公司合同管理流程 23页

公司合同管理流程 合同管理流程 8 8 8 8 8 公司合同管理流程要点 公司的经营管理行为除了内部的会议、指示等之外，有很大一部 分都体现为合同行为，尤其是公司与外部的市场主体就投资、合作、 买卖、 服务等开展的经营行为都必须借助合同来约束和规范。 因此规 范合同管理流程，约束合同行为，对于防范法律风险，提升公司管理 水平，促进公司健康发展有着不言而喻的重要意义。 一、合同行为及管理流程概述 公司的内部的合同行为合同管理流程主要包括：合同文本草案的 提出、审核、确认、签署、执行与存档等环节与行为。 一般来说，合同管理流程由业务经办人发起，由其负责提出或起 草合同草案， 同时对该合同行为的相关情况进行说明； 然后交由公司 业务主管经理、 公司法律顾问或法务主管分别对合同文本进行审核并 出具意见；公司法定代表人或经其授权的其他负责人综合上述意见， 确认合同的最终文本。 经负责人确认的合同文本，根据具体情况，由业务经办人提交给 合同对方， 或由公司领导签署；合同文本提交对方后， 对方若有修改， 一般应视为新的合同，需按上述流程重新审核。 最终未签署的合同文本由公司领导决定留用或返归业务经办人。 已签署的合同，应由公司合同管理人员统一负责存档管理；业务 经办部门和经办人依照已生效的合同，严格执行，完成公司业务。 二、合同的提出 合同的提出行为是整个合同管理流程中的发起环节。业务经办人 是发起环节的承担者。 业务经办人根据公司业务的需要以及主管领导 的指令，发起合同行为，提出合同文本，提交部门负责人审核。要指 出的是， 合同文本的提出不仅指业务经办人自行负责起草合同文本的 行为，还应包括合同对方提出合同文本的行为。 业务经办人在提出合同前，应按照公司相关业务规范和业务惯例 进行充分的市场调研， 必要时需经过公司的询价、 或招投标等决策程 序。 对于合同对方提出的合同文本或自行负责起草的文本，业务经办 人应重点关注：合同双方、合同标的、价款与支付、违约责任等主要 条款与结构是否完备，双方权利义务是否对等，用词是否准确一致。 为提高整个合同行为和管理流程的效率，业务经办人将合同草案 提交部门负责人审核时， 应同时将合同对方的主要情况、 合同的目的、 与核心内容、可能的风险予以说明。 三、合同的审核 对于合同文本，负有审核责任的业务主管、法务主管或法律顾问 人应分别从交易的可行性和合理性、合法性、可能的风险、成立与生 效、违约后果以及文字内容等予以全面审核， 并签署明确的书面意见。 业务经办部门负责人、公司主管经理审核合同，必要时应征询包 括财务门在内的公司其他相关部门意见， 业务经办部门负责人且应针 对合同条款核实有关市场信息。 重大合同的签订，事前均需有法务 主管或法律顾问的审核与意见。 审核的最后环节是公司负责人的确认。依流程审核确认的合同文 本才可提交对方或签署。 四、合同的签署 合同须经公司法定代表人或其授权的负责人签字并盖公章，方能 成立。 公司法定代表人可根据公司管理制度、业务特性和业务规模，对 某些特定合同的签署权利授予其他负责人；该授权应以书面文件为据， 授权文件应明确授权事项（合同类别）、授权时限等。 五、合同的执行与存档管理 对于已签署的合同，业务经办人和部门应认真关注合同生效条件、 生效时间，及时依照生效合同，实施相关业务。 在执行合同过程中，业务经办部门和经办人应关注市场、公司和 合同对方可能的重大情形变更， 及时提出应对方案； 若对合同条款进 行必要的变更，应视为新合同行为，需流程进行相应的审核和管理。 公司应指定专人负责全公司所有合同的管理，已签署合同原件统 一归公司合同管理人员存档； 合同复印件， 根据情况需要留财务部和 经办部门，部门负责人负责本部们的合同管理。 对于已签署成立的合同，合同管理人员应依次按照合同主体、业 务类型、签署时间、生效时间、是否履行完毕等标准进行分类归档； 合同管理人员对合同的外借、查阅应进行登记。 公司各部门应将合同执行情况定期汇总至公司合同管理人员，并 由其根据合同原件对公司各部门的合同执行情况进行总结和分析， 形 成书面报告，报公司领导审阅。 编号： ZZP-GS-06 级别：公司级 编制单位：综合部 合同管理制度 1. 目的 为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公 司的合法权益，制定本规定。 2. 适用范围 本规定适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各 类合同、协议等。 3. 职责 3.1 公司总经理负责公司销售、 采购合同及其他经济合同的审批； 3.2 公司销售部、供应部负责公司各类合同的管理工作，具体职 责是： 3.2.1 负责制定销售、采购合同统一文本； 3.2.2 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审 查； 3.2.3 负责本规定的监督执行。 4. 合同的签订 _公司合同管理流程。 4.1 合同的主体 订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独 立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合 同。 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能 力进行调查， 不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同， 也不得 与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应 经公司总经理同意。 4.2 合同的形式 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应 当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包 括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般 要求采用正式的合同书形式。 4.3 合同的内容 4.3.1 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当 事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 4.3.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应 详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详 细的服务内容及要求； 对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合 同的附件。 4.3.3 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的 物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式 （如电报、传真、送货单、发票等）。 4.3.4 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定 所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主 要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生 方式及样品存放地点。 4.3.5 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形 式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电 汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬 的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 4.3.6 履行期限、地点和方式 履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定 履行期间的方式； 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定 交货地点为本公司仓库或本公司的住所地； 约定具体地名的应明确至 市辖区或县一级； 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志， 如托运单、仓库保管员签单等。 4.3.7 合同的担保 合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的， 应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。 4.3.8 合同的解释 合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文 字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 4.3.9 保密条款 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密 承诺与违反保密承诺时的违约责任。 4.3.10 违约责任 根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。 4.3.11 解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁 机构的名称， 双方对仲裁机构不能达成一致意见的， 可选择第三地仲 裁机构。 4.4 签订合同的工作流程 4.4.1 签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照 本规定 4.1 条对对方当事人的有关情况进行审查， 并复印对方当事人 的法人营业执照及专业资格证书留存。 4.4.2 审查通过后，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合 同草稿报总经理、法务部等审批及修订。 4.4.3 审批和重新修订好的合同由业务人员与对方当事人进行商 谈，确定正式合同条款。 4.4.4 正式合同必须由双方签字和盖章后生效。 4.4.5 合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随 合同会审表交存公司一份备案。 5. 附签订合同工作流程图 签订合同工作流程图 省家好家节能门窗有限公司 合同管理工作流程 _公司合同管理流程。 二○一一年七月十七日 合同管理 工作流程说明书 公司合同管理办法 1 目的 规范集团公司合同管理程序，明确管理职责，界定管理层面， 防范经营风险，提高管理效能。 _公司合同管理流程。 2 适用范围 本制度适用于集团公司本部、分支机构和其他直属单位。集团 公司全资、控股子公司依据法定程序执行。 3 定义 3.1 所属单位： 特指集团公司所属各全资企业、 其他直属单位， 以及依照法定程序应当执行本制度的集团公司控股企业。 3.2 合同：是指除劳动合同外，集团公司及其全资、控股成员 企业及其他直属单位与平等主体的自然人、法人和其它组织之间 , 以 及集团内各平等主体之间设立、 变更、 终止民事权利义务关系的协议。 3.3 合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务 谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中 止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。 4 管理体制、组织形式与相关规定 4.1 合同管理实行分级归口管理与有限的集中控制相结合的管 -2- 理体制，具体组织形式包括： 4.1.1 所属单位下列合同，如果是隶属于集团公司直接管理的 项目，由集团公司相关业务主管部门审核同意后方可签订 ; 非隶属于 集团公司直接管理的项目， 以及其他属于集团公司授权分支机构或其 他直管单位管理的项目， 需经具有相应管理权限的集团公司分支机构 或其他直管单位审核同意后签订， 并由审核或直接办理单位报集团公 司备案。其中， 需由集团公司提供担保的项目合同，应当经集团公司 审核同意后签订： 4.1.1.1 电力项目利用外资合同。 4.1.1.2 投资、借 ( 贷)款及其他融资、企业财产保险、资产转 让、出售、收购、租赁合同 (房屋租赁合同除外 ) 。 4.1.1.3 集团公司直管所属单位的购售电合同、 并网调度协议、 电厂运营、机组检修合同。 4.1.1.4 企业合并、兼并、联营合同，以及担保合同。 4.1.1.5 限额以上的买卖合同。 4.1.1.6 集团公司或具有管理权限的所属单位认为有必要审核 或备案的其它合同。 4.1.2 集团公司本部各类合同，以及所属单位除 4.1.1 规定范 围以外的其他合同， 由集团公司及所属单位分别按本办法关于单位内 部合同管理的相关规定，自行办理。 4.1.3 集团公司控股企业，对 4.1.1 规定事项，按《公司法》 -3- 及公司章程规定的股东权利及程序办理。 4.2 管理规定 4.2.1 签订合同，除即时清结外，都必须采用书面形式。 4.2.2 集团公司本部及所属单位法律事务工作机构或者法律顾 问所在的综合管理部门，为合同归口管理部门。 4.2.3 需要以集团公司或者所属单位名义订立各种具有履约性 质的协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据合同项目 需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人。 4.2.4 审计、监察部门依其职责对合同订立、履行、变更、解 除全过程进行审计、监察。 4.2.5 合同签订之前应当经财务、审计、归口管理部门，以及 合同项目所涉及的相关业务管理部门审查会签。 相关业务管理部门范 围，由承办部门根据项目所涉及的计划、 归口管理、 综合事务、 劳动、 人事、安全、 技术、生产、 建设、股权、市场、 国际合作等问题确定。 4.2.6 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合 的责任制度。 4.2.6.1 合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过 程全面负责，合同承办人为直接责任人。 4.2.6.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合 同项目中应当提出相关意见而未提出的， 应当承担相应的责任。 -4- 4.2.7 集团公司及所属单位内部的部 ( 处、科、室 ) 等职能部门 一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何 书面文件 ; 具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同，应 当具有集团公司的授权委托。 4.2.8 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同，应当按 《集团公司法定代表人授权委托管理办法》 的规定， 办理授权委托书。 4.2.9 合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台 帐，实行履约跟踪统计报告责任制。 4.2.10 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较 大影响或严重后果的， 由监察部门按照有关规定进行查处， 并会同人 事部门追究责任单位 ( 部门 ) 负责人和直接责任人的责任。 涉嫌犯罪的， 移交司法机关处理： 4.2.10.1 不按本办法规定签订、履行合同的。 4.2.10.2 订有重大缺陷或无效合同的。 4.2.10.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。 4.2.10.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。 4.2.10.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的。 4.2.10.6 提供虚假资料的。 4.2.10.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的。 4.2.10.8 未按规定进行授权或擅自转委托的。 4.2.10.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。 -5- 4.2.10.10 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的。 4.2.10.11 延误纠纷处理法定时效期间的。 4.2.10.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职 行为的。 5 职责 5.1 归口管理部门职责 5.1.1 贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承 办部门提供法律服务。 5.1.2 建立健全本单位合同管理制度，监督、检查考核各部门 及所属、所管单位合同管理情况。 5.1.3 参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同 纠纷的处理。 5.1.4 统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜，管 理合同专用章。 5.1.5 负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告 制度。 5.1.6 组织合同管理知识培训，负责合同承办人员资格审查。 5.1.7 在会签或参与重大合同谈判过程中， 负责审查合同主体、 内容、形式的合法性、严密性、可行性。 5.1.8 其他相关管理工作。 5.2 合同承办部门职责 -6- 5.2.1 负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意 向接触，资信调查，报请主管领导审批。 5.2.2 组织合同的谈判。 5.2.3 起草合同文本，并组织审查会签。 5.2.4 组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。 5.2.5 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。 5.2.6 负责合同档案的管理。 5.2.7 负责所属单位报送集团公司审核合同事项的办理。 5.2.8 收集本办法的执行情况信息，并按集团公司年度制度建 设计划，提出修改意见。 5.3 合同审查会签部门职责 5.3.1 财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行 性，资金预算及的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合 法、安全性进行审查 ; 对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书 面意见。 5.3.2 审计部门负责对合同涉及的资金、使用及资产所有权、 动用审批手续的合法性以及合同价款、 酬金和结算的合理、 合法性进 行审查。 5.3.3 相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门 业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合 相关标准及 __ 规定等问题提出审查意见。 -7- 5.3.4 归口管理部门审查会签职责，按本办法 5.1.7 的规定执 行。 5.4 合同承办人职责 承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责，对期 间出现的任何与合同有关的问题， 按国家有关法律法规及本办法的规 定，须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商，并以承办人为 主进行处理。 5.5 监察部门职责 负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、 真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进 行调查处理， 提出监察建议或做出监察决定， 并可根据需要进行专项 效能监察。 6 程序 6.1 合同送审及备案程序 6.1.1 按 4.1.1 规定，责任单位将合同草案、立项依据、事项 所涉及的有关原始资料，并附相关情况说明，办理报批或备案。 6.1.2 合同送审，按合同所涉及业务的性质，向相应业务主管 部门报送，由该业务主管部门承办。 6.1.2.1 承办部门审核立项依据、 签署承办意见、确定承办人。 6.1.2.2 按 6.2 规定的会签、审核、审批程序办理。 6.1.2.3 通过审批后，由承办部门通知送审单位签署。 -8- 6.1.2.4 涉 本文： 内容仅供参考