公司会议管理制度 3页

‎ ‎ 公司会议管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司会议管理，提高会议质量和会议效率，降低会议成本，特制定本制度。‎ 第二条 公司各类会议均属于本制度管理范围。‎ 第二章 职责 第三条 督办室负责本制度的宣传，贯彻、并督察相关部门执行本规定。‎ 第四条 会议组织部门或分管领导负责会议的组织、准备工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。‎ 第五条 本规定由公司办负责制定并适时进行修订。‎ 第三章 会议分类 ‎1、董事会：董事会议由董事长组织召开，董事会议根据公司需要召开，参会人员为全体董事或董事长指定的列席人员，会议结束后形成会议纪要并逐项落实。‎ ‎2、党委会：党委会议由党委书记组织召开，会议时间、地点由主持人指定，参会人员为党委成员或列席代表，会议结束后形成会议纪要并逐项落实。‎ ‎ 3、股东会：股东会议由董事长组织召开，股东会议根据公司需要召开，参会人员为全体股东或列席代表，会议结束后形成会议纪要并逐项落实。‎ ‎4、领导班子会：公司领导班子会议由董事长组织召开，会议时间、地点、参加人员由主持人指定，会议结束后形成会议纪要并逐项落实。‎ ‎5、经理办公会：由总经理或委托人定期召开，主要总结上月生产情况，对存在的问题进行分析，布置安排下月的工作任务等，时间为每月26日下午2.00召开，由公司办负责通知并拟定生产经营计划。‎ ‎6、专业委员会：公司安全生产、经营管理、企业管理、企业文化、环境保护、技术、设备管理等各专业委员会会议每季度召开一次，会议由各专业委员会主任负责组织准备，主要是总结经验、找出差距、布置今后工作等，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎7、节能会议：由能源计量部根据节能办公室工作需要及能源管理体系要求，按照规定的时间、频次组织召开，实行闭环管理。‎ ‎8、内审及管理评审会，由企业管理部根据体系要求，按照规定的时间、频次进行，实行闭环管理。‎ ‎9、公司各类大会：如“职代会”、“五一”、“七一”、“营销表彰”‎ ‎ ‎ 等大会。会议组织部门应提前五天拟定会议议程报董事长或党委书记批准，并书面通知相关人员作好材料及会务准备。‎ ‎10、外单位在公司召开的会议，如报告会、办公会、座谈会等由公司办负责安排，并通知相关领导、职能门作好会务对接、会务准备。‎ ‎11、生产调度会：由主管副总或指定的人员组织召开，主要通报生产经营状况，解决生产过程中存在的问题等，由生产一部、二部负责通知，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎12、设备管理会：由主管副总或指定的人员组织召开，主要落实设备管理、考核及设备检修事宜，由设备一部、二部负责通知，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎13、安全例会：由主管副总或指定的人员组织召开，每月召开一次，主要总结、布置安全生产工作，落实重大事故隐患整改情况，学习传达上级有关文件和会议精神等，由安全一部、二部负责通知，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎14、环保例会：由主管副总或指定的人员组织召开，每月召开一次，主要总结、布置环保生产工作，解决环保工作中存在的问题、协调各方面关系等，由环保部负责通知，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎15、大宗原材料评审会：由主管副总或指定的人员组织召开，每月召开一次，主要协调、解决原料采购、使用中存在的问题等，由审计监察部负责通知，并形成会议纪要逐项落实。‎ ‎16、其他会议：如技术专题会、质量分析会、部门会议等，由分管领导组织召开并形成会议纪要逐项落实。‎ 第四章 相关规定 第六条 为避免会议过多或重复，对参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，应合并召开。对准备不充分，重复性或无多大作用的会议，不得组织召开。‎ 第七条 会议主持人、组织部门及与会人员应分别提前作好准备，拟好发言要点，缩短会议时间，降低会议成本，提高会议效率。‎ 第八条 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。‎ 第九条 公司类大会，参会人员应按照职能部门通知的时间到场；其他类会议，分管领导或主持人应提前两分钟到场，其他人员按通知的时间到场。否则、视为迟到。‎ 第十条 ‎ ‎ ‎ 参会人员如不能按时出席会议（含出差、开会），接通知后应立即向会议召集人或主持人请假。如因故不能出席，需指派其他人员代替参加的，要提前通知会议组织部门。未请假或未说明的均按缺席处理。会议进行中有事需外出的必须请假，否则，视为早退。‎ 第十一条 参会人员应准时到会并在《会议签到表》签字。会议通知部门应提前做好会议室的相关准备，组织参会人员签到并做好记录。会议开始前应通报请假及迟到人员，结束时应通报缺席人员。‎ 第十二条 会议期间应遵守会场纪律，手机调至静音状态，特殊情况到会议室外接听，禁止打瞌睡，交头接耳等现象。‎ 第十三条 会议应形成会议纪要。董事会、党委会、股东会、领导班子会由董事长或党委书记指定的人员进行记录；其他会议按照“谁通知、谁记录”的原则或由主持人指定的人员进行记录。会后48小时内应整理好会议纪要，会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。‎ 第十四条 公司级会议纪要须交公司办存档，保管人员不得擅自外泄，其调阅严格按公司《文书档案管理规定》执行；其他会议纪要由职能部门负责跟进、落实并保管。‎ 第五章 处罚与考核 第十五条 参加公司组织召开的各种会议，迟到五分钟以内的扣10元，迟到五分钟以上的扣50元，缺席的扣100元。早退十分钟以内的扣10元，早退十分钟以上的扣50元。‎ 第十六条 应拟而未拟定会议纪要的扣责任人20元/次，会议纪要中要落实的事项组织部门未督办的扣50元，督办后未完成扣责任人50元。‎ 第十七条 会后会议组织部门应将会议迟到早退缺席及纪要执行等情况报主持人签字，月底报督办室考核兑现。督办室应定期检查会议管理制度执行情况，指导相关部门不断改进。‎ 第六章 附则 第十八条 本制度自发文之日起开始执行，原《公司会议管理制度》废止。。‎ ‎ ‎