎ ‎(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；‎ ‎(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。‎ 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？‎ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。‎ ‎(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。‎ ‎(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。‎ ‎(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。‎ ‎(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。‎ 作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？‎ 答：(1)要建立器具和备用品的台账，简要记载购入时间、修理经过。‎ ‎(2)器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。‎ ‎(3)注意保持室内的清洁，经常打扫。‎ ‎(4)注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。‎ ‎(5)对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。 ‎