精编最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》名词解释简答题题库及答案（试卷号：1268） 8页

最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》名词 解释简答题题库及答案（试卷号：1268） 最新国家开放大学电大本科《秘书理论与实务》名词解 释简答题题库及答案（试卷号：1268）一、名词解释 1．事务文书：是机关、企事业单位沟通信息、反馈情 况、科学决策的具有很强的实用性、事务性、规范性的文书。 这也是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文 书。主要有传真、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、 感谢信、启事、简报、计划、总结、述职报告、讲话稿等。 2．公务秘书：是指在国家机关、团体、部队、国 有企事业单位中，由组织或人事部门选派的担任秘书工作的 人员。 3．批复：是“答复下级机关的请示事项”时使用 的文种，是用于答复下级机关请示事项的公文。批复的特点 是：行文具有被动性，内容具有针对性，效用的权威性，态 度的明确性等。 4．信访秘书：是指各级党政机关、社会团体、企事业 单位中专门辅助领导处理和解决人民来信来访问题的秘书 人员。 5．商务文书：是指在公务文书以外具有一定专业 内容和特点的文书。是机关、单位、团体为处理商务业务所 使用的文书。主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调 查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等文种。 6．公文管理：指在集中统一管理的原则指导下， 认真做好收文处理和发文处理工作，充分发挥公文的效用， 既有利于保密又便于调阅的一系列管理工作。主要包括编制 立卷类目，公文归类、调阅、立卷、归档等工作。 7．订货单：是订购产品和货物的单据。定货单有多种 样式，卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买 卖双方填写。订货单的特点，其一是协约性，即买卖双方都 应信守订货单中的各项条款。其二是严肃性，订货单具有合 同的性质，买卖双方都应严肃对待，不可有欺诈行为。 8．机要秘书：是首长的“贴身助手”。他们的工作 是机关文书处理工作的重要组成部分，主要负责首长办公处 的秘密工作和管理首长的文电材料，并承担首长交办的其他 工作，为领导工作服务。 9．请示：是向上级机关请求指示、批准的公文。 请示具有一文一事、请批对应、事前行文等特点。 根据《办法》对请示的适用规定，请示可以分为求 示性请示与求批性请示两种类型。求示性请示与求批性请示 的区别在于，求示性请示是请求上级机关给予政策、认识上 的指示；而求批性请示是请求上级机关给予批准、认可。 10．礼仪：是一门综合性较强的行为科学，是指在 人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式 来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因， 各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。礼仪既是一种内 在的修养，又是一种行为规范，更是一个人、一个组织、一 个民族和一个国家的精神与风貌的展现。 11．礼节：是人们在日常活动，特别是在交际活动 中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等惯用的规则。礼 是表示敬意的通称，是人们在社会生活中处理人际关系并约 束自己行为以示尊重他人的准则。 礼节在广义上与礼仪是可以通用的。讲究礼节的本 质是引导人们形成良好的行为举止习惯，形成和谐宽松的交 往环境。 12．办文：又称为公文处理工作。专指机关、企事 业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务公 文的作用，围绕公务公文的发出、收进、管理以及立卷归档 等一系列相互衔接的程序和环节，构成的信息运转与处理的 流程。 二、简答题 1．接待有哪几种规格？ 答：接待规格有 3 种：高规格接待；对等接待；低规格接待。 (1)高规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位 高的接待。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 (2)对等接待是主要陪同人员与主要来宾的职位相 当的接待。这是最常用的接待规格。 (3)低规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位 低的接待。这种接待规格常用于基层单位。 2．秘书的保密工作应注意哪些问题？ 答：(1)秘书应明确保密职责要求。①做好文件保密、 会议保密、科技保密等常规保密工作，以及特定信息的保密 工作；②每个组织中都会规定一些特殊类型的信息需要保密， 主要包括人事信息、财务信息、产品信息以及客户信息等； ③有关国家秘密及密级要遵照<国家秘密及密级具体范 围的规定》；④有关国家秘密的保密期限要遵照《国家秘密 保密期限的规定》 (2)秘书应掌握信息保密的方法。从 载体上分，信息的安全及保密工作通常包括口头信息、纸质 信息以及电子信息的安全及保密，对不同的信息载体可以采 用不同的保密措施。秘书在工作中要细致、认真，坚决杜绝 任何可能泄密的途径。 3．简述会议的构成要素。 答：会议的构成要素包括以下两点： (1)会议 时间、地点和与会人员。 时间是根据会议实际需求来确定；会址的选择，以 方便与会者到会、离会为主要原则，综合考虑各种因素选择 恰当的会议地点；与会人员一般包括出席人员、会议执行主 席、会议主席团、主持人员、列席人员、秘书人员和服务人 员等。 (2)会议议题、程序和议程。 会议议题是构成会议的主要因素。会议程序是根据 会议议题所安排的方法步骤：准备、开始、进行、结束和贯 彻执行。理解会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是 不同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点。注意 把握会议议程表的设计方法。 4．商务谈判有哪些特征？ 答：没有利益就没有谈判， 商务谈判具有共同性与目的性特征。谈判本身是相容与合作 的，需要从分歧、冲突与矛盾中找出各方的利益合作点，具 有排斥性与合作性特征。商务谈判是说服与拒绝融贯在一起 的一种行为方式，具有差异性与竞争性。商务谈判的结果受 多方因素的影响与制约，反映了多变性与随机性。 5.简要说明中国古代秘书工作中的“贴黄”。 答：“贴黄”是唐朝首创的公文究误制度，即在文书的 写错之处贴上黄纸，然后改正。宋代以后，“贴黄”的含义 与唐代不同，指秘书官吏将来文内容概括摘要成百十字，写 在统一制作的黄纸上，贴附于文尾。 6.什么是办公室管理？办公室管理有哪些要素？ 答：办公室是一个综合管理部门，是沟通上下、协调左 右、联结内外、保证各项管理工作正常运转的枢纽。办公室 管理，是依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术， 综合 运用办公室中的人力资源，有效地实现组织目标的过程。 它包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标 的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。 7．什么是会谈？会谈有哪些特点？ 答：会谈是指双方 或多方以平等的身份就实质性的问题交换意见，进行讨论， 阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体的协议而 进行正式磋商。会谈的内容既可以是重大的政治、经济、外 交、军事、文化问题，也可以是具体的业务性和技术性问题。 会谈也可以称为谈判。谈判是一种正式的会谈，具备以下四 个特点： (1)旨在就某一特定问题达成协议。 (2)谈判是一个“讨价还价”和“有予有取”的漫 长的、艰难的和反复的过程。 (3)达成的协议必须对各方具有约束力，并通常需 以某种书面形式予以正式确认。 (4)主谈人必须是双方的全权代表，是“说话算数的”。 8．涉外秘书应遵守哪些原则？ 答：(1)“和平共处”五项原则。 (2)“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)“严格执行外事纪律”的原则。 9.简述当代秘书的职业内涵。 答：.秘书的职业功能是：从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具 体职业内涵： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作， 发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人 周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作；(3)秘书的 主要工作是办文、办会、办事；第四，秘书工作内容广布于 社会各层次、各类组织之中。 10．简述我国对秘书的一般分类。 答：我国对秘书的分类依据以下三项原则： 第一， 按照秘书的来源与服务对象，可将秘书划分为公务秘书和私 人秘书两大类。 第二，按照秘书工作的活动领域，可将秘书划分为 党政秘书、企业秘书和商务秘书三大类。 第三，按照秘书业务的内容，可将秘书划分为行政 秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘 书。 11．涉外秘书应遵守哪些工作原则？ 答：(1)了解“和 平共处”五项原则。 (2)坚持“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)坚持“严格执行外事纪律”的原则。 12．简述当代秘书工作的职业内涵。 答：秘书的职业功能是：从事办公室程序性工作、协助 上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具体职 业内涵包括： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作， 发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人 周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作； (3)秘书的主要工作是办文、办会、办事； (4)秘书工作内容广布于社会各层次、各类组织之中。 13. 简述协调工作的原则。 答：协调工作的原则主要有依照政策法律办事原则、实 事求是原则、坚持“服务”原则、按领导意图办事原则、沟 通信息原则、维护领导威信和形象原则、协商解决原则、化 解矛盾原则和逐级负责原则。