秘书期末复习资料 11页

2014年二级秘书资格考试辅导资料一办公室的布置要素办公室的物质条件，应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素为：(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。这些要素不应分开设计，它们相互之间，不仅具有密切的关系，且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。譬如，光线与颜色有关，而颜色又与办公室的布置有关。因此，上述要素的设计应注意互相协调。(一)光线充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、减少错误，做更多的工作，保持充沛的精力。　　办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此需有其人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。办公室光线系统的基本设计共有五种：直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。其中，采用间接光或直接间接光较为优良。适当地提高办公室的光线的经费，是一种健全的投资。良好的光线约占办公室总工作成本的2%，而不良光线亦占总工作成本的0.5%。即仅增加总成本的1.5%，就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。根据许多的研究显示，能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10%-15%。(二)颜色颜色会影响人类的情绪、意识及思维。譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果，有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。黄色、橙色与红色称为暖色，这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。反之，蓝色、紫色与绿色称为冷色，它们令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色，令人有适度兴奋之感。11/11\n目前办公室的颜色是趋向于单色化，亦即地板、增与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和，而较地毯淡的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品如图画、桌子附属品、灯，则可爱要用鲜艳的颜色。总之，地板的颜色宜较墙壁的颜色深，墙壁的颜色则应较天花板为深。会议会客室宜用黄色或赤色。办公室夏季用蓝色与绿色，冬季宜用黄色与橙色。天花板的颜色，以白色为最佳。地板的颜色宜采用棕色，较不易污染。桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采纳原则建议如下：普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。　　会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。休息室：男宜用蓝色;女宜用淡红色。私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。2014年二级秘书资格考试辅导资料二档案的检索工作包括两个方面：一是对档案信息进行系统存储，即将档案中具有检索意义的特征标识出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。二是根据利用者和管理者的需要，通过已经建立的检索工具或数据库从档案群体中查找所需档案的过程。1.存储阶段的主要内容1)著录标引11/11\n著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来的工作。对每件档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。2)组织检索工具组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具或输入计算机，建立数据库的过程。2.查找阶段的主要内容1)确定查找内容确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。2)查找操作档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。3.档案著录档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。2014年二级秘书资格考试辅导资料三随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。11/11\n1、计划工作这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如：①通讯、文件管理、邮递和复制技术;②物色合适的办公室场所;③用现代化的实用办公家具、机器和设备装备工作区;④为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。2、组织工作这种管理职能是把全部经济资源(工作、工作场地、信息和职工)组合成可控的(可以管理的)组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。3、领导工作这种管理职能是动员和指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是：⑴有效地指挥和监督办公室的工作;⑵选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策;⑶制定办公人事政策;⑷对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿;⑸为职工和上司提供通畅的通信线路。11/11\n4、控制工作这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是：⑴制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要工作时有所遵循;⑵对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督;⑶估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准;⑷降低行政办公室的业务费用;⑸编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。2014年二级秘书资格考试辅导资料四一、文件收发工作1.收文(1)收到各类文件、信函等，及时签收、登记;(2)呈院领导批阅;(3)根据领导批示转有关部门传阅、处理;(4)将文件原文存档;(5)年终将文件按类归档并装订成册。2.发文(1)以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;11/11\n(2)办公室将文件呈主管院长审定并签发;(3)办公室统一编发文号、打印、发放;(4)年终将发文存档并装订成册。二、印章管理工作1.学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;2.凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;3.各部门使用学院印章必须履行登记手续;4.学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。三、车辆管理工作1、学院车辆由办公室统一调度。各部门因公需要用车时，需提前到办公室登记;2、因公用车时，不得因私改变行车路线，保证按时返回;3、因公需长途用车时，必须报主管领导批准;4、严禁出私车，更不得将车辆交给他人驾驶;5、驾驶员应自觉遵章守纪，严格执行驾驶规程，保证行车安全，遇到突发事故应及时通报办公室，按正常程序处理;6、驾驶员应加强对车辆的维护和保养，日常车辆维修须提前报办公室，经学院领导审核批准方可进行。四、接待工作11/11\n1.凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;2.各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;3.外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。五、办公设备采购、使用、报废工作1.学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;2.购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;3.各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;4.各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;5.报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，由院办公室统一办理报废手续。六、督办工作1.学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;2.在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;3.协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;4.学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;5.形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。11/11\n国家职业技术鉴定秘书二级复习题1．会议策划方案的制定程序有哪些环节? 答：会议目标和任务的策划；会议议题的策划；会议性质、参加对象、规模与方式的策划；会议预算的策划；会议名称的策划；会议时间与地点的策划；发言人与发言方式的策划；议程、日程、程序的策划；会议公关和宣传的策划。 2、会议策划方案的制定方法有哪些？ 答：1）确定会议目标的价值评价法；2）确定会议名称的特征覆盖法；3）确定中心议题的集思广益法；4）确定与会人员的相关性判定法；5）安排会议时间的注重效率性；6）选择会议地点的要素平衡法；7）会议宣传和公关策划的多种方法；媒体沟通法、内部宣传法；群众工作法；气氛渲染法。 3、会议策划方案制定原则有哪些？ 答：一是关于会议目标和任务的原则；提出的目标和任务要切实；处理好目标层次之间的关系；二是处理好目标层次之间的关系；策划方案要高度重视议题的安排；处理好主题和一般性议题的安排；三是关于会议时间和地点的原则；时间原则，选择会议召开和结束的时间要注意与大会的环境和企业内部的情况相协调一致；需要原则，考虑到会领导和与会者的需求，以人为本。成本和效率原则，在安排会议的时间和地点时，要尽量做到少花钱多办事，低投入高回报。协调原则，安排的时间和地点要与领导和与会单位多沟通， 能使各方都能及时参会。合法规范原则，会议的时间要根据《公司法》等法律规章的规定，不能随意变更时间。四是关于会议编组的原则，组的数量适中；会议领导尽可能分散到各组，参加各组的讨论；指派组织能力和协调能力强的人员担任组长和召集人。 4、如何拟定会议策划方案？11/11\n答：会议策划方案的制定程序为：一是会议策划立项，谁是会议的参加人员；什么是会议合适的类型；什么时间开会合适；在什么地方开会；为什么开会；怎样处理具体会务工作。二是立项后的可行性研究，既要考虑会议的环境和目标公众的适应性，又要考虑财力适应性、效益的可行性、物质水平适应性和应急能力的适应性。三是策划方案的论证，策划方案草拟后，需要由会议策划委员会进行论证，定位式优选法、轮转式优选法和优点移植法。四是制定策划方案的实施进度表， 5、如何审核会议的筹备方案？答：审核会议的主题与议题是否准确反映了策划案中的会议宗旨；审核会议的议程、日程安排是否科学合理；审核会议与会代表的组成结构；审核会议筹备机构的组建情况，人员分工是否合理有效；审核会议经费预算表和预算报告，尤其是部分费用的明细表；审核会议的准备工作安排是否全面，有无遗漏  6、会议筹备方案的构成要素有哪些？ 答：确定会议的主题和议题；确定会议的名称；确定会议的议程；确定会议的时间和日期；确定会议所需设备和工具；确定会议与会代表的组成；确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作；确定会议经费预算；确定会议住宿和餐饮安排；确定会议的筹备机构与人员分工。 7、会议筹备方案的审核方法有哪些？ 答：全面审核法，即对会议筹备方案的内容进行详细的、具体的审核，对与会议筹备有关方面和数据都要进行核实，审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内；审核会议周期是否符合要求并满足需要；审核会议议程是否科学民主；审核主持人的条件是否与会议要求相符；审核方案所选择的会场是否适合于会议的人数和主题，有无在会议通知上标明会场所位臵或附上交通指南；审核在会议召开前一周是否已将会议所用标明大会名称的横幅制作完成，横幅的颜色、字体和大小是否得当；审核会议出席人员的签名名册是否载明了参会人员简单而必要的信息；审核是否安排专人对会议过程及内容作全程记录，安排专人摄影或摄像以作为公司历史资料；审核是否安排专人负责对特殊情况作紧急处理；审核是否专人负责会议决议整理与处理。重点审核法，对会议筹备方案的会议目标和宗旨、经费预算、议程和日程、筹备机构的组建情况等重点内容进行审核，特别要对会议的 经费预算和使用、会议的准备工作，侧重于部分文件和数据表格。会议审核法，组织领导、专家和相关部门对会议筹备方案进行会审，由筹备方案的策划和草拟人员对方案进行介绍，再由各方进行会商协调，最后由主审人员集中参会领导和专家的意见进行补充与修正。 11/11\n8、会议筹备方案的审核程序有哪些环节？答：参与草拟的人员和部门进行单独审核或集体会审，主管秘书审核，主管领导的终审核领导集体的会审。 9、如何组织与培训会议工作人员？ 答：根据需求调研，确定受训者类型，建立培训目标、方式，制定可行性培训计划，上报总经理批准后实施培训方案，评估培训效果。会议工作人员培训内容，熟悉会议工作的基本流程，拟发会议通知，制发会议证件，设计发放会议议程表和日程表，签到和接待工作的操作技能，接待、会场引导及送别礼仪，会议记录，编发会议简报，撰写会议纪要，会议工作中的文书拟写。会议工作人员培训方法，讲授法、演示法、讨论法、视听法、单项工作训练、角色扮演法、个案研究法、演习法。 10、主持会议的基本要领有哪些方面？ 答：营造和谐气氛；按照议程进行；正确总结讨论内容；引导发言者解释令人困惑的发言；尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况；减少与议题无关的争辩与讨论；保持中立态度。 11、主持会议的方法有哪些？ 答：详细准备主持人行动计划，明确会议的目标：包括会议总目标、子目标，检查子目标是否有助于实现总目标；准备会议结构：包括会议内容、会议议题、会议进行步骤及如何最有效利用时间；与上司确认允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小；与上司确认与会人员对会议决策承担多大责任。采取有效手段控制会场气氛。主持人提前到达会场，熟悉参会人员，可在会前予以介绍；开会时间要准时；会议开始后，要简明介绍并引入主题，说明讨论目的；会议进程中，鼓励参会人员参与讨论，发表自己的见解，并注意抵制讨论中可能出现的任何不和谐的因素；在某一段时间里，要集中讨论一个议题，并让大家充分发表自己的见解；对以表述的观点及时加以概括总结，引导会议进展；当讨论偏题主题时，要提请大家紧扣主题；要及时采取措施控制出现混乱。 11/11\n12、如何促成会议形成决议？答：会议形成决议的程序是讨论议题，提出决议草案，讨论决议草案并修订，对决议案表决，确认表决结果。要围绕主题展开讨论，由参会代表提出决议草案，对决议草案的讨论分析及修订，组织对修订后的决议案的投票表决并确认 表决结果。应注意以下几点：使决议的提案符合有关会议规则中的条件约束，如人数、程序等方面的要求；提案的议题应与会议宗旨、主题，与自己的法定权限保持一致；决议的内容务求事实准确、逻辑合理、建议具体；注意想方设法引起其他与会人员对问题的兴趣和关注，最好用自己的计划或方案的价值和效果，以及具体的实际材料说服对方。13、提高会议效率的方法有哪些？答：限时表决法、限定前提法、单向讨论法、反向讨论法、自由交流法、典型引路法、头脑风暴法。14、会议表决的主要形式有哪些？ 答：口头表决、举手表决、投票表决、鼓掌表决。 11/11