部门主管成长课程如何进行工作计划与修正 98页

启思管理咨询 求真 为善 爱美 求真 为善 爱美 合一 合 一 部门主管成长指引 如何进行工作计划与如何修正 如何进行工作计划与如何修正 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 部门主管的省思： 身为经营者的 替身 ，管理者的你要有 经营者的自觉与意 识。 如何进行工作计划与修正 管理的目标在 满足你的客户 (下一工程)及 提升优势 。 如何进行工作计划与修正 管理者的 未来 在成为 领导者 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 管理者必须 主导: 改变、革新 如何进行工作计划与修正 管理者要满足各 方面的需求，经 常会陷入顾此失 彼的矛盾情结中， 如何进行工作计划与修正 若能累积涓滴的经 验，领悟及活用管 理原则 化为生活中 的管理智慧， 如何进行工作计划与修正 使之成为人生的 常识，必能一步 一脚印的圆满完 成管理者的任务。 如何进行工作计划与修正 管理者必须做好四类工作 1)对环境的变化做出因应 2)工作(维持、改善)的管理 3)人的管理 修身 齐部 团队 4)发挥领导力 您头痛吗？ 如何进行工作计划与修正 管理 功能 图 如何进行工作计划与修正 管理循环图 如何进行工作计划与修正 管理者要了解 计划 除了 是 管理功能的第一项外 ，计划也将 前期修正的 结果反应於次期的计划 中 ，推动着管理循环 如何进行工作计划与修正 虽然 P – D – C – A 循环 的过程中检讨与计划要 花掉你很大的精力与时 间及面对许多烦杂的细 节， 如何进行工作计划与修正 但 P-D-C-A 不停 的循环是帮助你面 对环境挑战与外来 竞争最好的手段。 如何进行工作计划与修正 3．那到底计划是什么？ (1)计划的特征有 ： A． 前瞻性的思考 ：思考及判断 未来可能的状况。 B． 下决策 ：决定未来想要达成 的状况。 C． 目标导向 ：规划各个标的， 以达成期望的状况 。 如何进行工作计划与修正 (2)部门主管制定的计划，要能 具体回答下列三个问式 ： A． 要配合实现上级主管的目 标、策略。 B． 要实现自己部门的任务。 C． 要成为部属行动的依据 及评价部属工作成果的 基准 。 如何进行工作计划与修正 (3)计划的类型 ： A． 长 期计划： B． 年 度计划： C． 功能性计划： D． 专案性计划： E． 行 动计划： 如何进行工作计划与修正 A． 长期计划： 其主题为企业的愿景 ，事业范围，设立企 业期望长期达成的目 标 。 如何进行工作计划与修正 B． 年度计划： 以企业长期计划为前提，计 划出明年度详细的行动计划 ，它明确指出企业各部门在 新年度应做些什么(目标)， 并计划好如何达成年度目标 及投入多少预算。 如何进行工作计划与修正 C． 功能性计划： 每一个部门为了完成部门主 要功能，都会做出一些部门 功能性之计划，如：销售计 划、促销计划、生产计划、 人员招募计划、库存计划、 资金计划等，均系部门性的 工作计划。 如何进行工作计划与修正 D． 专案性计划： 企业为解决一些特定 的问题，而往往集结 跨部门的人来共同完 成的工作计划 。 如何进行工作计划与修正 E． 行动计划： 上述 A 至 D 之计划的具体 行动计划，使之付诸实 现， 所以任何计划均需 将其转为行动计划 如何进行工作计划与修正 行动计划必须明确的依 5 W1H 规划 指出期望完成( WHAT) 何时 ( WHEN) 何地 ( WHERE) 谁负责 ( WHO) 用什么资源 ( WHICH) 如何完成 ( HOW) 如何进行工作计划与修正 F． 时间进度计划： 使行动计划的工作项目 ，时间预估与优先顺序 均有条理的依序完成， 以求取行动计划的最佳 成果 ！ 如何进行工作计划与修正 3.部门主管的工作种类： 1)来自实现上级主管的策 略要求与目标。 2)来自达成自己部门任务 的工作项目。 3)日常管理的改善项目 。 如何进行工作计划与修正 4.部门主管各种工 作的计划步骤： 工作种类(1) 达成目标的工作： 如何进行工作计划与修正 (重点) 达成目标的工作计 划重点在分析什么样的条 件或状况下才能达成目标 ，如何找出需要具备的条 件，是达成目标的工作计 划的重点。 如何进行工作计划与修正 计划步骤1. 把握现状： (思考上应注意) ．区分客观的事实与主 观臆测的事实。 ．部分的事实还是全面 的事实。 如何进行工作计划与修正 [步骤顺序] 1．确立主题 2．收集情报资料 3．要因分析 如何进行工作计划与修正 A. 环境要素。 B. 系统要素。 C. 人的要素。 D . 掌握最能影响结 果的关键要素 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤2. 设定目标： (思考上应注意) A. 了解目的与目标的差别， 目标它指出方向与到达点 ，而目的是代表一种追求 的意义，是一种精神价值 的追求，较为抽象 如何进行工作计划与修正 因此，目的位于目 标的上一层，在设 定目标时一定要先 认清你的目的是什 么？ 如何进行工作计划与修正 目的和目标有上下之关系 ，达成一个目的往往要经 由不同的目标的达成才能 达成目的。 相反的，一个 目标的达成若期望达成多 个目的时请明辩之 如何进行工作计划与修正 [步骤顺序] 1. 订定明确的目的 2.订出你的目标 如何进行工作计划与修正 A. 目标是达成目的 一个阶段性指标。 B. 目标要明确、量化 C. 目标尽量再细分化 如何进行工作计划与修正 计划步骤3 研拟手段、方法： (思考上应注意) A. 确定达成目标的必要要 素，不要先问：要怎么 做？你要先问：要具备 什么样的条件才能达成 目标？ 如何进行工作计划与修正 再依应具备的条件 来决定要怎么做 。 B. 思考达成目标的要 素时，要具有层极 化的关系 。 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 C. 目标达成有不同的手 段及代案 ，目标可由 不同的手段组合来达 成，思考目标达成的 手段正是发挥你的创 意与自信的最佳时刻 如何进行工作计划与修正 且由於计划是因应未来的状况，未来总有一些较难控制的因素及一些不可预测的状况发生， 因此， 你必须思考不同的代案以因应各种状况的发生。 如何进行工作计划与修正 [步骤顺序] 1．系统化构想做成，它有如 一份蓝图，将达成目标的 全体要素，有系统地规划 出来，便於掌握全貌及个 别项目，下例为汽车销售 商的客户情报管理系统 ： 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 2．推动计划完成，系统化构想决定了我们要做的项目（达成结果的必要项目），接下来的重点是为了产生这些结果， 如何进行工作计划与修正 在中途的过程中你要进 行哪些顺序的活动及如 何进行，也就是说你要 完成推动计划，使系统 化构想能够逐一实现。 如何进行工作计划与修正 A. 推动计划必须具 体可行，可利用 5 W1H。 B. 注意人的因素。 如何进行工作计划与修正 C. 排除可能造成的 阻碍的要因。 D. 做出详细的时间 进度计划 。 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 工作种类<2> 解决问题的工作： <重点> A. 发生型(维持型)问题 ：现状与标准发生了差距。 如何进行工作计划与修正 B. 谋求改善型问题 ： 把现有的标准或目 标往上提升。 如何进行工作计划与修正 C. 潜在型问题 ：得靠我们 的洞察力，预测未来环境 的变动，或未来环境的变 动将带给我们哪些问题， 这些问题不是发生在眼前 ，但你可以察觉到未来一 定会发生。 如何进行工作计划与修正 <思考上应注意> 问题虽有三种不同的 类型，但解决问题的 思考却是一致的，其 注意点有： 如何进行工作计划与修正 A. 找出问题的真正原因 ： 引发问题的原因和问题表现出来的现象是不同的，问题的解决重点不在你如何正确的找出答案，而在你如何正确的找出问题点 ： 如何进行工作计划与修正 方法一:使用特性要因图、 查核表等。 方法二:训练自己如何正确的 提出问题的能力，只 有问题被正确的提出 ，才有可能找到原因 及解决对策 。 如何进行工作计划与修正 B． 找出解决问题的重 点对策，配合问题的紧 急性、重要性、妥当性 在许多对策之中选出几 项效果最大的对策 。 如何进行工作计划与修正 C. 要订出问题解决的行动 计划，问题不会自动消失 ，只有订出周全的行动计 划，你才能整合人、物、 金等各种资源在一定的期 间内有效率的把它解决！ 如何进行工作计划与修正 计划步骤1 明确的目标、标准 ： 先有明确的目标、标准 ，知道自己要达成的目的或状态，才能发现是不是有什么问题。 如何进行工作计划与修正 计划步骤2 发现问题点 ： A. 积极的秉持你的问题 意识及改善意识。 B. 掌握现状，调查现状， 密切注意现状，随时 注意可能的问题。 如何进行工作计划与修正 C. 辨别问题的种类 ： a. 与目标、标准、 规格的差异。 b. 同业竞争所引起 的问题。 如何进行工作计划与修正 c. 策略执行不能达 到预期的效果。 d. 外在环境变化所 引起的 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤3 要因分析 ： A. 辨别问题的现象与 产生现象的原因 B. 针对问题点，找出 真正的原因。 如何进行工作计划与修正 C. 整理归纳各项 原因。 D. 找出几项最重 要的原因 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤4 确定要解决 的课题 ： A. 根据要因分析的结果 ，发现要解决的课题很 多时，应选出几项最重 要的先处理。 如何进行工作计划与修正 B. 有些因素恐怕来 自客观的因素，不 是凭自己就可解决 的如汇率、利率。 如何进行工作计划与修正 计划步骤5 拟定对策： A. 思考出针对要因 问题点的解决对 策。 如何进行工作计划与修正 B . 针对客观环境所产生 的要因，找出减低影 响或规避的方法。 C. 提出多项对策以便选 择最适合的因应之道 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤6 做出行动 计划 ： 明确作业项目、负责 人、期限及进行的顺 序。 如何进行工作计划与修正 计划步骤7 执行行动 计划 ： A. 注意执行时是否确实依 据行动计划的内容进 行。 B. 随时了解实施的状况 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤8 效果确 认 ： A. 调查执行时是否确 实依据行动计划进 行。 如何进行工作计划与修正 B. 若问题仍然无法解决 ，要调查执行行动计划 是否有偏差，若没有偏 差即表示对策失效，此 时须重新回到顺序 B 与 C 上，重新来过 如何进行工作计划与修正 C. 若问题已获得解决 ，证明采用的行动 有效，须将有效的 行动标准化，以便 继续实施下去。 如何进行工作计划与修正 计划步骤9 标准化： A. 订定的标准化作业方式要 简单、易懂，每一个人均 能实施！ B. 宣导、教育标准化的作业 方式，让每个人均能遵守。 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 工作种类<3> 例行性工作的基准 <重点> 有了基准不管是管理者也好， 部属也好、在日常的工作中就 有了一个可供依循的标准，以 引导部属如何进行工作及引导 主管如何评核部属进行工作。 如何进行工作计划与修正 A． 基准对主管的效用 a. 减轻主管对例行性、反 复性工作所投入的监督 、指导心力。 b. 清楚明确地告诉部属工 作的要求。 如何进行工作计划与修正 c. 部属工作轮调，更换时 ，能减少训练时间。 d. 不管谁来做都能维持前 后一致的标准。 e . 可作为部属工作的评估 依据 如何进行工作计划与修正 B． 基准对部属的效用 a. 能清楚主管对自己工 作的期望与要求。 b. 能依办法、标准等自 主完成工作。 如何进行工作计划与修正 c. 能增加部属工作 上自我判断能力。 d. 能迅速把握工作 进行方式与重点。 如何进行工作计划与修正 e. 能让主管依基准评 估自己的工作。 f. 当基准不能对应环 境变化时，能迅速 掌握住改善点 。 如何进行工作计划与修正 基准对日常的例行性工作的 管理与执行帮助非常的大， 它能将 好好做！把工作做好 , 你要尽最大的努力去做！ 等较抽象或情绪的要求在工 作上被落实，是管理上重要 且有效的工具！ 如何进行工作计划与修正 <思考上应注意> A. 基准是日常工作的准 则，因此它必须能让 部属有能力执行，愿 意执行。 B. 基准须随环境变化而 调整修正。 如何进行工作计划与修正 C. 制订基准要请部属共同 参予。 D. 基准要书面化(手册化、 检查表)，以能具体的让 相关人员都能知道。 E. 基准制定时，应尽量减少 相关人员的不便 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤1 确定制订基 准的作业对象 日常性、重复性、稳 定性，须高度准确性 ，易发生错误等之工 作均属之！ 如何进行工作计划与修正 计划步骤2 工作内容 分析 调查分析工作的内容及 牵连的范围且必须了解 每个项目的前、后工程 的关系 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤3 设定目标 设定基准时，先要确定你 期望达成的目标，有了目 标你规划作业基准才有一 个明确的方向，将来实行 时才能评估这些基准的好 坏 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤4 决定基 准，纳入文件系统管 理，将基准形成文字 或写成办法、标准。 如何进行工作计划与修正 计划步骤5 通知及 训练有关人员, 依文 件系统发行后，你要 通知或训练和基准有 关的人员 。 如何进行工作计划与修正 计划步骤6 纳入 内部稽核 ,确保标 准之落实施行或须 予以修订。 如何进行工作计划与修正 如何进行工作计划与修正 五．[尾声]： 余音绕梁 ………… 开步走罗！！ 为了确保你的计划可行 ，[ 再次提醒 ] 如何进行工作计划与修正 1.尽可能邀请部属共同参 予计划 2.做计划前是否与其它相 关人员先讨论协调 3.是否已取得计划执行相 关人员的合作及协助 如何进行工作计划与修正 4.做计划时所引用的资 讯是否正确无误 5.是否有太多的变数及 不切实际的前提 6.计划执行的责任是否 明确 。 如何进行工作计划与修正 7.计划的执行是否配合现行的 组织体系。 8.是否与公司的政策、目标 一致 9.察明是否有足够的预算 10.计划的内容是否能发挥 创意 如何进行工作计划与修正 愿 您 一 帆 风 顺 ！！