餐饮采购方式选择 4页

餐饮采购方式选择 1.报价采购 (1)报价采购的含义 报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购 函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单， 其内容包括：品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间，有时卖方为求取买方的信任， 会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”、“目录”及“说明书”，如果报价 内容买方完全同意，此项报价采购合同即算成立。 (2)报价采购的种类 ①确定报价 确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。换句话说，此种报价是指在有效期内，卖 方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是逾期对方不寄发接受通知，此买卖 交易行为即不存在，但是若对方(买方)在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价” 即告失效，但是却成为一种新的要约。 ②条件式报价 所谓条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十 分复杂。 a.无承诺的报价：此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动， 卖方得自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必声明：“本报价不受承诺的约束”，或“本 报价价格按市价而增减”，或“价格随时适时变更，无需通知”。 b.卖方确认的报价：此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好， 它对买方表达出交易的诚意，又可防范风险。不过若遇特殊理由，卖方可说明原因而取消确 认。 c.可以先销售的报价：这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上客户报 价，如果其中有人接受此报价，则后到接受者，对已售的货品即自动失效。 d.买方于同意后的报价：此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成 立的报价方式，这种报价对卖方极不利，因此甚少为人所采用。 ③还报价 所谓“还报价”事实上是一种讨价还价的方式。它是指买方对卖方报价单所提交易条件、 产品品质规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，要求对方减价。但这种还报价与接受是 不同的，还报价必须卖方接受后交易行为才告成立，如卖方不同意减价，则交易仍无法成立。 ④更新报价 更新报价是指报价有效期间已过，以同样交易条件重新再报价。 2.招标采购 (1)招标采购的含义 所谓“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条 件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种 买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想 物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适 用。 (2)招标采购的程序 公开招标采购必须按照规定作业程序来进行，一般而言，招标采购的流程可分下列四大 步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。 ①发标 发标的前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有 缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。 ②开标 开标的前须先作好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标 启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。 ③决标 开标的后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公 布决标单并发出通知。 ④签订合约 决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约 一经签署，招标采购即告完成。 (3)招标采购的技术 ①制作理想的标单 在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的订定，如何拟订出一份理想标单，是标购 作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少须具备下列几项内容： a.能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。 b.规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。 c.所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。 d.投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。 e.标单格式合理，发标程序制度化。 ②招标采购须注意的事项 a.品名是否明确、标购物品所列名称是否采用标准名称?品名书写是否有笔误? b.质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。 c.注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。 d.包装方法及条款是否适宜。 e.交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷 与困扰。 3.议价采购 (1)议价采购的含义 议价采购是针对某项采购物品，品牌物料，以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格 的一种采购方法。由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。 (2)议价采购的优缺点 ①优点 a.议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。 b.议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。 c.对于特殊性与规格的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。 d.可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。 e.有利于政策性或互惠条件的运用。 ②缺点 a.议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊机会。 b.秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。 c.独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。 (3)议价预估的方法 ①采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。 ②实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较三家以上厂 商的价目表，以其平均值作为预估价格。 ③采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。 ④对于大宗蔬果，除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据。 ⑤若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供 参考，或以政府或同业所订价格来预估。 (4)议价采购的步骤 ①审查报价单 审查厂商寄来的报价单，通常必须注意下列几点： a.品名、规格、质量是否符合需求? b.报价是否确定?有无附带不确实价格条款? c.付款条件、报价有效期是否合理? d.交货期与交货方式是否合乎要求? e.是否附有特别条款，如索赔、违约罚款、不可抗力等等因素，其内容是否合理? ②订期议价及签约 买方接到卖方寄来报价单后，经过审查后若认为合理，即可由买方择期议价，对于大宗 特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后，才可以决定，再由买卖双方正式签署合 约。 (5)议价采购应注意的事项 ①议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。 ②议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本，以防止中间商不实的报价， 若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊。 ③有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等，往往未 经原厂同意即一口承诺。 因此，议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及到规格、品质、交货期、 价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才作决定。 4.现估价采购 买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商取得估价单，然后双方面洽其中 的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题， 所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购，但一般都已经事先做好品质调查，认为没有问 题的供应商才向其索取估价单，所以如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便 宜的供应商订购。 (1)现估价采购的优点 ①因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系，所以是仅次于投标方式可获得单价便 宜的方式。尤其在不景气时，想要取胜同业间的竞争，此方式在价格上就会很便宜。 ②可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备，手续上比其他方式简单， 因为各种费用可以减少。 (2)现估价采购的缺点及其对策 ①经营状况良好时供应商有许多的订单，所以其单价常有偏高的倾向，因此需适当地选 择信息来源以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。 ②估价之前，同业供应商常事先商议而协定价格，而将估价提高。要防止这种情况的发 生，则要分析估价所需的必要资料要齐全，同时采购人员需有正确的价格知识，如果判断估 价有异常情形，则应考虑再从其他公司索取估价单。 ③由于此方式既然有弹性，那么采购人员的投机取巧也就比较容易。 因此，一般都要求采购人员有很强的道德观念，同时规定正当的交际范围，并作有弹性 的运用。