高校外联部年度工作总结 7页

经过一年的努力，外联部共为迎新晚会、班歌大赛、十 佳歌手大赛、社团文化节等多场活动拉取了 8 握寿司、悦视 眼镜、琴韵艺术、恒安集团、万达百货、影城等多家赞助。 赞助金额累计****元（其中不包括活动的物料及奖品）。一年 之中，部门内部，部员们和谐相处，互相学习与帮助。在众 多的拉赞助与活动协助中发现了很多问题，不断的改正自身 存在问题，学习到很多知识，也在一定程度上提升了自己的 能力与素养。与学生会其他部门之间关系融洽，与其他院校 外联也有着一定的支持与联系。成为学院内外部沟通交流的 一道桥梁。纵观这一年，外联部有许多优点，当然也有很多 的缺点。 在这一年的工作中，从多次的失误与没经验中，我们总 结出很多的部门问题： 一：与商家合作过程中 1.前期准备时间不够。一般我们是在活动开始的提前两 到三周开始拉赞助，可经过长时间的观察发现一些大的公司 通常都是年头就确定好接下来一年的大体工作以及经费预算 等等。与一些大公司合作，往往他们的经费申报需要比较复 杂的流程，需要一定的时间，而我们在活动开始的两到三周 才开始谈合作，一来有可能以被别的学院捷足先登，二来也 因为时间比较仓促，而选择物料合作方式，钱往往很难申请 到。 ——解决方案：希望之后的每一届能够在寒暑假就开始 着手之后半学期的活动赞助策划修改与投递，同时与商家能 够有长期的联系与合作，而不是临时抱佛脚的形式。 2.赞助商的类型可多样化，赞助物品多样化。文院本身 对口的商家不多，但经过这一年，我发现其实我们不需要局 限于对口，而可以把眼界大开，去寻找食品，用品，衣物， 网络虚拟产品，甚至网站及其虚拟产品。日常生活所需的就 是我们可以去寻求合作机会的。赞助物品以往我们都是根据 办活动的部门策划上所写的去拉，然而往往出现等到活动办 的时候才发现其实可以加个这个加个那个。而一些本身可以 通过赞助解决的东西却自己掏钱。 ——解决方案：商家多样化，可以拓宽眼界，从衣食住 行多方面商家入手。根据其产品特点寻找其与校园，与我们 学院的契合点。当然与活动结合更好，例如体育活动拉功能 性饮料等等。对于物料多样性问题则可以加入主持人的化妆 及服装赞助，奖杯的赞助，十佳音响的赞助，班歌大赛团体 奖品（如团体出游的票），十佳选手的摄影赞助等等。根据不 同活动能想得全一些，有针对性一些。 3.策划有待加强。虽说这一年我们在策划上下了很多的 功夫也有一定的进步，但我个人认为在策划上还存在一些问 题。例如没有完整的合作方式设计，可行性计划分析，以往 合作商家展示，广告位的陈列，照片的直观反映等等。 ——解决方案：我会和下一届的交代清楚同时也会和他 们一起去做一份完整的，更接近大型商家商谈时的直观有效 的策划。 4.立场不够强大，过于退让。在多次的拉赞助过程中， 我发现商家总把学生当做是好宰割的羊与弱势的一方，我们 的态度过于谦让与退步，往往使得我们的正当利益在谈判中 一减再减，往往出现卖苦力，吃大亏等情况。 ——解决方案：有机会我会和下一届进行一次交流，将 这个问题好好讨论下，同时让大家学会换角度思考与适当的 态度强硬。 5.物料跟进不及时。几场活动都出现物料最后才到的问 题。虽然中间参杂着几个部门的联系与图案的修改，但问题 总是出现则不免思考是不是我们联系的不够。 ——解决方案：提前与几个部门联系沟通好，定下物料 的具体交图和收货的时间和专门的负责人。 6.长期合作的困难性。很多商家都是合作一次后就不愿 意再合作，问题通常是没有达到宣传效果。长期合作虽然我 们一直都在努力，仍有一些没有留住。这就很需要我们去思 考和改进。 ——解决方案：不断创新，寻找新的合作方式，根据不 同的商家设计不同的宣传方案。如会员卡制度，试吃试用， 游戏互动等等 7.钱及商家要求的合理性。一般我们都是秉持着长期合 作的想法，没有敢大开口要钱，也使得我们往往出了很多力 气去帮忙商家宣传。然而商家的要求往往我们都是去答应， 怕商家跑掉。但经过几次吃亏，我发现我们应该更强硬与聪 明。对于商家的要求适当答应与摇头。更要把其要求与实际 相结合。 ——解决方案：根据商家的大小，制定不一样的策划， 要不一样的金额。才比较好调整状况。对于商家的要求合理 的答应，不合理的也要有底气拒绝与调整。 8.物品的接收与归还。商家的宣传物品出现丢失等情况。 这就会极大的影响到之后的合作。 这是一个很严重的问题。在吃过几次亏后我们也意识到 这是我们需要改进的地方。——解决方案：列写清单。每次 接受商家的宣传物料后续有专人负责列写清单和签字和专门 看管。 9.预备方案的设计。外联最害怕出现的情况就是商家半 路掉链子跑票。那就需要我们有两手的准备，不一下子否认 商家，而是留两手准备，防止出现空窗现象。同时，我们需 要反馈给商家的资料与照片也在一次活动中出现烧卡全没的 问题，这也十分影响到之后的合作。 ——解决方案：预备方案的准备，包括第二大商家的准 备和照片的自行拍摄与备份。对其余事情也都需要有着一套 较为完整的预备方案。 二．部门内部沟通及其与各部门联系过程中 １.部门内部的分工与联系。部门内部的和谐也是很重要 的。因为能者多劳，有时候会出现部门内部一个人干很多， 一个人干很少的情况。这样就容易影响到团队的协作与个人 的存在感。同时常常事情会比较突发联系人也不好联系。 ——解决方案：根据每个人的特点和有点有较明确的分 工，同时每个人的工作需要定期轮换，使每个人都能得到不 同的锻炼与学习机会。也比较能加强每个人的存在感，容易 调动积极性。每个人的课表都有个备份方便联系人。同时又 固定的群或微信联系。也方便加强情感。 ２.与各部门联系不足。活动前期没有了解好活动的主要 内容和可宣传点，没有了解好所需的物料，这些都容易使赞 助出现问题。对于幕布等物料设计也是，沟通不足则会出现 物料拖延的问题。 ——解决方案：拉赞助前期就开一个宣传外联与办活动 部门的会议，把活动流程，所需物料，设计稿的交稿日期等 等问题一次性解决清楚。外联不止负责外联，也可以试着负 责学生会内部部门的联系。同时也要注意和其他部门部长联 系的时间与态度。 ３.部门部员细心不足。因为我们要负责的事情很多，一 场活动前中后期都有不同的工作，忙完一场又一场，所以很 多细节问题都没有很好的把握，例如晚会结束后物品的清点 与会场的收拾。 ——解决方案：提前让他们完整的跟一场活动，从失误 中吸取教训。细节处拿笔记下来，防止意外的发生。一场活 动一个主负责人，可以锻炼他们每个人还能适当分散压力。 ４.部门内部的交流。每次会议几乎都是部长在开，组员 只是听很少有自己发言思考的机会。不利于他们的接任和部 门内部的气氛。 ——解决方案：可以以交流的形式展开，每个人可以提 出自己的宣传创意和建议，使会议成为一次交流的过程，思 想碰撞的过程。 ５.微博。现如今微博已经成为一个很具有时效性与大范 围宣传性的工具。我们可以更好的把它利用起来。 ——解决方案：扩大微博的粉丝，多关注商家动态。把 微博打造成集吃喝玩乐信息为一体的宣传工具，吸引粉丝， 吸引商家。还可以利用微博展开转发抽奖的宣传方式，更利 于我们发展。 当然，这一年外联部也有着很多的改进。包括与其他学 院外联的联系加强，拉的赞助多样化，组员积极性较高，宣 传方式的创新，长期合作的留线等等。我希望之后外联能一 届比一届强。我也会在离任时找下一届开一个长的交流会， 把该交代的事都交代清楚。