政府代表团、商务散客、长住客接待工作程序 2页

政府代表团、商务散客、长住客接待工作程序 1.政府团的接待 (1)接待政府团时，首先要了解团名，记录联系人单位、总房数、外宾房数、陪同房数、 来店馆日期、抵达航班及时间、付款方式并确定房租，最后填写订房单。 (2)落实房间后，还要与对方落实用餐和宴会及交通等事宜。 (3)订餐时要问清人数、用餐标准、时间，最后将用餐的地点通知对方。 2.散客订房 (1)散客订房通常是以信件、传真和电话的方式与酒店联系。 (2)必要时，在接受预定后要请客人预付订金或提供信用卡号码，以确保房间的预定。 (3)无论有无房，都应该在当天，最迟第二天答复对方。与对方落实房数、姓名、抵离 店日期、房租和付款方式。 (4)最后，将一切资料填写在散客订房单上，送预定部。 3.长住客订房 (1)了解客人订房的要求 了解客人所需要的房间种类，如办公室、住房、公寓等。 (2)合同 ①首先了解客人所在公司的性质、信誉、要求和长住时间。之后，定价、报价，经对方 承诺后，写进合同。 ②记录客人的联系地址和联系人，以便调查和联系。 ③了解客人的付款方式，讲明酒店付款的要求和规定。 ④合同要注明时间、房号和预付金额。 (3)签订合同 ①通知前台部、财务部和客房部，注明客人抵离日期、所租的房间种类、房号和要求。 ②把客人的联系地址、联系人、付款方式通知财务部。 ③如客人租用主楼套房和主楼公寓，则要通知管家部送鲜花。 ④建立“客人长住卡”，了解客人的生日，并将其输入电脑。 ⑤每月 25 日出一份长住客人名单给前台部、财务部、客房部，餐饮部，以便客人生日 时送鲜花和水果。 (4)有关财务问题 长住客有时会推迟付款，所以要经常与财务部联系，随时掌握客人的费用情况。 ①如客人已两个月未交房租，应请财务部与客人联系，向客人说明酒店规定，表明酒店 将按照合同办理。 ②如发现客人可疑，应和楼层服务员及保安部联系，随时注意客人的动态，既要做到留 住客人，又要避免酒店受损失。