班主任（心得）之从本科教学评估谈高校外事档案的建设与利用 6页

班主任论文之从本科教学评估谈高校外事档案的建设与利用 ‎ ‎　　一、外事档案在本科教学评估中的意义 ‎　　高校外事工作既是学校对外合作的桥梁，也是提高办学质量、加强学科建设与研究、加强人才建设、提高办学水平的重要组成部分，在提高学校的教学、科研、管理水平、扩大知名度等方面起着十分重要的作用。高校外事档案是高校对外交流和合作真实记录的一种重要的文献信息资源，不仅客观真实地反映了学校对外合作与交流的整个过程，也为学校的持续发展提供了历史依据，是办学的重要基础工作之一，它可反映出一个学校的办学层次、师资队伍建设、教学质量、科研水平及重点学科建设等，是支撑本科教学水平提高的重要原始记录和佐证材料。 ‎ ‎　　二、本科评估中外事档案材料建设的主要构成 ‎ ‎　　1、师资队伍建设方面 ‎ ‎　　师资队伍水平是衡量学校办学水平的重要标志和学校发展的关键。而体现师资队伍建设水平的外事档案主要包括国外智力引进（主要是外籍教师）档案及中方教师的国外进修、学习档案。 ‎ ‎　　建设外籍教师档案的内容主要有外教基本情况（含姓名、性别、国籍、出生日期及家庭地址）、护照号码、毕业文凭、教师资格证书、工作简历及外国专家证、来华居留许可等身份证明资料以及其对中方青年教师的培训、所开展的教学活动及所取得的教学成果。  ‎ ‎　　建设中方教师赴国外进修、学习情况的档案资料的重点内容是教师进修、留学的国家、大学或科研机构的名称、进修、留学时间、进修、留学的科目、获得的文凭或证书、学习的图片、在国外所发表的论文以及他们回校后在教学、科研等方面所取得的成绩 包括所获得的荣誉、科研论文的发表、科研项目的申报和结项情况等。 ‎ ‎　　2、教学质量方面 ‎ ‎　　教学质量是一个学校的生命线。体现教学质量的档案主要是外籍教师外语教学档案和外国留学生档案。外教的外语教学档案除了要建立外教个人信息档案外，还包括在校工作时间、所教课程、所教班级、教案内容、使用的教材、学生评价、以及有关他们教学、开展第二课堂教学如英语角、英语演讲赛、英语晚会等活动的照片或录像资料、学生在各类英语大赛的获奖证书等。 ‎ ‎　　留学生档案是高校外事档案的重要组成部分，是本科教学评介和专业评估的原始凭证。留学生档案的重点是：姓名、性别、出生年月、护照号码、来自国家（地区）、入学时间、所学专业、学号、所学课程、考试成绩、毕业时间及在校学习期间的一些活动照片。对有特殊才华和做出贡献的留学生，还要将其主要事迹等详细材料记载归档，作为学校本科评估中教学质量提高的一个重要作证。 ‎ ‎　　3、学校办学水平方面 ‎ ‎　　体现学校办学水平的外事档案主要是与国外高校开展合作办学的档案和国外知名人士、专家来校讲学档案两大部分。 ‎ ‎　　以合作办学的形式引进国外优质教育资源，对扩大高校的办学规模，提高办学层次有着重要意义。合作办学档案建设的重点是：办学合作方的背景材料、师资情况、办学资格、办学申请报告、合作协议、开设专业、课程设置、教学安排、教学设施、招收学生数、项目批准书、办学许可证、管理机构及管理队伍、学籍管理、文凭证书的颁发、资产来源以及招生花名册、引进课程及教师等一系列相关的档案。 　　国外知名人士、专家讲学档案的建设重点是以建立声像档案为主，包括像片、录音、录像制品、影视片、光盘以及相应的说明文字等。文字内容应包括讲学者的姓名、国家、工作单位、讲学时间、地点、内容以及会场全景 、专家留影等。 照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。录像、录音材料以自然盒（盘）为单位注明录制部门、地点、时间、内容、密级、带长（时间）、编号等。 ‎ ‎　　4、学校科研水平方面   ‎ ‎　　科研是兴校之本，是提高教学质量的推进器。反映高校科研水平方面的外事档案主要是与国外的科研合作和召开国际学术会议。 ‎ 与国外机构的科研合作包括重点实验室建设、与国外合作的课题、项目或发表的论文。在收集建设这类档案时，重点整理的档案资料包括合作项目的批复及申请、国外合作单位的名称、合作项目名称、内容及意义、合作时间、人员构成及介绍、预期成果、已取得成果等。 ‎ ‎　　建设学校举办的大型国际学术会议时，应根据会议文件材料成套性的特点，按会议的批复、请示、会议通知、会议日程表或议程表、领导和有关代表讲话、主报告（原文和译文）、学校代表宣读的论文（原文和译文）、学术会的讨论记录、交流材料、会议简报及宣传报道等一整套会议文件材料进行排列，按单件进行整理。 ‎ ‎　　三、外事档案进一步服务本科教学评估的措施 ‎ ‎　　评估工作有助于检阅外事档案建设工作的成就，及时总结经验，但其更重要的意义在于评估工作对外事档案建设提出了更高的要求。 ‎ ‎　　1、解放思想，改变传统的外事档案管理模式 ‎ ‎　　传统的高校外事档案管理仅限于档案收集、整理、保管的管理模式，时效性不强，既没有与高校的外事工作同步，又没有充分体现高校外事档案为学校教学、科研服务的宗旨。因此，高校应充分利用现有的档案综合管理系统，建立以教学、科研档案为主的外事档案信息体系，将分散的各类外事档案信息，按类别建立档案，并存储于数据库中，经过加密处理，充分利用网络优势，把简单的外事档案管理发展成档案、信息、情报为一体的管理系统，实现内部资源共享。 ‎ ‎　　2、拓展思路，采用灵活多样的外事档案收集方式 ‎ ‎　　外事档案有其特殊的形成规律，再加上形成来源的复杂化、载体的多元化等新特点，因此应根据不同情况采取不同的收集方式。对于重大外事活动、重要事件等档案材料的收集与建设，学校档案部门要提前介入，与外事主管部门及时沟通，相互配合。对于一些持续时间长及工作不连续性的外事工作，学校档案部门、外事部门和活动中所涉及的主要部门应联合起来按时将每次活动中所产生的各种文件材料，分期分阶段的收集起来，以确保档案材料的齐全完整。同时要进一步拓宽外事档案的收集与建设面，不要机械地按“归档范围”来草草装订了事。对缺失的材料，要进行再征集和补充，不仅要有文字材料，也要有声像载体材料。 ‎ ‎　　3、挖掘信息，加大对外事档案信息资源的开发与利用  ‎ ‎　　（1）、加强外事信息资源的加工与开发。 外事档案信息往往是单一的、零碎地、不能完全适应人们的利用需要。因此外事管理部门既可围绕某个专题，把多个档案信息有机组合，变单一信息为组合信息；也可按照一定的题目，对同一性质的档案进行文摘汇编。如可围绕合作办学设置一个专题，把本校各个院系与国外高校开展合作办学情况的文档组织到一起，既为评估专家提供了本校各个院系所开展的合作办学情况，又简明地反映了学校外事工作发展的状况。这样既提高了外事档案信息质量，也充分发挥了外事档案的作用。‎ ‎    　　（2）、加强外事档案信息的网络化建设。 ‎ ‎　高校外事档案管理既是连接学校与国内外的窗口，又是教学、科研对外收集情报资料的数据库。各高校应花大力气搞好外事档案信息的网络化建设，可通过建立外事档案信息网站、建立外事档案管理信息系统等手段，将分散的外事档案信息资源连接起来，开发利用丰富的外事档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时地与国内外相关机构进行交流与合作。同时，学校的教职工和学生也可以利用该信息资源与外界进行沟通和交流，了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己工作和学习做准备。通过这样的外事信息网络化建设，一方面可较为快捷的把学校推向世界舞台，扩大学校在国际上的知名度和影响力；另一方面可在国内外高校间起到横向联合的作用，容易做到取长补短，对学校建设、人才培养、科学研究产生积极的作用。 ‎ ‎     ‎