精编最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》期末标准题库及答案（试卷号：1268） 20页

最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》期末标准题库及答案（试卷号：1268）‎ ‎ 最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》期末标准题库及答案（试卷号：1268） 二、名词解释 1．事务文书：是机关、企事业单位沟通信息、反馈情况、科学决策的具有很强的实用性、事务性、规范性的文书。这也是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、计划、总结、述职报告、讲话稿等。 2．公务秘书：是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的担任秘书工作的人员。 3．批复：是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种，是用于答复下级机关请示事项的公文。批复的特点是：行文具有被动性，内容具有针对性，效用的权威性，态度的明确性等。 4．信访秘书：是指各级党政机关、社会团体、企事业单位中专门辅助领导处理和解决人民来信来访问题的秘书人员。 ‎ ‎ 5．商务文书：是指在公务文书以外具有一定专业内容和特点的文书。是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等文种。 6．公文管理：指在集中统一管理的原则指导下，认真做好收文处理和发文处理工作，充分发挥公文的效用，既有利于保密又便于调阅的一系列管理工作。主要包括编制立卷类目，公文归类、调阅、立卷、归档等工作。 7．订货单：是订购产品和货物的单据。定货单有多种样式，卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买卖双方填写。订货单的特点，其一是协约性，即买卖双方都应信守订货单中的各项条款。其二是严肃性，订货单具有合同的性质，买卖双方都应严肃对待，不可有欺诈行为。 8．机要秘书：是首长的“贴身助手”。他们的工作是机关文书处理工作的重要组成部分，主要负责首长办公处的秘密工作和管理首长的文电材料，并承担首长交办的其他工作，为领导工作服务。 9．请示：是向上级机关请求指示、批准的公文。请示具有一文一事、请批对应、事前行文等特点。 ‎ ‎ 根据《办法》对请示的适用规定，请示可以分为求示性请示与求批性请示两种类型。求示性请示与求批性请示的区别在于，求示性请示是请求上级机关给予政策、认识上的指示；而求批性请示是请求上级机关给予批准、认可。 10．礼仪：是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。礼仪既是一种内在的修养，又是一种行为规范，更是一个人、一个组织、一个民族和一个国家的精神与风貌的展现。 11．礼节：是人们在日常活动，特别是在交际活动中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等惯用的规则。礼是表示敬意的通称，是人们在社会生活中处理人际关系并约束自己行为以示尊重他人的准则。 礼节在广义上与礼仪是可以通用的。讲究礼节的本质是引导人们形成良好的行为举止习惯，形成和谐宽松的交往环境。 ‎ ‎ 12．办文：又称为公文处理工作。专指机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务公文的作用，围绕公务公文的发出、收进、管理以及立卷归档等一系列相互衔接的程序和环节，构成的信息运转与处理的流程。 三、简答题 1．接待有哪几种规格？ 答：接待规格有3种：高规格接待；对等接待；低规格接待。 (1)高规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 (2)对等接待是主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。 (3)低规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。这种接待规格常用于基层单位。 2．秘书的保密工作应注意哪些问题？ ‎ 答：(1)秘书应明确保密职责要求。①做好文件保密、会议保密、科技保密等常规保密工作，以及特定信息的保密工作；②每个组织中都会规定一些特殊类型的信息需要保密，主要包括人事信息、财务信息、产品信息以及客户信息等；③有关国家秘密及密级要遵照<国家秘密及密级具体范围的规定》；④有关国家秘密的保密期限要遵照《国家秘密保密期限的规定》 (2)秘书应掌握信息保密的方法。从载体上分，信息的安全及保密工作通常包括口头信息、纸质信息以及电子信息的安全及保密，对不同的信息载体可以采用不同的保密措施。秘书在工作中要细致、认真，坚决杜绝任何可能泄密的途径。 3．简述会议的构成要素。 答：会议的构成要素包括以下两点： (1)会议时间、地点和与会人员。 时间是根据会议实际需求来确定；会址的选择，以方便与会者到会、离会为主要原则，综合考虑各种因素选择恰当的会议地点；与会人员一般包括出席人员、会议执行主席、会议主席团、主持人员、列席人员、秘书人员和服务人员等。 (2)会议议题、程序和议程。 会议议题是构成会议的主要因素。会议程序是根据会议议题所安排的方法步骤：准备、开始、 进行、结束和贯彻执行。理解会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点。注意把握会议议程表的设计方法。 ‎ ‎ 4．商务谈判有哪些特征？ 答：没有利益就没有谈判，商务谈判具有共同性与目的性特征。谈判本身是相容与合作的，需要从分歧、冲突与矛盾中找出各方的利益合作点，具有排斥性与合作性特征。商务谈判是说服与拒绝融贯在一起的一种行为方式，具有差异性与竞争性。商务谈判的结果受多方因素的影响与制约，反映了多变性与随机性。 5.简要说明中国古代秘书工作中的“贴黄”。 答：“贴黄”是唐朝首创的公文究误制度，即在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。宋代以后，“贴黄”的含义与唐代不同，指秘书官吏将来文内容概括摘要成百十字，写在统一制作的黄纸上，贴附于文尾。 6.什么是办公室管理？办公室管理有哪些要素？ 答：办公室是一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外、保证各项管理工作正常运转的枢纽。办公室管理，是依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合 运用办公室中的人力资源，有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。 7．什么是会谈？会谈有哪些特点？ ‎ 答：会谈是指双方或多方以平等的身份就实质性的问题交换意见，进行讨论，阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体的协议而进行正式磋商。会谈的内容既可以是重大的政治、经济、外交、军事、文化问题，也可以是具体的业务性和技术性问题。会谈也可以称为谈判。谈判是一种正式的会谈，具备以下四个特点： (1)旨在就某一特定问题达成协议。 (2)谈判是一个“讨价还价”和“有予有取”的漫长的、艰难的和反复的过程。 (3)达成的协议必须对各方具有约束力，并通常需以某种书面形式予以正式确认。 (4)主谈人必须是双方的全权代表，是“说话算数的”。 8．涉外秘书应遵守哪些原则？ 答：(1)“和平共处”五项原则。 (2)“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)“严格执行外事纪律”的原则。 9.简述当代秘书的职业内涵。 ‎ ‎ 答：.秘书的职业功能是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具体职业内涵： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作，发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作； (3)秘书的主要工作是办文、办会、办事；第四，秘书工作内容广布于社会各层次、各类组织之中。 10．简述我国对秘书的一般分类。 答：我国对秘书的分类依据以下三项原则： 第一，按照秘书的来源与服务对象，可将秘书划分为公务秘书和私人秘书两大类。 第二，按照秘书工作的活动领域，可将秘书划分为党政秘书、企业秘书和商务秘书三大类。 第三，按照秘书业务的内容，可将秘书划分为行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书。 11．涉外秘书应遵守哪些工作原则？ 答：(1)了解“和平共处”五项原则。 ‎ ‎ (2)坚持“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)坚持“严格执行外事纪律”的原则。 12．简述当代秘书工作的职业内涵。 答：秘书的职业功能是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具体职业内涵包括： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作，发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作； (3)秘书的主要工作是办文、办会、办事； (4)秘书工作内容广布于社会各层次、各类组织之中。 13. 简述协调工作的原则。 答：协调工作的原则主要有依照政策法律办事原则、实事求是原则、坚持“服务”原则、按领导意图办事原则、沟通信息原则、维护领导威信和形象原则、协商解决原则、化解矛盾原则和逐级负责原则。 四、论述题 1.秘书的“办事”包括哪些内容？ ‎ ‎ 答：(1)调查研究： 秘书应能够围绕领导工作需要和当前急需解决的有关问题，开展调查，了解有关情况，做好信息收集、加工整理、存储、反馈等工作。这是秘书发挥参谋助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。调查研究的目的不仅在于分析问题，更重要的是要解决问题．。它是进行决策准备的工作之一。秘书需要在提出、分析问题的基础上，提供给领导决策时参考和选择的具体实施方案及建议。 (2)协调关系： 秘书协调关系的工作，是指在领导授权的范围内，就具体的事宜，同有关方面沟通协商、统一认识、消除分歧、解决矛盾，促进领导工作及其他各方面工作和谐有序地运转，最终实现领导工作的预定目标。协调工作的内容纷繁复杂，有关系协调、会务协调、办文协调、计划协调、领导活动协调、督办检查协调等等，在工作中必须结合实际，根据不同的内容和具体情况来使用不同的协调方法。秘书参与开展协调工作必须坚持原则，立足全局，平等公正；坚持协调内容与协调方法有效结合达到预期目的。 (3)商务接洽与人际沟通： ‎ 秘书要参与办理合作伙伴、客户以及有关单位与本公司、企业联系公务事宜的接洽工作。这是作为“窗口”的秘书工作中经常性的内容。秘书应忠于职守，努力熟悉各有关方面的情况，与有关部门保持密切联系；同时，还应掌握“迎来送往”的常规，善于处理好人际关系。此外，搞好文书材料的立卷与归档、安排公司领导公务活动的日程、安排操办商务旅行、完成公司领导临时交办的事项等，也都属于秘书的重要工作内容，秘书必须以认真负责的态度，切实完成好。 2．为实现办公室工作的高效性与科学性，应遵循哪些办公室办事原则？ 答：办公室办事原则主要有以下几点： (1)服务原则。办公室的工作是建立在服务的基础上的，服务好了，工作也就做好了一半；服务不到位，工作的好坏也就无从谈起。在服务过程中，要做到方法到位，即不做过头的事、重复的事、操之过急的事；时间到位，即不浪费时间，也不耽误时间；过程到位，即注重延续、注重控制、注重效果。 (2)高效原则。办公室的工作具有宏观性，其即是执行者，又是检查者。这样的职责要求办公室人员能站在一个特定的高度，审时度势地研究自己的工作，并以一种特别的责任感把握自己的工作，实现办公室工作的高效率。 ‎ ‎(3)保密原则。保密原则是办公室工作的特有原则。一般而言，一项工作在推进时总有一个深化过程。因此，办公室人员必须做到不事先传播、不变相公告。 (4)统一原则。没有统一的集体是一盘散沙，不统一的集体就不会有战斗力。办公室应该是一个统一的集体，否则七嘴八舌会毁了一项措施严密的工作，也会使办公室的效率低下。所以，办公室只有先成为一个统一的整体，之后才会成为一个会办事的集体。 3. 秘书道德情感修养包括文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道等多方面。试论述秘书。“办事公道”的具体内容。 答：办事公道、秉公执法、公正无私、出于公心、一视同仁，其含义大致相同，都是说我们在办事情、处理问题时，要站在公正的立场上，对当事双方公平合理、不偏不倚，不论对谁都是按照同一个标准办事。 要做到办事公道，有几个重要原则必须遵守： (1)热爱真理，追求正义。 办事公道是一种比较高的人格修养。要想能做到办事公道，平时要有意识地培养自己热爱真理，追求人格正直的品格。 (2)坚持原则，不徇私情。 ‎ ‎ 坚持原则就是对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。 所谓徇私情就是屈服于私人情感，把保持、维护私人关系看得比捍卫国家、人民的利益还重要。因为“抹不开面子”、“有碍于脸面”而屈从于私人利益就无公道可谈。 (3)不谋私利。 要想做到办事公道，就不能凭借权力谋私利。只有自己清白办事才可能公正。 (4)不计较个人得失、不畏惧权势。 不计个人得失、不惧怕权势的前提就是为了维护国家、人民的利益，为了维护社会主义事业的利益。“心底无私天地宽”是这种品格的真实写照。 (5)具有较高的是非识别与判断能力。 ‎ ‎ 办事能否公道，主要与品德有关，但也有认识和判断能力的问题。如果连是非都分辨不清楚，就很难做到办事公道。 4.请说明正式宴请的程序。 答：(1)迎候。 主人一般在宴会厅或休息室门口迎接客人。客人抵达时，主人应主动与其握手表示欢迎，然后主人引导客人进入休息室休息，宾主寒喧。休息室要紧靠宴会厅，可直接进入宴会厅。休息室内要摆放鲜花、茶水和水果。大型宴会，主人只需迎候主要客人，其他客人由第二主人或工作人员迎候。国内单位内部举行庆祝、慰问宴会，可由本单位领导率领工作人员在宴会厅门口迎接。 (2)入场。 宴会客人到齐后，由主人陪同一起进入宴会厅。参加大型宴会的一般客人应提前进入宴会厅。主要客人到齐后，由主人陪同按礼宾次序排列先后进入宴会厅，这时全场起立，鼓掌表示欢迎。主 人与主宾入席后，其他人方能坐下，宴会即开始。如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道主先提供。答谢宴会则由客方先提供。由何人翻译也应事先谈好。 ‎ ‎ (3)介绍主要来宾。 由司仪向全场介绍主要来宾。每介绍一位，全场应鼓掌表示欢迎和礼貌。 (4)致辞。 我国举行的宴会，致辞的时间一般都放在宴会一开始，即先致辞，后用餐。先由主持人介绍致辞人的身份，然后开始致辞。外国人举行宴会，致辞一般是在热菜之后，甜食之前。欢迎或欢送宴会，宾主双方都要致辞，顺序为先主后宾。这里所讲的主是举行宴会的主人，而不是东道主。 冷餐会和酒会的讲话时间则比较灵活。 (5)祝酒。 入席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。宴会中宾主双方相互祝酒（又称敬酒），表达美好的祝愿，可使宴会的气氛达到高潮。 ‎ ‎ (6)交谈。 席间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛。 (7)散宴和送别。 宴会时间应在1～2小时左右，不宜过长或过短。宴会程序基本结束时，主人要掌握时机，适时结束宴会。 小型宴会，吃完水果，宴会自然结束。主要客人起身告辞，主人送至门口或车前。 大型宴会，可以由主持人在发表一番热情洋溢的祝词之后，宣布宴会结束。先请主要客人和领导退席，原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。 5．试论述企业文化的内容。 答：（一）经营哲学 经营哲学是一个企业特有的从事生产经营和管理活动的方法论原则。它是指导企业行为的基础。一个企业在激烈的市场竞争环境企业必须得用科学的方法论来指导，有一套逻辑思维的程序来决定自己的行为，这就是经营哲学。例如，日本松下公司“讲求经济效益，重视生存的意志，事事谋求生存和发展”，这就是它的战略决策哲学。 ‎ ‎ （二）价值观念 企业的价值观，是指企业职工对企业存在的意义、经营目的、经营宗旨的价值评价和为之追求的整体化、个异化的群体意识，是企业全体职工共同的价值准则。只有在共同的价值准则基础上才能产生企业正确的价值目标。有了正确的价值目标才会有奋力追求价值目标的行为，企业才有希望。因此，企业价值观决定着职工行为的取向，关系企业的生死存亡。一些企业可能认为：“企业的价值 在于致富”、“企业的价值在于利润”、“企业的价值在于服务”、“企业的价值在于育人”。只顾企业自身经济效益的价值观，就会偏离社会主义方向，不仅会损害国家和人民的利益，还会影响企业形象；只顾眼前利益的价值观，就会急功近利，搞短期行为，使 企业失去后劲，导致灭亡。冠生园、三鹿等破产事件都证明了这一点。 （三）企业精神 企业精神是指企业基于自身特定的性质、任务、宗旨、时代要求和发展方向，并经过精心培养而形成的企业成员群体的精神风貌。 ‎ 企业精神要通过企业全体职工有意识的实践活动体现出来。因此，它又是企业职工观念意识和进取心理的外化。 企业精神作为企业内部员工群众心理定势和主导意识，是企业经营宗旨、价值准则、管理信条的集中体现，它构成企业文化的基石。企业精神渗透于企业生产经营活动的各个方面和各个环节，给人以理想、以信念，给人以鼓励、以荣誉，也给人以约束。 （四）职业道德 职业道德是指调整本企业与其它企业之间、企业与顾客之间、企业内部职工之间关系的行为规范的总和。它是从伦理关系的角度，以善与恶、公与私、荣与辱、诚实与虚伪等道德范畴为标准来评价和规范企业及员工。它是靠道德的力量建立起以个人理想、信念为核心的自我约束机制，用以规范员工的行为，调节企业员工之间、部门之间以及企业和社会之间的关系。职业道德具有积极的示范效应和强烈的感染力，当被人们认可和接受后具有自我约束的力量。因此，它具有更广泛的适应性，是约束企业和职工行为的重要手段。中国老字号同仁堂药店之所以三百多年长盛不衰，在于它把中华民族优秀的传统美德融于企业的生产经营过程之中，形成了具有行业特色的职业道德，即“济世养身、精益求精、童叟无欺、一视同仁。” ‎ ‎ （五）团体意识 团体意识是指组织成员的集体观念。团体意识是企业内部凝聚力形成的重要心理因素。企业团体意识的形成使企业的每个职工把自己的工作和行为都看成是实现企业目标的一个组成部分，使他们对自己作为企业的成员而感到自豪，对企业的成就产生荣誉感，从而把企业看成是自己利益的共同体和归属。 （六）企业形象 企业形象是企业通过外部特征和经营实力表现出来的，被消费者和公众所认同的企业总体印象。由外部特征表现出来的企业的形象称表层形象，如招牌、门面、徽标、广告、商标、服饰、营业环境等，这些都给人以直观的感觉，容易形成印象；通过经营实力表现出来的形象称深 层形象，它是企业内部要素的集中体现，如人员素质、生产经营能力、管理水平、资本实力、产品质量等。 （七）企业制度 ‎ 企业制度是在生产经营实践活动中所形成的，对人的行为带有强制性，并能保障一定权利的各种规定。从企业文化的层次结构看，企业制度属中间层次，它是精神文化的表现形式，是物质文化实现的保证。企业制度作为职工行为规范的模式，使个人的活动得以合理进行，内外人际关系得以协调，员工的共同利益受到保护，从而使企业有序地组织起来为实现企业目标而努力。 ‎