石家庄邮电职业技术学院 会计电算化1 402页

会计电算化 1 课程简介 会计电算化 是以电子计算机为主，将当代电子信息技术应用到会计中的简称，是用电子计算机代替手工记账、算账与报账。 2 课程简介 理论和实验两大部分 理论为主（ 30 课时），实验为辅（ 22 课时） 。 课程基础：计算机应用基础 会计学基础 考核方式：理论考试和实验 3 第一章 会计电算化概述 我国会计电算化的发展历程 我国会计软件的开发与应用 会计电算化与企业管理信息系统 对我国会计电算化的展望 4 第一节 我国会计电算化的发展历程 国外： 起步较早，从 20 世纪 50 年代起，计算机就在某些会计领域开始代替手工操作。主要完成某一方面的核算业务，如工资计算、材料核算等。 1954 年 10 月，美国通用电气公司（ GE ）第一次在 UNIVC-1 计算机上计算职工的工资，从而引起了会计数据处理形式的变革，电算化会计也应运而生。 20 世纪 60 年代至 70 年代，软件工作者设计出各种数据库管理技术，开发了较为先进的会计业务处理软件，形成了以账务处理为核心的会计信息处理系统。电算化会计信息系统成为企业管理信息系统的一个子系统，共享系统资源。 20 世纪 80 年代以后，电算化会计出现了普及之势。计算机网络的发展使系统资源能够充分共享，大大提高了数据计算和资料处理的能力日本、美国和西欧发达国家凭借领先技术和雄厚实力较早实现了会计工作的电算化。 5 第一节 我国会计电算化的发展历程 国内： 一、会计核算子系统单项开发与应用阶段（ 1979-1988 ） 1979 年，长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计与实施，成为我国电算化会计发展过程中的一个里程碑。 1981 年 8 月，在长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，第一次正式提出了“电子计算机在会计工作中的应用”的问题，引入了“会计电算化”的概念。 1988 年全国已有 14 ％的单位开展了电算化工作，开发项目最多的是工资核算（占 58 ． 8 ％），其次是会计报表编制（占 31 ． 4 ％）和账务处理（占 23 ． 8 ％）。 特点：以单项开发为主，没有统一的会计电算化制度，各地各单位的开发基本上处于闭门造车的局面，而所开发的会计核算软件基本上是手工会计操作的翻版。 6 第一节 我国会计电算化的发展历程 二、会计核算软件多项开发与应用阶段（ 1988-1996 ） 1989 年 12 月，财政部发布的 《 会计核算软件管理的几项规定（试行） 》 ，标志着以财政部门为中心的电算化会计宏观管理体系的形成。 1994 年 5 月，财政部印发了 《 关于大力发展我国会计电算化事业的意见 》1994 年 6 月发布了 《 会计电算化管理办法 》 、 《 商品化会计核算软件评审规则 》 、 《 会计核算软件基本功能规范 》 等制度和规章， 1997 年又发布了 《 会计电算化工作规范 》 、 《 会计电算化培训管理办法 》 等规章制度。 特点：（ 1 ）单项数据处理 → 完整的会计信息系统；（ 2 ）手工操作与计算机会计数据处理并行 → 完全依靠计算机代替手工完成记账、算账和报账任务；（ 3 ）满足基层需要 → 数据逐级汇总；（ 4 ）自行开发使用 → 由专业公司开发通用化、商品化会计核算软件。（ 见书 P4 ） 7 第一节 我国会计电算化的发展历程 三、融入企业管理信息系统的网络会计系统发展阶段（ 1996 年至今） 用友 ERP-U8 ，金蝶 K/3 管理软件 特点：将电算化会计信息系统融入企业管理信息系统，不仅面向财务部门，更多的是面向企业的经营决策，与启用管理信息系统的其他子系统融为一体。 8 9 金蝶软件 10 第二节 我国会计软件的开发与应用 一、会计核算软件 按开发的目的分类：非商品化软件和通用会计软件 目前常用的会计软件 国外： SAP R/3 、 Oracle 、 SSA…… 国内：用友 ERP-U8 、金蝶 K/3ERP 、和佳 ERP 、新中大、浪潮通软 二、计算机方式与手工方式下账务处理流程的区别 手工会计下账务处理形式的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大 计算机方式与手工方式下账务处理流程的区别 11 计算机方式与手工方式下账务处理流程的区别 数据处理的起点与终点 起点：原始凭证 记账凭证、原始凭证、机制凭证 终点：编制并上报报表 计算机自动输出账簿和报表 数据处理方式不同 人工处理 计算机自动处理 数据存储方式不同 纸质凭证和账簿 数据库文件 对账的方式不同 账账核对、账证核对、账表核对 不用对账 会计资料的查询和统计方式不同 12 第三节 会计电算化与企业管理信息系统 一、企业管理信息系统的基本功能 二、典型的企业管理信息系统 13 领悟ERP 14 领悟 ERP ERP 的概念 ERP 系统的发展历程 ERP 系统的核心管理思想 为什么实施 ERP ？ 15 ERP 的一般流程 订单（含紧急） 需求分析 采购 加工 订单成交 收付款项 成本费用 领导决策 16 订单处理 一天中午，丈夫在外给家里打电话：“亲爱的老婆，晚上我想带几个同事回家吃饭可以吗？” 妻子：“当然可以，来几个人，几点来，想吃什么菜？”丈夫：“ 6 个人，我们 7 点左右回来，准备些酒 烤鸭 番茄炒蛋 凉菜 蛋花汤 ············· ，你看可以吗？” 妻子：“没问题，我会准备好的，” 订货意向 商务沟通 订单确认 17 物料需求分析 妻子记录下需要做的菜单 发现需要： 1 只鸭， 5 瓶酒， 4 个番茄，。。。。。。 炒蛋需要 6 个鸡蛋，蛋花汤需要 4 个鸡蛋。 MPS 计划 BOM 物料清单 BOM 展开 具体要准备的菜：鸭 酒 番茄 鸡蛋 调料。。。。。。 共用物料 库房、 缺料 打开冰箱一看，只剩下 2 个鸡蛋。 18 采 购 来到自由市场，妻子：“请问鸡蛋怎么卖？” 小贩：“ 1 个 5 毛， 5 个打 2 元， 10 个 3.5 元。 ” 妻子：“我只需要 8 个，但这次买 10 个。 ” 采购询价 报价 验收，退料，换料 妻子：“这有一个坏的，换一个 。” 经济批量采购 19 订单处理 回到家中，准备洗菜 切菜 炒菜等 厨房中有燃气灶 微波炉 电饭堡等 妻子发现拔鸭毛最费时间 工艺路线 工作中心 关键工艺路线 用微波炉自己做烤鸭可能就来不及 于是决定在楼下的餐厅里买现成的 产能不足 产品委外 20 紧急订单之一 下午 4 点，电话铃又响：“妈妈，晚上几个同学想来家里吃饭，你帮准备一下。” “好的，儿子，你们想吃什么，爸爸晚上也有客人，你愿意和他们一起吃吗？”“菜你看着办吧，但一定要有番茄炒鸡蛋。我们不和大人一起吃， 18:30 左右回来。” “好的，肯定让你们满意。” 紧急订单 商务沟通 不能并单处理 订单确认 21 紧急采购 鸡蛋又不够了，打电话叫小贩送来 18:30 ，一切准备就绪，可烤鸭还没送来，急忙打电话询问：“我是李太，怎么订的烤鸭还没送来。” “不好意思，送货的人已经走了，可能是堵车吧，马上就会到的。” 门铃响了，“李太，这是您要的烤鸭。请在单上签一个字。” 紧急采购 采购 委外单 并跟催单 验收 入库 转应付帐款 22 紧急订单之二 18:45 ，女儿的电话：“妈妈，我想现在带几个朋友回家吃饭可以吗？” “不行呀，女儿，今天妈妈已经需要准备两桌饭了，时间实在是来不及，真的非常抱歉，下次早点说，一定给你们准备好。” 紧急订货意向 商务沟通 哈哈，这就是 ERP 的使用局限，要有稳定的外部环境，要有一个起码的 提前期 23 企业内部需求及管理 送走了所有客人，疲惫的妻子坐在沙发上对丈夫说：“亲爱的，现在咱们家请客的频率非常高，应该要买些厨房用品了 最好能再雇个小保姆” 丈夫：“家里的事情你做主，需要什么你就去办吧。” 设备采购 人力资源系统接口 通过审核 妻子：“还有，最近家里花销太大，用你的私房钱来补贴一下，好吗？” 应收货款的催要 24 企业内部核算 …… 送走了所有客人，妻子拿着计算器，准确地算出了今天的各项成本和节余原材料 并计入了日记帐 把结果念给丈夫听 成本核算 总帐 给领导报表 丈夫说道“值得，花了 145.49 元，请了好几个朋友，感情储蓄帐户增加了若干” 。 经济效益分析 25 ERP 饭局之续集 种种原因妻子和丈夫打架，造成整个 ERP 系统岌岌可危 请来了几大著名的 ERP 咨询公司，妻子和某咨询顾问好上了 ………………. 基础管理差 key user 跳槽 到了咨询公司 26 & A Q 27 ERP 概念 制造商 / ERP 批发商 / 物流 CRM/ERP 订单 零售商 / POS 订单 供应商 采 购 销 售 仓 储 生 产 质 量 资 金 总 帐 28 ERP 概念 --- 企业模拟环境 部件供应商 /Component Suppliers 合同制造厂 /Contract Manufacturers 系统制造厂 /System Producers 分销商 /Distributors 消费者 /Consumers Definition 供应链视角 29 ERP 的来龙去脉 一种管理思想？ 一套应用软件？ 一个复杂系统？ ERP 究竟是 … ERP 的概念 30 软件 产品 管理 系统 管理 思想 ERP—— E nterprise R esource P lanning 企业资源计划 ERP 的概念 31 是由 Gartner Group Inc( 加特纳集团公司 ) 提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在 MRP II （ Manufacturing Resources Planning ） 基础上进一步发展而成的面向供应链（ Supply Chain ） 的 管理思想 ； 是综合应用了 Clint/Server 体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（ 4GL ）、 网络通讯等信息产业成果，以 ERP 管理思想为灵魂的 软件产品 ； 是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源 管理系统 。 ERP 的概念 32 定货点法 MRP 闭环 MRP MRP II ERP ERP 的发展 演变过程 MRP 物料需求计划 Material Requirements Planning MRP II 制造资源计划 Manufacturing Resource Planning 企业资源计划 Enterprise Resource Planning 33 MRP MRP II ERP 的扩展关系 ERP 需求市场 / 制造企业 / 供应市场 信息集成 面向供需链 Enterprise Resource Planning MRP II 物料 / 资金信息集成 面向企业 Manufacturing Resource Planning MRP 物料信息 集成 Material Requirements Planning ERP II 协同商务 (1965) (1980) (1991) (2004) 是 发展 / 包罗 不是 取代 / 否定 34 MRP - MRP II - ERP 功能扩展 MRP MRP II ERP ERP II 70 年代 80 年代 90 年代 21 世纪 销售管理 财务管理 成本管理 物流资金流 信息集成 MPS ， MRP ， CRP 库存管理 工艺路线 工作中心 BOM 多行业、多地区、多业务 供需链信息集成 法制条例控制 流程工业管理 运输管理 仓库管理 设备维修管理 质量管理 产品数据管理 MPS ， MRP ， CRP 库存管理 工艺路线 工作中心 BOM 销售管理 财务管理 成本管理 库存计划 物料信息集成 MPS ， MRP ， CRP 库存管理 工艺路线 工作中心 BOM 法制条例控制 流程工业管理 运输管理 仓库管理 设备维修管理 质量管理 产品数据管理 MPS ， MRP ， CRP 库存管理 工艺路线 工作中心 BOM 销售管理 财务管理 成本管理 CRM/APS/BI 电子商务 Internet/Intranet 协同商务 35 ERP 发展史 --- 生产厂长的烦恼 设计： 产品结构修改 物料用量增减 材料代用 销售： 预测不准 品种变化 数量变化 交货期变化 ? 库存： 现货量 已分配量 即将入库量 失窃、报损 ? ? 计划 产品信息 主生产计划 库存信息 物料需求计划 36 ERP 发展史 -- MRP 的原理 市场需要什么（预测、订单）？ 还有什么（库存产品、材料、半成品）？ 需要生产什么？ 缺少原材料否？缺少多少？ 什么时候需要采购？什么时候一定要到货？ 37 企业信息化模型 — 网络平台 关联企业 Internet Intranet 呼叫中心 数据仓库 网站 接入层 服务 安全保护 安全保护 通讯枢纽 安全保护 安全保护 Extranet 下属部门 CRM &ERM 银行 供应商 DBMS 数据存储 集中处理 38 相关名词 ERP 系统（企业资源计划） SCM 系统（供应链管理） DRP 系统（分销管理系统） CRM 系统（客户关系管理） WMS 系统（仓储管理系统） BPR （ 业务流程重组） MIS （ 管理信息系统） BOM 物料清单 MPS 主生产计划 EDI （ 电子数据交换） PDM （ 产品数据管理） JIT （ 准时制生产） TQD （ 全面质量管理） DSS （ 决策支持系统） OLAP （ 在线分析处理） LP （ 精益生产） OA （ 办公自动化） MES （ 制造执行系统） SFC （ 车间层操作控制系统） 39 核心思想 1. 提供符合国际准则的企业基本运行 模式 2. 实现四流共生，实行全过程 协同 管理 3. 从 流程 入手，确定组织，配置资源 4. 形成管理闭环， PDCA 循环实现 过程 控制 5. 以物流为基础，财务为核心， 定量 控制 ERP 的管理思想 40 ERP 作用 整合管理各种资源 充分利用企业资源 提高企业整体竞争力 合理安排企业的人、财、物，供、产、销 降低企业物料库存 加速资金周转率 整合客户、供应商信息，达到信息集成，协同商务 41 目前企业管理的现状 凭证满天飞，报表一大堆； 一家一个数，责任相推委； 决策无依据，老总难指挥。 为什么实施 ERP ？ 42 传统手工管理难以解决的问题  任务吃不了， 能力吃不饱  生产不均衡， 物流不通畅  加班又突击， 质量不稳定  短缺不配套， 交货不按期  生产周期长， 生产效率低  库存数量大， 资金缺又紧  成本失控制， 盈亏道不明  信息不共享， 数据不统一  管理不规范， 责任难分清  市场摸不准， 决策少依据  环境变化快， 应付急又疲 43 单项业务 = 信息孤岛 电算会计 合同管理 配套表 人事工资 档案管理 库存管理 提高部门 效率 ≠ 提高企业整体 效益 006 44  国情  发达国家 急 起 直 追 经济全球化 市场经济 工业革命 信息化革命 信息化革命 经济全球化 工业革命 半封建半殖民经济 计划经济 市场经济 WTO 005 加入世界贸易组织 , 面向全球市场竞争 ! 我们准备好了吗 ??? 45 46 我们看到的 ERP —— 网络和计算机 47 ERP 系统一般构成 48 013 在企业信息化建设中 ERP 是不可少的， 但不是万能的。 49 业 务 组 专 题 组 业 务 组 项目实施小组 组长 组 长 组长 项目经理 领导小组 企业负责人 ERP 的项目组织  环环相扣  层层尽责  全心投入 50  对 企业高层领导普及 ERP 基本知识  需要公正、经验丰富的咨询队伍  需要大量复合型人才  体现先进管理思想 / 技术的管理软件  重视管理思想 / 策略的研究  开展各种形式的交流研讨 我国应用 ERP 系统的主要问题 51 52 成功实施 ERP 的要素  项目组织 人选 得当，实干的领导 / 得力的项目经理  重视 培训 教育，重视提高全员素质  管理人员 / 计算机人员 配合 默契  重视 数据 准确、及时、完整  选择适用的软件及长期合作的 软件商  正确的项目管理 实施方法 和实施指导 / 服务支持  严格的工作 纪律 ，制定了严明的工作准则与规程  深化 改革 ，重视业务流程重组  激励机制 健全，注意建设复合型人才 人 数据 合作伙伴 方法 纪律 改革 实施过程中必须注意的 要素 53 知识经济时代的要求 全世界的企业经理之所以对 ERP 情有独钟，就是想借助电脑来帮助他们脱离经营的苦海，提高产品和服务的质量，加大客户的满意度，提升企业的综合竞争能力，而 ERP 是使他们这一美梦成真的最新希望。 54 市场和竞争更加广泛 55 竞争的基础在演变 (1) 敌无我有： 这是最佳的竞争状况，因为根本就没有竞争者，是独门生意，可以自由定价。这是数量的竞争。 (2) 敌有我优： 如果竞争者也会做，也有量产的技术了，但我做的质量比较好，就能胜出。这是质量的竞争。 (3) 敌优我廉： 如果竞争者的质量也很好，那么我要卖得比较便宜，才能赢他。这是成本的竞争。 (4) 敌廉我走： 如果竞争者卖的也很便宜，那么，这个生意就没有什么赚头了，我就该走了，不玩了。 敌廉我快 56 57 增强竞争力 更新的产品 更好的质量 更低的价格 更优的服务 超过对手！ 58 改善管理 组织效率 活动效果 过程效益 适合的系统！ 59 新的做生意的方式 100% Internet 客户智能 统一的渠道 客户 面向需求的市场运作 潜在客户的产生 机会管理 定单管理 合同管理 客户管理 响应中心 服务管理 60 1-1 总账 总账 与其他产品数据接口 初始设置 选项参数 基础设置 期初余额 日常业务处理 账表与打印 操作的方便性 深入 850 总账 61 1-1-1 8.50 总账产品接口关系 成本管理 总账 财务分析 存货核算 应收 ( 付 ) 管理 固定资产 工资管理 工资分摊与计提 折旧计提资产变动 往来业务 总账凭证库 制造费转成本 存货收发存凭证 成本的其他费用 UFO 报表 始 终 终 终 资金管理 项目管理 网上银行 管理驾驶舱 报账中心 利息单 贷款单 凭证 科目数据 凭证 对账单 凭证 账务 数据 62 U8 管理软件总体架构 凭证 凭证 凭证 凭证 人工费 凭证 凭证 凭证 折旧费 销售发票 采购发票 采购入库单 销售出库单 出库单 入库单 财务子系统 决策支持子系统 总账系统 成本管理 工资管理 固定资产 资金管理 销售管理 采购管理 物料需求计划 决策支持 库存管理 应收系统 应付系统 存货核算 财务分析 购销存子系统 材料费 UFO 报表 公 共 平 台 （系统管理、基础设置） 63 1 安装总账 2 增加新账套 4 建立会计科目 3 进入总账系统 使用辅助核算 5 、建立供应商、客户、个人、部门、项目 6 、定义外币及汇率 7 、录入期初余额 8 、设置凭证类别 建账 总账处理流程 1 64 制单记账 账簿管理 自动转账 试算并对账 结账 会计档案备分 打印账簿 出纳管理 辅助账管理 本月凭证记账 完毕修改错误 总账处理流程 2 65 如何进入总账？ 66 67 1/13/2021 WWW.UFSOFT.COM 手工录入 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 www . ufsoft . com 初始设置 1 、选项设置； 2 、外币及汇率设置； 3 、会计科目设置； 本 节 课 内 容 ： 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 www . ufsoft . com 初始设置 1 、选项设置； 2 、会计科目设置； 本 节 课 内 容 ： 100 www . ufsoft . com 初始设置 会 计 科 目 设 置 ： 1 、指定科目； 2 、增加科目； 3 、修改科目； 4 、删除科目。 101 102 103 104 105 106 107 108 109 1 、指定科目； 2 、增加科目； 3 、修改科目； 4 、删除科目。 会 计 科 目 设 置 ： 初始设置 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 能否快速录入结构相同的科目呢？ 复制功能 126 127 128 129 130 131 132 133 初始设置 会 计 科 目 设 置 ： 1 、指定科目； 2 、增加科目； 3 、修改科目； 4 、删除科目。 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 数量金额式 144 145 146 147 148 149 科目性质的修改 ! 1 、设置借贷方，只能对一级科目进行设置；非一级科目只能保持与一级科目相同的方向。 2 、修改备抵科目（如：坏账准备、累计折旧）为贷方。如果建立账套时所选择的行业性质为非“新会计制度”那么我们需要对“坏账准备”与“累计折旧”的二个科目进行修改，将他们的方向从借方改到贷方，有选择新会计制度时不需要进行修改。 方向修改 150 151 152 153 如何解决交叉账？ --------- 辅助核算 154 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 辅助核算 155 5502 管理费用 -------550201 差旅费 （部门核算） -------550202 办公费 （部门核算） -------550203 招待费 （部门核算） 设置部门辅助核算科目 156 157 158 159 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 辅助核算 160 其他应收款 1133— 个人其他应收款 113301 （个人往来） — 单位其他应收款 113302 （客户往来） 其他应付款 2181— 个人其他应付款 218101 （个人往来） — 单位其他应付款 218102 （供应商往来） 会计科目设置 其他应收（付）款的解决方案 161 162 163 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 辅助核算 164 1131 应收账款 （客户往来） 2131 预收账款 （客户往来） 165 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 辅助核算 166 2121 应付账款 （供应商往来） 1151 预付账款 （供应商往来） 167 168 有些凭证打印时只打印到某一上级科目能否实现？ 汇总打印 169 170 汇总打印的含义 打印到上一级科目 171 初始设置 会 计 科 目 设 置 ： 1 、指定科目； 2 、增加科目； 3 、修改科目； 4 、删除科目。 172 173 174 175 176 177 注意科目已使用，则不能删除。 如何判定科目是否使用呢？ 以下情况有一种成立，该科目即为已使用科目： 已有受控系统 已录入科目期初余额 已在多栏定义中使用 已在支票登记簿中使用 已录入辅助账期初余额 已在凭证类别设置中使用 已在转账凭证定义中使用 已在常用摘要定义中使用 已制单、记账或录入待核银行账期初 178 在 科目使用中，有些科目现在不再使用，但已经使用不能删除。 怎么办？ ----- 封存 179 180 181 182 183 第一节 结构化系统分析与设计概述 第二节 系统调查 第三节 系统分析 第四节 系统设计 第二章 会计软件分析与设计 184 第一节 结构化系统分析与设计概述 一、软件的开发方法 结构化开发方法（生命周期法） → 基本的软件开发方法 原型法 面向对象开发方法 185 原型法 : 首先建立一个能反映用户基本需求的原型，即软件开发人员能迅速向用户提供一个“样机”，让用户能尽早看到未来系统的概貌，以便判断哪些功能是符合需求的，哪些方面还需要补充或改进。然后，软件开发人员根据用户的反馈意见对原型进行大量的修改，使其迅速完善，最终建立起能完全符合用户要求的新系统。 186 面向对象开发方法 : 面向对象的系统开发方法（ OO ， Object Oriented ），是近年来受到关注的一种系统开发方法。面向对象的系统开发方法的基本思想是将客观世界抽象地看成是若干相互联系的对象，然后根据对象和方法的特性研制出一套软件工具，使之能够映射为计算机软件系统结构模型和进程，从而实现信息系统的开发。 187 第一节 结构化系统分析与设计概述 二、结构化开发方法（生命周期法） 基本思想 采用系统工程的思想和工程化的方法，按照用户至上的原则，结构化、模块化、自顶而下地对系统进行分析与设计。具体地说，就是将系统的开发过程划分为系统的生命周期，每个阶段都具有各自的任务和结果，前一个阶段的结果作为下一个阶段的基础和一句。因而，又称“系统生命周期法”。 特点 建立面向用户的观点 加强调查研究和系统分析 逻辑设计和物理设计分别进行 采用结构化、模块化的方法 严格按照阶段进行 工作文件的标准化 188 第一节 结构化系统分析与设计概述 三、软件的生命周期 软件的生命周期是指软件从立项开始，经过开发、使用和不断修改，直到最后废弃的整个过程。 六个阶段 系统调查 系统分析 系统设计：包括概要设计和详细设计两部分 程序设计 系统测试：包括单元测试、组装测试和确认测试 运行维护 189 系统调查 系统分析 系统设计 程序设计 系统测试 运行维护 190 系统开发生命周期 6 总体设计 7 评审 8 详细设计 5 需求分析 9 评审 4 评审 3 可行性 研究 11 切换运行 12 系统评价 2 系统调查 1 系统请求 10 编程调试 系统设计 系统分析 系统定义 系统运行 系统实施 系 统 规 划 系 统 建 设 191 第二节 系统调查 一、系统调查的主要任务 系统调查是电算化会计信息系统诞生的基础，是系统设计者认识系统，同用户交流的过程。 意义： ⑴ 避免隐患； ⑵ 提高效率 二、系统调查的内容 系统界限和运行状态 组织结构和人员分工 业务流程 资源情况 约束条件 薄弱环节 192 某工厂的生产计划科的现行管理系统概图 193 资料传递关系 行政关系 物流关系 资金流关系 一个工厂的组织结构图 技术 设计 供应 仓库 销售 运输 传达 食堂 厂长办公室 生产计划科 技术科 供销科 财务科 行政科 车 间 材料仓 成品仓 194 第二节 系统调查 三、可行性研究 技术可行性：人员、管理和组织、运行环境、软件 经济可行性：开发投入（硬件、软件、维护费用）、系统效益 操作可行性：对内外部环境的影响 195 初始需求 初 步 调 查 可行性分析 可行性论证 详 细 调 查 逻辑设计 系统分析评审 修改 终止 ？ Ⅹ 修改 ？ Ⅹ 系统目标 数据流图数据字典 处理逻辑说明 组织结构图 业务流程 系统的初步目标 可行性分析报告 系统说明书 系统设计阶段 196 第三节 系统分析 一、系统分析的任务 系统分析是软件开发的关键阶段，通过对现行系统的分析，得到新系统的逻辑模型。逻辑模型主要规定系统的功能，解决系统“ 做什么 ”，而不涉及具体的物理实现，即不是解决系统“如何做”，因而这一阶段也称为“需求分析”。 意义：形成以计算机为基础的包括数据流程图、数据字典、处理过程等内容的逻辑模型。 二、数据流程图 逻辑模型 数据流程图：新系统的总体方案图 数据字典：用于描述数据流程图中的各种数据流和数据存储 处理过程：描述数据的加工处理方法 197 198 199 第三节 系统分析 数据流程图通常采用的基本符号 实体：表示数据的源点或终点，可以是组织机构、事物或人。 数据流：表示数据的流向，用箭头表示。 处理过程 数据存贮 三、数据字典 数据字典是在新系统数据流程图的基础上，对所有数据项进一步定义和描述的工具。 数据元素 数据结构 数据流 数据存储 200 第三节 系统分析 四、处理过程 处理过程的表达工具通常有判断树、判断表、结构式语言等。 五、需求分析报告 组织情况调查 系统目标 业务流程描述 数据描述 201 查询库存量 库存量≥出库量 进入出库登记 按出库量登记出库 库存量＜出库量 库存量＞ 0 修改领料单 进入出库登记 按出库量登记出库 库存量 =0 退出出库登记 判定树的例子 202 ② 判定表：使用表格形式表达逻辑判断过程的一种工具 1 2 3 4 库存量 ≥ 出库量 Y Y N N 库存量＞ 0 Y N Y N 不同的条件组合 条件与加工 按出库量登记出库 √ 按库存量登记出库 √ 退出出库登记 √ 判定表的例子 —— 原材料出库加工的逻辑 203 ③ 结构化语言：是一种表示处理逻辑的规范化语言工具。它模仿计算机语言的格式，例如： IF 库存量 >= 出库量 THEN 按出库量登记出库 ELSE IF 库存量 >0 THEN 按库存量登记出库 ELSE 退出出库登记 以上三种工具都是帮助我们把数据流图中的各项数据处理加以详细的描述。 一方面，可加深对功能的理解； 另一方面，可加强与用户的沟通。 204 第四节 系统设计 一、系统设计的任务 根据经批准的系统需求报告，考虑计算机软硬件的要求，将用户的需求转换成具体的实施方案，解决“ 怎么做 ”的问题，它将系统分析阶段建立的逻辑模型转化为物理模型。 总体设计：又称为“概要设计”或“初步设计”，其主要内容包括新系统总体结构框架设计、代码设计、输入 / 输出设计和处理流程及模块功能的设计等。 详细设计：则是对每一个模块进行进一步的细化，描述每一个模块采用何种算法和实现步骤，编制每一模块的详细设计说明书。 二、总体结构设计 205 第四节 系统设计 三、代码设计 代码设计的原则 唯一性 规范化 可扩充性和稳定性 便于识别和记忆 短小精悍 代码设计的方法 顺序码：用连续的数字进行编码 区间码： 特征码：根据对象的某种特征或属性进行编码 助记码：以代码对象本身的常用符号来编码（拼音的首字母） 206 第四节 系统设计 四、输入输出设计 输入设计 原则：保证输入数据的正确性、合法性，操作简单、直观。 输入方式：键盘输入、模数和数模输入、网络数据传送、磁盘 / 光盘读入、扫描仪、光笔、语音输入器等。 数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡校对。 输出设计 输出方式：屏幕输出、打印输出、软磁盘输出等。 用户界面的设计 菜单的设计 人机对话设计 207 第四节 系统设计 五、模块功能与处理过程设计 HIPO 图： HIPO 图是 IBM 公司于 70 年代中期在层次结构图的基础上推出的一种描述系统结构和模块内部处理功能的工具。 层次模块结构图：主要关心的是模块的外部属性，即上下级模块、统计模块之间的数据传递和调用关系，而不考虑模块的内部。 IPO 图：用于描述模块内部处理过程。 结构化英语方法 决策树方法 判断表方法 算法描述语言方法 208 209 210 该图可反映库存管理系统的概况 211 为了能把库存管理中有关出、入库和库存管理的细节表示出来，可以在顶层图的基础上，自顶向下地进行分解： 212 将上图中的出库管理（ P2 ） 和库存统计（ P4 ） 进一步分解，就会得到第三层数据流图 : 213 www . ufsoft . com 初始设置 1 、选项设置； 2 、外币及汇率设置； 3 、会计科目设置； 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； 8 、期初余额。 214 www . ufsoft . com 初始设置 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； 本 节 课 内 容 ： 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 注意 如果凭证进行了限制，必须输入限制科目。 只有一种凭证类别时不须设置限制条件。 227 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； www . ufsoft . com 初始设置 本 节 课 内 容 ： 228 229 230 符合编码原则 231 232 233 234 235 236 237 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； 本 节 课 内 容 ： 初始设置 238 初始设置 1 、地区分类 2 、客户分类； 3 、供应商分类。 分类标准：以本单位的具体情况进行划分， 无统一的标准。 分 类 定 义 ： 239 240 241 符合编码原则 242 243 初始设置 1 、地区分类 2 、客户分类； 3 、供应商分类。 分类标准：以本单位的具体情况进行划分， 无统一的标准。 分 类 定 义 ： 244 分类定义 - 客户分类 245 分类定义 - 客户分类 246 符合编码原则 分类定义 - 客户分类 247 分类定义 - 客户分类 248 初始设置 1 、客户分类； 2 、供应商分类。 分类标准：以本单位的具体情况进行划分， 无统一的标准。 分 类 定 义 ： 249 分类定义 - 供应商分类 250 分类定义 - 供应商分类 251 符合编码原则 分类定义 - 供应商分类 252 253 1 、部门档案； 2 、职员档案； 3 、客户档案； 4 、供应商档案。 编 码 档 案 ： 初始设置 254 编码档案 - 部门档案 255 编码档案 - 部门档案 256 编码档案 - 部门档案 257 编码档案 - 部门档案 258 编码档案 - 部门档案 259 1 、部门档案； 2 、职员档案； 3 、客户档案； 4 、供应商档案。 编 码 档 案 ： 初始设置 260 编码档案 - 职员档案 261 编码档案 - 职员档案 262 编码档案 - 职员档案 263 编码档案 - 职员档案 264 编码档案 - 职员档案 265 编码档案 - 职员档案 266 1 、 录入 部门档案（不录入负责人）； 2 、 录入 职员档案（参照已录入的部门）； 3 、 修改 部门档案， 选择 负责人。 设置部门负责人的方法： 初始设置 267 268 269 270 271 1 、部门档案； 2 、职员档案； 3 、客户档案； 4 、供应商档案。 编 码 档 案 ： 初始设置 272 编码档案 - 客户档案 273 编码档案 - 客户档案 274 编码档案 - 客户档案 275 276 编码档案 - 客户档案 277 278 279 280 281 282 删除 283 284 1 、部门档案； 2 、职员档案； 3 、客户档案； 4 、供应商档案。 编 码 档 案 ： 初始设置 285 286 287 第三章 电算化账务处理子系统 第一节 账务处理子系统的总体设计 第二节 电算化会计的数据输入 第三节 账簿的登录 第四节 会计凭证和账簿的输出 288 采购子系统 总账子系统 存货子系统 销售子系统 领导查询系统 其他管理系统 购销存 财务 管理分析 财务及企业管理信息系统 固定资产系统 成本管理 资金管理 应收子系统 应付子系统 工资子系统 报表 子系统 财务分析 系统 决策支持系统 会计信息系统的总体结构 289 手工账务处理流程之 记账凭证核算组织程序 7 原始凭证 经济业务 记账凭证 收 款 付 款 转 账 会计报表 总分类账 明细分类账 日 记 账 现金 银行存款 核 对 核 对 290 手工账务处理流程之 科目汇总表核算组织程序 8 原始凭证 记账凭证 登记 总账 明细账 登记各种 明细账 总账 日记账 科目汇总表 报表 收款 凭证 付款 凭证 转账 凭证 编制 报表 填制和审核凭证 编制科目 汇总表 登记日记账 月末 处理 291 第一节 账务处理子系统的总体设计 一、 系统分析 功能与任务： 输入并审核记账凭证，登记账簿，结账、输出账务信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往来等核算） 凭证输入： 手工先行填制记账凭证，再据以输入机内 直接根据已经审核的原始凭证，由操作人员在机上编制记账凭证 账簿登录、结账与记账 账簿文件的设置：设置尽可能少的账簿文件 结账的设置 凭证、账簿输出 292 第一节 账务处理子系统的总体设计 二、功能模块的划分 初始化模块：科目设置、期初余额录入、外币、凭证类别、结算方式等 凭证输入模块：凭证录入、审核、凭证汇总、凭证输出 登账、结账模块（期末处理模块） 银行对账模块 证账输出模块 系统服务模块：数据的备份、非常故障的处理、权限管理 293 记账凭证 对账单 输入 记账 打印 审核 对账 总账 明细账 现金日记账 银行存款日记账 银行存款余额调节表 科目余额发生额文件 临时凭证文件 凭证文件 对账单文件 银行日记账未达账项 其它子系统自动转账凭证 三、电算化账务处理子系统数据流图 传送 输入 输入 294 总账 销售与应收账款 采购与应付账款 存货管理 成本管理 工资管理 固定资产管理 会计报表 财务分析与管理 四、账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系 295 第一节 账务处理子系统的总体设计 五、账务处理子系统数据文件的设置 凭证类数据文件 原始凭证库文件 记账凭证库文件 账簿文件 “银行对账单”文件 其他文件 296 第一节 账务处理子系统的总体设计 六、科目代码设计 通常采用 区间码 的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的含义。 对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的 助记码 。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编制，其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码，提高输入速度。 举例： 4-2-2-2 297 第二节 电算化会计的数据输入 一、记账凭证的输入 记账凭证的内容 凭证日期 凭证编号：手工编号和自动编号 摘要：常用摘要 科目编号 金额 凭证输入的检验控制 输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理、合法、真实和正确性的检查。 输入时的逻辑校验 输入后的数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡校对 298 299 第二节 电算化会计的数据输入 二、凭证的审核与修改 凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。 已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。 已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证，然后再将正确凭证输入。 目前的会计软件都提供“反结账、反记账、取消审核”的功能。 300 第三节 账簿的登录 明细账、日记账和总账均由电脑记账。 登账的结果，就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中，添加后，凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了。 301 第三节 账簿的登录 为防止记账中断现象发生的方法： 通过硬件解决：安装不间断电源（ＵＰＳ），防止系统突然断电。 通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账。 302 结账功能 结账步骤 1. 检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其它相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则退出本模块。 2. 备份结账前的数据。 3. 结账 4. 如果是年结，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年终余额。 5. 当成功地结账后，系统做结账标志，此后不能再输入该月的凭证。若结账不成功，则恢复到结账前的状态，重复上述过程，重新进行结账。 结账用于终结某月的账务处理，记账一月可以记数次账，但只能结账一次。 303 第四节 会计凭证和账簿的输出 输出的方式 打印输出：套打、全打 显示输出：所见即所得 磁盘或网络输出：接口设计 账簿输出格式 日记账：三栏式。 明细账：有三栏式和多栏式两种。 多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏。 总账：可用三栏式总账，也可用科目余额发生额对照表代总账。 304 查询功能 查询 主要查询总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、凭证信息。 查询方式 有：简单条件查询、组合条件查询、模糊条件查询等。 组合条件查询有： 1 、对凭证文件：支持日期、科目代码和凭证号等的组合查询 2 、对科目余额文件：可提供月份、科目代码等条件的组合查询 3 、对日记帐文件：能提供月、日、科目代码等条件的组合查询 4 、对明细帐文件：应提供月、日、科目代码等条件的组合查询 5 、辅助帐或其他信息的查询： 305 数据维护与系统管理 数据备份 数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录、软磁盘或磁带上的操作。 备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地点，以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏。 数据恢复 当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态。 306 其它若干辅助管理模块设计 一、银行对账模块设计 计算机账务系统中，不存在日记账、总账和明细账间的对账。 由于未达账项的存在，仍需进行银行对账。 应包括：初始化余额调节表、 输入或获取银行对账单、 机器自动对账或人机对账、 显示和打印对账结果（银行存款余额调节表）、 删除已达账。 二、往来核算与管理 （一）建立往来单位通信录 包括往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮编、开户银行、账号、税号、信用状况、联系人等。 （ 二）设置往来单位期初未达往来账 307 （ 三）往来查询 输出往来余额表、往来明细账等。 （四）往来核销 自动或手工勾销“两清”往来账，并且清理往来账。 自动核销又包括逐笔核销和全额核销。一般先手工核销，后自动核销。 （五）账龄分析 根据财会人员输入的往来科目、时间期限，计算机自动输出某一往来科目下所有客户的账龄分析表。 注意： 对于往来业务比较多、管理要求高的企业来说，账务处理子系统中的往来模块并不能满足需要，应通过应收、应付子系统核算和管理往来业务。 308 三、项目核算与管理 （一）项目定义 1 、定义项目大类：将单位若干项目划分为若干类。 如： 项目类号 项目大类名称 KYXM 科研项目 GCXM 工程项目 2 、定义具体项目。 指定义每一项目大类下有哪些具体项目 . 如某一工程项目的具体项目包括 : 项目代码、项目名称、开始日期、完工日期、项目性质、项目负责人等。 3 、录入项目期初数与计划数。 （二）项目账表输出 1 、项目总账。反映项目对应各个科目的各期发生额和余额。 2 、某科目的项目明细账。某科目下项目的明细数据。 309 3 、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目的明细数据。 4 、项目统计表。反映各个项目在各个对应科目下的期初余额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表。 5 、项目执行计划报告。是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表。 项目统计表 项目名 合计 材料费 人工费 改建办公楼 1 号楼 50000 10000 40000 AA 攻关项目 1870000 1300000 570000 … … … … 合计 6800000 5000000 1800000 310 四、部门核算与管理（一）部门核算 1 、输出部门核算账：部门总账和部门明细账 2 、核对部门账。 （二）部门管理 1 、部门收支分析表：系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。 2 、部门计划执行报告：系统自动提供反映各部门的实际执行情况与计划数对比分析的报告。 部门收支分析表 科目编码 科目名称 合计 部门 1 部门 2 部门 3 52101 差旅费 15000 5000 5000 5000 50101 销售收入 180000 60000 60000 60000 … … … … … … 311 五、自动转账 在日常会计业务中，存在一类凭证（多为转账凭证），每月反复有规律地重复出现，即凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。 另外，工资、固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传递转账凭证。这些凭证都可用自动转账模块自动编制。 （一）定义自动转账分录 如； 转账序号： XX 摘要： 分摊技改办制造费用 科目代码 部门 方向 公式 40103 一车间 借 取借方金额合计 40501 技改办 贷 取本月 40501 科目月末余额* 0.3 40502 技改办 贷 取本月 40502 科目月末余额* 0.3 40503 技改办 贷 取本月 40503 科目月末余额* 0.3 312 （ 二）生成自动转账分录 ---- 机制凭证 第一次定义，以后每月发出指令后自动生成，并保存在临时凭证文件中。 （三）获取外部数据 工资、固定资产等业务子系统实现自动转账的方式有两种： 一是各有关业务子系统直接编制出记账凭证供账务处理子系统调用； 二是有关子系统先根据会计上的要求对本系统的原始数据进行分类统计，最后统一汇集到自动转账模块，然后利用生成自动转账模块得到机制凭证。 313 314 1/13/2021 WWW.UFSOFT.COM www . ufsoft . com 初始设置 1 、选项设置； 2 、外币及汇率设置； 3 、会计科目设置； 4 、凭证类别； 5 、结算方式； 6 、分类定义； 7 、编码档案； 8 、期初余额。 315 www . ufsoft . com 期初余额录入注意事项 1 、 有辅助核算的会计科目： 1 ）必须先在会计科目设置中挂上辅助核算； 2 ）期初余额在辅助项中录入，累计额直接录入； 2 、 数量、外币核算科目： 1 ）必须先录入本币余额，再录入数量、外币； 2 ）外币金额不能根据汇率自动计算，必须手工录入； 3 、 红字余额，用负数录入 ； 4 、 调整余额方向时，只能调整一级科目，且本科目或其 下级科目尚未录入期初余额； 5 、 录入期初余额后，必须先试算 ( 手工试算年初 ) ，再对账； 6 、 期初余额试算不平衡，不能记账； 7 、手工试算年初余额 8 、 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额 。 316 317 318 319 科目属性（借） 年初余额 + 累计借方 - 累计贷方 = 期初余额 科目属性（贷） 年初余额 - 累计借方 + 累计贷方 = 期初余额 公式 320 双击 321 322 323 324 相同的录入：涉及到辅助核算的相关科目 325 326 327 328 329 330 初始设置 1 、年初建账： （ 没有累计发生额栏） 只需直接录入期初金额； 2 、年中建账： 先录入期初金额，再录入借贷方累 计发生额，并手工检查年初数（必 须检查）。 建账时间不同，期初余额录入不同 331 日常业务 凭证处理 332 凭证处理 本 节 内 容 ： 1 、填制凭证； 2 、修改凭证； 3 、删除凭证； 333 334 填制凭证 接 受 投 资 借：银行存款 - 人民币存款 - 工行存款 50,000 贷：实收资本 50,000 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 自动带出 352 353 354 355 356 总结 1 最后一行分录用“ =” 号键可得出借贷方差额 参照科目快捷键 F2 连续录入可不用按保存键，在增加的同时上张凭证 可自动保存 金额如果有小数位部分，注意中文录入法的标点录入方式 红字金额用“ - ” 号录入 回车到了第二条分录时想修改第一条分录的内容，应先录 完 第二行的内容 方向如果录反可按空格键进行切换 357 供应部从北京日盛公司采购原材料，货款 5000 元未支付，原材料已验收入库。 借 原材料 5000 应交税金 / 应交增殖税 / 进项税 850 贷 应付账款 —— 北京日盛 5850 358 359 360 361 362 363 364 365 366 报销费用 财务部 销售一部 销售二部 招待费 300 1500 2000 367 368 369 自动带出 370 删除 371 372 373 按 回车键 374 375 376 辅助核算录入总结 凭证分录只显示科目，对应 凭证分录中只显示 科目，对应的辅助项明细在凭证备注栏中显示 当一张凭证涉及到同一科目辅助核算很多时，可点击录入辅助项界面中的“辅助明细”则可录入辅助内容和金额，保存自动生成。 凭证内容太多超过 5 行，则自动分页。 377 凭证处理 本 节 内 容 ： 1 、填制凭证； 2 、修改凭证； 3 、删除凭证； 378 录完凭证后检查时发现日常费用报销数据录入有误： 财务部的招待费应为： 200 元 原销售二部的 2000 元招待费 1800 379 380 381 通过“上张”、“下张”查找凭证 金额修改（注意整数部分和小数部分的不同） 辅助项明细的修改 插入分录的处理 382 凭证处理 本 节 内 容 ： 1 、填制凭证； 2 、修改凭证； 3 、删除凭证； 383 删除凭证 1 、未提供直接删除功能； 2 、必须先作废，再删除； 3 、整理凭证就是将作废的凭证删除； 4 、断号整理的使用。 删 除 凭 证 注 意 事 项 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 思考题 问题 1 、为什么不能修改辅助核算项？ 答：先点击带辅助核算的会计科目，然后将鼠标 移动到辅助核算处双击。 问题 2 、为什么修改辅助核算项时，只有已存在的 辅助项内容，其他的项目看不到？ 答：先将原来的辅助核算项删除，再进行参照， 就可以全部看见了。 400 www . ufsoft . com 思考题 答：已做“出纳签字”或“审核”的凭证， 是不能修改的。 问题 3 、为什么不能修改凭证？ 问题 4 、为什么点击余额按钮，系统没有反映？ 答：要先点击要进行余额查询的会计科目， 然后再进行余额查询。 401 www . ufsoft . com 思考题 问题 5 、为什么不能删除凭证？ 答：必须先对凭证作废，然后进行整理， 才能真正的删除。 问题 6 、为什么做整理凭证后，凭证还是没有被删除？ 答：在进行整理凭证时，还需要进行选择对 哪张作废的凭证进行整理。 402