精选国家开放大学电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号：2180） 5页

国家开放大学电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号：2180） 盗传必究 设计题 1. 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共 同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行 10人将于 8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小 李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：（1）接受任务；（1分） （2） 了解来宾；（2分） （3） 制订计划；（2分） （4） 预订食宿；（1分） （5） 迎接来宾；（1分） （6） 商议日程；（2分） （7） 安排会谈｝ （2分） （8） 陪同参观；（1分） （9） 送别客人｝ （1分） （10）接待小结。（2分） 2. 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支 的出差费用；（3分）. （2） 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报 i 如果是与上司同行的，可根据上 司 的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3分） （3） 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（3分） （4） 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；（3分） （5） 对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分） 3. 康桥宾馆位于本市南京西路 45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11 月 15日上午 9： 00至 12：。0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在 康 桥宾馆的 12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应 该 考虑哪些问题？ 答：（1）会议的名称；（2分） （2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2分）⑶日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2 分）⑷ 地点：（具体在几楼几号会议室）；（2分） （5） 议题（或者议事日程）；（2分） （6） 主办者的联络处、电话号码等；（1分） （7） 开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（2分）（8）注意事项、 是否备有 餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2分） 4. 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室 外 有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？ 答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2分） （2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2分）（3）有留话时，切记务必 传达; （1分） （4） 检查会场有无物品遗漏；（1分） （5） 要为参加会议的人员送行；（1分） （6） 文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （2分）（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（2 分） （8） 携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1分）（9）关紧门窗并上锁；（1分） （10）通知会场的管理单位，会议已经结束。（2分） 5. 文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？ 答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解 释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 （4分） （2） 进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来 访 者直接冲突。（3分） （3） 情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会 使 她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） （4） 骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没 有 通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分） 6. 某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？ 要考虑哪些因素？ 答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（3分）； （2） 征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（3分）； （3） 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（3分）； （4） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（3分）； （5） 附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（3分）。 7. 上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共 同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行 9人将于 8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李 作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结 (十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。) 8. 某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎 么设计？ 答： 来电单位(3 分) 来电号码(2 分) 来电者姓名 U 分〉 分机 来电时间 U 分) 年 月 日 时 分 分) 手机(1 分〉 内容摘容"3 分) 上可批示 W 分) 姓理靖里 H 分) 记录人(1 分〉 9. 本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研 讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会? 答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（3分） （2） 座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分） （3） 座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（2分） （4） 主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分） （5） 详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（1分） （6） 座谈会的时间不必严格规定，可长可短，（2分） （7） 会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分） 10.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何 办？要考虑哪些因素？ 答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分） （2） 征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分） （3） 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分） （4） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分） （5） 附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分） 11. 所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解 释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 （4分） （2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来 访 者直接冲突。（3分） （3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会 使 她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） （4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没 有 通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分） 12. 作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ 答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分） （2） 征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分） （3） 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分） （4） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分） （5） 附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）