自学考试 项目范围控制与验收 7页

6.1 项目范围控制 在项目执行时，进度、费用、质量以及客户需求等各种因素的变 化都会导致项目范围的变化；同时，项目范围的变化又会要求上述各 方面做出相应的变化。因此，必须对项目进行整体的控制和管理。项 目变更控制是对项目存在的或潜在的变化。 项目范围变更是指为使项目朝着有益方向发展而调整某些因素所 引起的项目范围发生变化的过程。 项目范围变更控制是指项目范围发生变化时，对其采取的检查和 纠偏的活动过程，即用事先确定的项目整体变更控制的组织架构和规 范化程序来控制范围变更。 即使项目的范围计划制订得非常好，但是在项目开展的过程中不作出 任何改变是不可能得。而且依照惯例，合同赋予业主在合同范围内进 行变更的权力。因此，对变更的管理是项目经理必备的素质之一。变 更本身不可怕，可怕的是缺乏 规范的变更管理过程。项目经理在管理过程中必须通过监督绩效报告、 当前进展情况来分析和预测可能出现的范围变更，在发生变更时遵循 规范的变更程序来管理变更。 6.1.1 项目范围变更的原因（理解） （1）项目的外部环境如政府颁布新的法令法规，国家通货膨胀，竞 争对手生产出了新产品等。 （2）新的生产技术、手段或方案的使用等，对项目会产生较大的影 响。如在项目开始后提出了制订项目范围管理计划是尚未出现的、可 以大幅度降低费用的新的技术。 （3）在项目范围计划和定义时出现了错误和遗漏，如在设计企业信 息系统时未考虑到移动互联网的广泛使用。 （4）项目团队本身发生变化如人事变动、组织结构调整等。 （5）业主对项目或项目产品的要求发生变化 6.1.2 项目范围变更的原则（理解） 项目范围变更控制包括以下几个方面： 首先，当项目范围必须变更时，批准并确认范围变更发生； 其次，当实际变更发生时对变更进行管理； 最后，对范围变更的因素施加某种影响，以保证变更朝着有利于项目 目标实现的方向发展。 未来取得最佳的控制效果，还应该遵循以下原则： （1）项目变更管理过程应尽早开始，最好在项目启动阶段结束时就 开始； （2）所有的变更请求都应该提交给项目经理，而且最好是以变更请 求表的形式； （3）项目经理负责协调与变更请求有关的所有活动； （4）项目经理负责协调与变更请求有关的所有活动。 （5）所有的变更请求都需要经过后果分析。 (6)项目经理应及时将这些变更通知给项目团队和相关项目利益相关 者。 （7）项目团队成员不能单方面进行变更。 （8）对变更请求应做翔实的记录，以备项目经理定期总结。 （9）在项目状况报告中应简要描述变更请求对项目的影响。 （10）注意沟通的技巧。 （11）主动监控变更请求记录表，让项目团队成员可以随时查询变更 管理计划。 （12）在变更请求记录表中记录决定或者行动方案。 （13）确定一个解决争议的办法，以应付变更管理计划无法解决的变 更请求。 6.1.3 项目范围控制的依据（理解） 1、项目范围说明书 项目范围说明书与对应的 WBS 和 WBS 词典一起确定项目的范围基 准和产品范围。 2、项目 WBS 项目 WBS 是确定项目范围的基准，它定义了完成项目所需的所有 工作任务，如果实际工作超出或没有达到 WBS 的要求，就认为项目的 范围发生了变化。这时，就要对 WBS 进行修改和调整。 3、项目范围管理计划 项目范围管理计划是指对可能扩大或缩小项目的范围所提出的申 请。项目范围的变更申请可以采取很多形式，如口头或者书面的、直 接的或者间接的、从内部开始的或从外部开始的。 4、绩效报告与工作绩效信息 绩效报告提供了项目工作绩效的信息，如已完成的中间可交付成 果。 5、批准的变更请求 批准影响项目范围的变更请求是由批准的项目范围说明书、WBS 与 WBS 词典共同决定，并经各方同意后对项目范围基准的一种 修正。 6.1.4 项目范围控制的工具与技术（理解） 1、项目范围控制系统 进行项目变更控制必须经过项目范围变更控制系统。项目范围变 更控制系统是一套事先确定的修改项目范围时应该遵循的程序，它规 定了项目范围变更的基本控制程序、控制方法和控制责任等，其中包 括必要的表格和其他书面文件、责任跟踪和变更审批制度、人员以及 权限、范围文件系统、项目执行跟踪系统、偏差系统、项目范围审批 制度、人员以及权限、范围文件系统、项目执行跟踪系统、偏差系统、 项目范围变更申请和审批系统等。 项目范围变更的程序如下： （1）变更请求；业主、承包商与咨询工程师都可以就合同工作范围 提出变更请求。 业主提出变更，通常是出于提高项目的质量和使用功能方面的考 虑；承包商要求变更主要是从便于施工和生产上考虑，或者是现有的 施工技术条件与设计上的要求相冲突，或者原来设计上的缺陷被发现， 同时也要考虑在满足基本功能的前提下，尽量不增加费用和工期；咨 询工程师提出变更，通常是发现了原有设计中的缺陷而必须修改。 （2）变更的审查和批准 对项目工作范围的任何变更，变更提出方都要通知业主，在取得 业主同意后，由设计、承包商、业主三方签字后发布正式的工程变更 通知。 一般来说，批准工作范围变更的原则包括：变更不能降低产品的 使用功能和质量标准；变更工作在技术上是可行的；业主同意支付变 更所造成的费用增加；变更不能对项目的工期产生严重的不利影响。 （3）编制变更文件和发布变更通知 变更文件一般有变更通知和变更通知附件组成。值得一提的是， 费用在变更工作中是最敏感的因素。 2、偏差分析 所谓偏差分析，就是将项目实施结果测量数据与范围基准相比较， 判断评价偏差的大小并判断造成偏离范围基准的原因，以及决定是否 应当采取纠正措施，这是项目范围控制的重要工作。 3、进度报告 进度报告需要反映项目已经发生的任何变化，而且为了采取有效 措施以及控制项目范围变化，进度报告还需说明导致范围变化的原因。 4、计划调整 项目的范围随时都可能发生变化，很少有项目能严格按计划实施。 鉴于此，我们要建立多个可选的、有效的计划更新方案。 6.1.5 项目范围控制的结果（理解） 1、项目范围变更文件 项目范围变更经常会涉及到成本、进度、质量和其他项目目标的 调整。项目范围变更一旦确定，就要对有关的项目文件进行更新，并 将项目范围变更的信息和相应的文件及时通知或发送给相关的项目 利益相关者。 2、纠正措施文档 为了完成预定的项目目标，项目团队要对执行过程中的偏差采取 有效的纠正措施，并形成文档。纠正措施有两种情况：一、根据项目 的执行情况，采取措施消除偏差的影响，使项目的进展情况与 计划一致；二、根据经过审批后的项目范围要求采取一些纠正 措施。 3、经验教训文档 项目范围变更后，项目团队要把各种变更的选择纠正措施的理由 以及从范围变更控制中得出的经验教训等用书面的形式记录下来，将 其作为历史资料的一部分，并作为项目团队继续执行该项目以 及今后执行其他项目提供参考。 4、调整后的基准计划 项目范围变更后，必须根据项目范围变更文件相应地修改项目的基准 计划，从而反映已批准的变更，并作为未来变更控制的新基准。 5、项目范围说明书（更新） 6、WBS（更新） 7、WBS 词典（变更） 8、请求的变更 9、组织过程资产（更新） 10、项目管理计划（更新） 6.1.6 项目范围变更控制的流程（理解） 1、依据： 对项目范围变更时，要以项目范围说明书、项目 WBS、项目范围 管理计划、绩效报告与工作绩效信息、批准的变更请求为依据。 2、受理 除紧急情况外，口头变更必须形成书面文件之后才能受理，才能 开始启动范围变更程序。 3、主要流程环节 项目范围说明书->获得客户的认可-> 双方签字确认->评估变更 的影响-> 向 CCB 提交变更申请-> 修改项目文件，按照变更后的范围 执行 6.2 项目范围验收 项目范围验收是项目利益相关者对已完成的项目范围与相应 的可交付成果正式验收的过程，即项目利益相关者最终认可和接受 项目范围工作的过程。 项目范围验收可以针对一个项目的整体范围进行确认，也可以针 对某个项目阶段的范围进行确认。项目范围验收要审核项目界定工作 的结果，确保所有的、必需的工作都包括在项目 WBS 中，而一切与实 现目标无关的工作均不包括在项目范围中，以保证项目范围的准确。 项目范围的验收工作包括两方面的内容： （1）审核项目范围界定工作的结果，确定所有的、必需的项目工作 和活动都包括在项目 WBS 中，而一切与项目无关的工作和活动均不包 含在项目范围中； （2）对项目或者项目各个阶段所完成的可交付成果进行检查，审核 项目是否按计划或者超计划完成。 6.2.1 项目范围验收的依据与基准（理解） 1、项目范围验收的依据 （1）完成的工作成果 实施项目计划的内容之一是收集有关已完成工作的信息，并将这 些信息编入项目进度报告中。完成工作的信息表明哪些可交付成果已 经完成，哪些未完成，达到质量标准的程度和已发生的费用等。 （2）有关的项目文件 这些文件主要是指双方签订的项目合同，包括项目计划、规范、 技术文件、图纸等。 （3）第三方的评估报告 是按照我们工程项目建设程序的有关规定，由具有独立法人资格 和相应资质的实体或相应的机构，对项目产生的工作成果进行独立评 价后做出的项目报告。 （4）WBS WBS 方法定义了项目的工作范围，因此，它是验收项目工作范围 的依据。 2、项目范围验收的基准 （1）项目范围说明书 项目范围说明书包括产品范围描述和项目可交付成果，并定义客户对 产品的验收标准。 （2）WBS WBS 定义了交付成果与工作包的逻辑关系。 （3）WBS 词典 WBS 词典对每个工作包管理要素和技术规范做了详细说明。 3、项目范围管理规划验收的审核指标 审核项目范围管理规划的过程有点像过筛子，每过一道筛子就会 筛掉一些杂质，最后剩下的才是既有必要又可行的工作范围。审核指 标通常包括六项内容： （1）项目的目标宗旨是否正确和准确完善； （2）项目的假设前提是否合理和符合实际； （3）项目的约束条件限制是否合理和符合实际； （4）项目的任务指标是否可行且切实有效； （5）投入产出效益分析的结果是否合算； （6）项目的风险评估结果是否能够承受或规避。 6.2.2 项目范围验收的流程（理解） 对项目范围进行验收的工作应当由项目团队、客户和关键的项目 利益相关者来进行。项目范围验收的一般步骤为： （1）确定需要进行范围验收的时间 （2）识别范围验收需要哪些投入 （3）确定范围正式被接受的标准和要素 （4）确定范围验收会议的组织步骤 （5）组织范围验收会议 6.2.3 项目范围验收的工具与技术（理解） 项目范围验收的主要工具与技术是项目范围检查表、项目 WBS 检查表和雷达图。项目范围检查表从整体上对项目范围进行核查，如 项目是否明确，目标因素是否合理，约束和假设条件是否符合实际等； 项目 WBS 检查表主要是以 WBS 图为依据，检查项目交付物描述是否清 楚，工作包分解是否到位，层次结构是否合理等。 1、项目范围检查表 2、项目 WBS 检查表 3、雷达图 雷达图是另一个有效的项目范围审核工具。它通过坐标直观地反 映工作成果与目标业绩之间的差距，因为图形酷似雷达而被称为雷达 图。 雷达图使用步骤 （1）建立评价小组 （2）确定评价标准 （3）绘制雷达图 （4）确定每个得分标准的评价依据 （5）对各条评价标准进行打分 （6）将各项目评分中的个人最低分、个人最高分、小组评分用不 同的符号区别成三组，再用线段将各组符号连接起来。 6.2.3 项目范围验收的结果（理解） 1、验收的可交付的成果 范围验收过程记载了已完成并经过验收的可交付成果。已经完成但尚 未验收的可交付成果也被记载下来，并附有未验收的理由。项目范围 验收包括收到的顾客或赞助人的证明文件，并记载利益相关者验收项 目可交付成果的事实。 2、请求的变更 在范围验收过程中可能提出变更请求，并通过整体变更控制过程 进行审查与批准。 3、推荐的纠正措施 纠正措施是为了保证项目将来的绩效符合项目管理计划而提出的 并形成了文件的建议。成果应是被推荐的用于针对变更的纠正措施。