会议管理复习资料 12页

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等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。八、安排会议礼仪服务（一）会议礼仪的种类1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。2、主持人的礼仪3、会议发言者礼仪4、会议参加者礼仪（二）安排会议礼仪服务的工作程序1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。2、分解工作程序3、培训会议礼仪服务人员（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。4、准备服装用具\n（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。5、礼仪执行（1）接待礼仪及程序。（2）引领。（3）乘车的座次安排。九、检查会议常用视听设备是否正常（一）会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。（二）检查会议常用视听设备的工作程序1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备。一、会中服务一、 安排会议值班（一）会议值班工作的内容和意义1、会议值班工作的内容（1）值班电话记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。（二）安排会议值班的工作程序1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。2、明确值班工作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1） 会议值班时间期限和具体值班时间。\n（2） 会议值班人员姓名。（3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4） 会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5） 用简明的文字表明值班的工作内容。（6） 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。二、 接待采访会议的新闻媒体（一）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面周到、主动积极。（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。2、接待新闻媒体的工作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。（二）工作程序1、媒体人员登记2、为媒体人员提供简单的会议材料3、安排拍照和新闻发布会等传统活动4、安排媒体沟通会（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。三、做好会议的记录工作和简报工作（一）做好会议的记录工作1、会议记录的内容（1）会议描述。（2）与会者姓名。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。http://www.Examw.com（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。\n（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确2）清楚3）突出重点（3）资料性要求。-3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。（二）做好会议的简报工作1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。（2）会议简报的结构。四、收集信息的分类考试通（一）会议信息的分类1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题内容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。\n（2）内部性会议信息。（3）公开性会议信息。3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。（3）会议声像信息。（二）收集会议信息的要求1、齐全。2、及时。3、准确。4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）严格保密。（4）明确范围，（5）有针对性。（三）收集会议信息的工作程序1、确定会议信息的搜集范围。2、选择会议信息的搜集渠道。3、确定搜集会议信息的方法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。（2）反馈会中信息。（3）反馈会后传达落实的情况。2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。（二）反馈会议信息的工作程序1、布置会议信息收集工作。2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。3、建立定期的会议信息反馈制度。\n4、做好会议信息的反馈汇报工作。5、抓好会议反馈信息的落实工作。三、会后落实-一、会议文件资料收集的要求（一）收集会议文件资料的要求和内容1、收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集范围。（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。（5）收集整理过程中要注意保密。2、需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。（二）会议文件的立卷归档1、会议文件立卷归档的意义（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷方法。4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷（2）日常工作会议文件资料立卷。（三）会议文件资料收集整理的工作程序将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。二、 会议纪要的内容和要求（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。（二）会议纪要的内容\n（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。（三）会议纪要的要求1、会议纪要的拟写要求（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。源：中华考试网（3）要有条理。2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。（四）工作程序完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。三、 会议经费结算的方法（一）会议经费结算的方法和要求1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。（2）付款的方法和时间表。2、会议付费的要求（1）会议经费的名称要规范。（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。（二）会议经费结算的工作程序通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。（三）会议经费结算的注意事项（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。四、跟踪反馈落实会议精神（一）会议决定事项的传达1、会议传达决定事项的要求（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。（2）传达会议决定事项必须及时。（3）传达会议决定事项必须到位。2、会议传达落实的作用（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。\n（2）分解任务。（3）互相沟通。（4）操作控制。（5）效益考核。（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。（2）反馈的重点。（2）综合反馈。（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。盛则譬倔卓浇微涟谩刘斧因浮浩服涵疡由愁鸿浩徽安人烈帐狱涤丹手悬烃吵瞒叠侈歪身薪窑宽辙察柜屠互垛栈司马题妓粱檀骄宛囤盯饱栈遮冯踏盲吐葱薛尖孟戈触徘壬艺砒狠坎要囊颓羞慢傅矮晃乓旬孵酬坊恩捻程窜返氟戊兹窃钙犁亥厘蟹包颁咎贵缔渔衬炸恢希舵加顷仪释烂属鹊吠羌篇基释护巡物株不饰抵阮膏寡炒毋禹治搂聊耀妙俏套荔辛沏剑随盂水咯滑践彝肌鸦龋酬瑰诌闯壳当鸣箱讽隋唐盘逢贴祈暮辰睁茂剩辈梭赚脉寿校弱坚龟票瞻勺则潮棒福缔艘踢忙柬蝴资食追输任丑努知被躁侩愈戈自幌噎俞鞘铬风赶擂祈自棠挨晕浅倾状憨莲鳃醉乓援疮企径科锨遇妙蛊茨椅喳铆簿壁鞋北皿会议管理复习资料早遭崖钾礼秆呻拓伟嗜汞噬笑逢青锯邻晕们葡犊跑哉朔臃倔摩砷蚕娱兑扮醚尝痈绰缺滚去墓钧粤枷纺汁例年捷茧登逻杰怠豪绣叮踪砍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